Ru efficiënt ruimtegebruik

Moeilijkheidsgraad: beginner

Het dashboard Ru efficiënt ruimtegebruik geeft inzicht in historische gegevens die zijn verzameld door bezettingssensoren, met waarden per uur gedurende een voortschrijdende periode van 6 maanden.

Het biedt een volledig, datagestuurd beeld van de manier waarop vergader- en focusruimtes worden gebruikt.

Het combineert bezettings- en gebruiksstatistieken om je te helpen van aannames naar feiten te gaan, zodat je slimmere beslissingen kunt nemen over ruimteoptimalisatie, werkplekontwerp en kostenbesparing.

Elke pagina van het dashboard bouwt voort op de vorige en gaat van een samenvatting op portfolioniveau naar een gedetailleerde, actiegerichte analyse op het meest gedetailleerde niveau.

Pagina ‘Samenvatting’

Deze pagina bevat

• KPI’s op hoog niveau voor het hele portfolio
  Gebouwen en gemonitorde ruimtes, gegroepeerd op grootte (S, M, L, XL) volgens capaciteit.
  Gemiddelde efficiëntie
  Gemiddelde dagelijkse bezetting en gebruikstijd
  
• Matrix efficiëntie versus gebruik
  Grafiek die elke gemonitorde ruimte weergeeft en de efficiëntiegraad vergelijkt met de gemiddelde dagelijkse gebruikstijd.
  De matrix gebruikt de waarde voor de ‘hoge doelstelling’ voor efficiëntie en zowel de ‘lage doelstelling’ als de ‘hoge doelstelling’ voor de dagelijkse gebruikstijd. Deze worden weergegeven als verticale en horizontale lijnen die de grafiek in 6 zones verdelen. Zie de pagina ‘Doelstellingen’ voor meer informatie.
  

  
  Elke zone leidt tot de volgende aanbevelingen:

Daarnaast worden ruimtes waarvan de gemiddelde efficiëntie hoger is dan 100% donkerblauw weergegeven.

Dit zijn vaak zeer kleine ruimtes (capaciteit van 2-3) die door meer mensen worden gebruikt dan volgens het ontwerp de bedoeling is.

• Geaggregeerde bezetting
  Som van alle bezettingswaarden voor alle ruimtes, per uur.
  Deze grafiek is vooral nuttig wanneer 1 ruimte is geselecteerd: hij toont de bezetting die per uur werd gemonitord.
  
• Gedragspatronen
  Grafieken: Spreiding van bezetting, bezetting versus grootte, grootte versus bezetting.
  Deze grafieken tonen ‘hoe vaak’ een specifieke bezetting wordt gemonitord. Anders gezegd: ze tellen de ‘voorkomens’ per bezettingswaarde en verdelen deze per percentage in een cirkeldiagram.
  Voorbeeld wanneer je de muis boven waarde ‘2’ houdt:
  

  • Betekenis: er waren 1308 voorkomens (= tijdsloten per uur) waarin een bezetting van 2 werd gemonitord. In totaal vertegenwoordigt dit 21,8% van alle voorkomens.

  • De voorkomens waarbij de bezetting = 2 worden vervolgens per ruimtegrootte opgesplitst in de grafiek ‘bezetting versus grootte’:
    
  • in 12,4% van alle voorkomens gebruiken 2 personen een kleine ruimte voor hun vergadering
  • in 8,6% van alle voorkomens gebruiken 2 personen een middelgrote ruimte voor hun vergadering
  • in 0,6% van alle voorkomens gebruiken 2 personen een grote ruimte voor hun vergadering
  • Omgekeerd toont de grafiek ‘Grootte versus bezetting’ hoe kleine, middelgrote, grote en extra grote ruimtes door hoeveel personen worden gebruikt:
    

  • In dit voorbeeld worden middelgrote ruimtes gebruikt in 29,8% van alle voorkomens. Meestal door slechts 1 persoon (14,8%) of door 2 personen (8,6%).

• Volledig interactieve filtering
  Zoom in op regio, gebouw, verdieping, ruimtetype, capaciteit enzovoort.

Pagina ‘Gebouwanalyse’

Gebruik deze pagina om 1 specifiek gebouw diepgaand te analyseren en optimalisatiemogelijkheden te ontdekken.

Deze pagina bevat:

• Efficiëntietrends
  Tijdlijn van de efficiëntiegraad van het gebouw
• Efficiëntietrends per verdieping / ruimteklasse / kamercategorie
  Uitsplitsing van de tijdlijn van de efficiëntiegraad per verdieping / kamercategorie / ruimteklasse
• Matrix efficiëntie versus gebruik per kamercategorie
  Spreidingsdiagram waarin wordt vergeleken hoe efficiënt elke kamercategorie wordt gebruikt
• Efficiëntie versus gebruik per ruimte
  Spreidingsdiagram waarin wordt vergeleken hoe efficiënt individuele ruimtes worden gebruikt.
  Dit is dezelfde matrixgrafiek als op de pagina ‘Samenvatting’, maar dan voor dit gebouw.
• Capaciteit per ruimte versus gemiddelde bezetting
  Naast de efficiëntiegraad, die altijd een relatieve waarde is, toont deze pagina ook absolute waarden.
  Wanneer een bezettingssensor in een ruimte wordt gebruikt, monitort de sensor de werkelijke bezettingswaarde.
  Per gemonitorde ruimte in het gebouw toont de grafiek de capaciteit (aantal zitplaatsen) en de gemiddelde bezetting ter vergelijking.
  

Pagina ‘Verdiepingsanalyse’

Gebruik deze pagina om 1 specifieke verdieping diepgaand te analyseren en precies te bepalen hoe ruimtes gedurende de dag worden gebruikt.

Dit is de enige pagina die toegang geeft tot de bijbehorende plattegrond.

Deze pagina bevat

• Visuele plattegrond met gekleurde meetwaarden
  Kleurgecodeerde weergave van elke ruimte op basis van de geselecteerde meetwaarde.
  Elke gemonitorde ruimte wordt gemarkeerd (groen/oranje/rood).
  De kleuren weerspiegelen de doelstellingen die voor de geselecteerde meetwaarde zijn ingesteld.
  De tooltip toont de naam van de ruimte en de waarde van de geselecteerde meetwaarde.
• Bezetting per uur
  Geaggregeerde som van de bezetting per uur in alle gemonitorde ruimtes in het gebouw.
  Deze grafiek is vooral nuttig wanneer 1 ruimte is geselecteerd: hij toont de bezetting die per uur werd gemonitord.
• Gemiddelde dagelijkse gebruikstijd
  Geaggregeerde gemiddelde dagelijkse gebruikstijd van de gemonitorde ruimtes in het gebouw.
  Deze grafiek is vooral nuttig wanneer 1 ruimte is geselecteerd: hij toont de gemiddelde dagelijkse gebruikstijd per tijdsbereik.
• Spreiding van efficiëntie
  Boxplot voor de efficiëntiegraad per ruimte

Dit is het meest actiegerichte inzichtsniveau in het hele dashboard.

Op dit niveau heb je het niet langer over gebouwen of verdiepingen, maar kijk je naar werkelijk gedrag in echte ruimtes.

Wat doorgaans naar voren komt:

• Sommige verdiepingen hebben een goede, doelgerichte mix van kleine tot grote vergaderruimtes

• In andere gevallen is er een slechte afstemming op het doel: grote vergaderruimtes die slechts door een klein aantal personen worden gebruikt, of kleine vergaderruimtes die overvol zijn

Dat is geen capaciteitsprobleem, maar een ontwerp- en ervaringsprobleem.

De grootste kans op deze pagina is:

•Repliceren wat werkt (groene kleur)

•Elimineren of opnieuw ontwerpen wat niet werkt (rode kleur)

Pagina ‘Gegevens’

Gebruik deze pagina om toegang te krijgen tot de waarheid achter elke ruimte en elk tijdsbestek, voor validatie, diepgaande analyse en gerichte actie.

Deze ruimte bevat twee tabellen:

• Meetwaarden per gemonitorde ruimte

  • Geeft alle details van alle meetwaarden per individuele, gemonitorde ruimte

• Meetwaarden per uur

  • Meetwaarden per uur voor alle gemonitorde ruimtes

Pagina ‘Doelstellingen’

Gebruik deze pagina om je optimale werkplekdoelstellingen in te stellen en werkelijke waarden ermee te vergelijken.

De hele pagina is alleen-lezen, behalve de vier doelstellingsschuifregelaars met vaste standaardwaarden:

Gebruikers kunnen deze doelstellingen aanpassen door de waarde naar links of rechts te slepen. Deze aanpassingen worden onmiddellijk toegepast in het hele dashboard (alle pagina’s).
Ze worden echter niet permanent opgeslagen.

Momenteel is het niet mogelijk om de standaardwaarden op verzoek van de klant te wijzigen.

Pagina ‘Gemonitorde ruimtes’

Gebruik deze pagina om te begrijpen hoeveel gemonitorde ruimtes je hebt en waar ze zich bevinden.

Het is cruciaal om te begrijpen dat het dashboard voor ruimte-efficiëntie rapporteert over RUIMTES, niet over SENSOREN.
De reden is dat een sensor niet permanent aan een ruimte is gekoppeld. Organisaties wisselen sensoren soms van de ene ruimte naar de andere, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften.

Daarom rapporteren Spacewell-dashboards over wat er met RUIMTES gebeurt, waarbij sensorgegevens als invoer worden gebruikt.
Bijvoorbeeld:
Als vergaderruimte ‘ABC’ in 2024 sensor ‘123’ heeft en je deze in 2025 vervangt door sensor ‘456’, heeft deze handeling geen invloed op je dashboard voor ruimte-efficiëntie.
Het dashboard toont een doorlopende gegevensstroom voor 2024 en 2025.

Goed om te weten

• De meetwaarde ‘Gemonitorde ruimtes’ vertegenwoordigt de HUIDIGE situatie in je portfolio
• Alle andere meetwaarden in de bovenste rij vertegenwoordigen ook de HUIDIGE situatie
• Voor efficiëntie vallen alleen ruimtes met bezettingssensoren binnen het bereik

Gemonitorde ruimtes - tijdlijn

• Deze grafiek toont hoeveel ruimtes in de loop van de tijd worden gemonitord
• Als de lijn stijgt, betekent dit dat je meer sensoren installeert
• Als de lijn daalt, betekent dit dat je sensoren buiten gebruik stelt
• Als de lijn pieken en dalen vertoont, betekent dit dat sommige sensoren tijdelijk offline waren
  

Huidige capaciteit

• Dit is een grafiek voor kwaliteitsborging
• De grafiek toont een vlakke lijst van alle gemonitorde ruimtes en hun capaciteit, van klein tot groot
• Waarden worden rood gemarkeerd wanneer capaciteit = 0 of 1

  • capaciteit = 0

    • is een implementatiefout. Wanneer de capaciteit = 0 is, kan het systeem geen efficiëntiewaarden berekenen (delen door nul is niet mogelijk). Pas de ruimtecapaciteiten aan in Studio.

  • capaciteit = 1

    • is een implementatievraag. Waarom is er een bezettingssensor geïnstalleerd in een ruimte met capaciteit = 1? Is dat zinvol? Moet de capaciteit worden aangepast of moet de sensor worden vervangen door een ander type?

Goed om te weten

Het dashboard ‘Ruimte-efficiëntie’ houdt rekening met de volgende gegevens:

• Alleen kantooruren, geconfigureerd in Studio > Standaard regionale instellingen (met een marge van 1 uur in de ochtend en avond)
• Weekends zijn uitgesloten
• 6 maanden aan uurlijkse sensorgegevens
• alleen voor ruimtes met een bezettingssensor

Meer informatie

Veelgestelde vragen over dashboards

Bekijk Veelgestelde vragen over dashboards

Dashboards gebruiken

Zie Dashboards gebruiken