Persoonsgegevens die bij een systeemgebruiker horen, kunnen automatisch worden geanonimiseerd in Asset. De systeembeheerder kan bepalen na welke periode dit gebeurt. De volgende gegevens kunnen worden geanonimiseerd om persoonsgegevens te beschermen:
- Gearchiveerde gebruikers
- Reserveringen
- Bezoekers
Opmerking
Let op bij maatwerk. Als extra velden en objecten zijn aangemaakt of aangepast voor gegevens die ook worden geanonimiseerd, vallen deze maatwerkonderdelen waarschijnlijk niet standaard onder de anonimisering.
Vermijd ook logging van specifieke velden. Als wijzigingen in reserveringsvelden bijvoorbeeld worden opgeslagen in een objectHistory-object, kan een beheerder altijd zien wie de gelogde wijziging heeft uitgevoerd, ook nadat de reservering zelf is geanonimiseerd.
Daarom wordt aangeraden veldlogging niet te gebruiken en maatwerk voor objecten waarop anonimisering van toepassing is te beperken.
Gearchiveerde gebruikers
Instellen
Via ‘Client settings’ → tabblad ‘Authentication’ kun je instellen dat gearchiveerde gebruikers automatisch X dagen na archivering worden geanonimiseerd.
Hoe werkt dit?
Alle persoonsgegevens van de systeemgebruiker, zoals de gebruikersnaam, het contact, zoals het e-mailadres, en de persoon, zoals de voor- en achternaam, worden vervangen door een ‘*’ of verwijderd.
|
|
|
Reserveringen
Instellen
Via ‘Module settings’ → tabblad ‘Reservations’ kun je instellen dat reserveringen automatisch X dagen na de eindtijd van de reservering worden geanonimiseerd.
Hoe werkt dit?
Reserveringen worden automatisch geanonimiseerd door:
- Het onderwerp en de beschrijving te vervangen door een ‘*’
- Alle contactvelden van de reservering en gekoppelde objecten, zoals taken, te wijzigen naar de algemene systeembeheerder
- Alle gekoppelde bezoekers of deelnemers los te koppelen van de reservering
- Als de reservering deel uitmaakt van een terugkerende reeks, wordt de terugkerende reservering geanonimiseerd zodra de laatste reservering van de reeks is geanonimiseerd
|
|
|
Bezoekers
Instellen
Via ‘Module settings’ → tabblad ‘Visitors’ kun je instellen dat bezoekers automatisch X dagen na vertrek of annulering worden geanonimiseerd.
Hoe werkt dit?
Nadat de bezoeker is vertrokken of de registratie is geannuleerd, wordt de naam vervangen door ‘-’.