B2 – Bestaande Asset-tenant zonder Workplace

Laura CARBO

15 oktober 2026 07:33

Bestaande tenant met locatiestamgegevens in Asset, zonder Workplace-gebruik.

Bij twijfel terug naar Space Management-activeringsdraaiboeken

Stap	Onderdeel	Actie		Wie
1	VOORBEREIDING	Dagen vóór de migratie
1a	Asset	Locatiehiërarchie voorbereiden Kan veel tijd kosten; dagen/uren vooraf doen. 1/ Controleer overal locatieklassen: Region > Site > Building > Floor > Space > Subspace 2/ Werkplekken/parkeerplaatsen als Subspaces onder Space/Room, niet direct Floor. 3/ Geen Building sections ondersteund 4/ Start Date van een kind mag niet vóór die van de ouder liggen. Begindatum mag leeg behalve bij Regions.	Handmatig	Implementatieconsultant
1b	Asset	Bovenstaande regels controleren	Handmatig	Implementatieconsultant
1c	Asset	Locaties naar Excel exporteren Specifieke Asset-rapporten leveren compatibele XLSX. Negen bestanden: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces Speciale kolom ‘asset_unique_reference”. Wordt na migratie unieke location_id in Space Management, Cobundu en Asset. Eerste kolom Id altijd leeg.	Handmatig	Implementatieconsultant
1d	Excel	Controleer de geëxporteerde XLSX-bestanden. 1/ Types-bestanden met klassenkolom. Building Types: Building Class per regel Space Types: Space Class per regel Subspace Types: Subspace Class per regel 2/ Start Date mag leeg behalve roots, regio’s/gebouwen. YYYY-MM-DD gebruiken. 3/ Let op Time Zones! Deze zijn essentieel voor Sites en Buildings. Correct invullen vóór import, daarna overal op touchpoints gebruikt.	Handmatig	Implementatieconsultant
2	AANVRAAG	Vooraf plannen voor alle teams
2a	Zendesk	B2 – Nieuwe Workplace-tenant aanvragen https://support.spacewell.com/hc/en-001/requests/new?ticket_form_id=26226428287132 Rolt Workplace inclusief Space Management uit. Let op ‘Tenant identifier’: officiële technische Asset-tenantnaam.	Handmatig	Implementatieconsultant
2b	Zendesk	Productteam informeren en QUEEN-Jira-item maken Cobundu Core-team Ihor Korolkov toewijzen Aanvrager melden na aanvraag Aanvrager melden na voltooiing	Handmatig	Supportteam
2c	Teams	Jira en details in Teams delen Space Management activation + Activeringsdatum afspreken	Handmatig	Implementatieconsultant
2d	Communicatie	Alle gebruikers informeren. Op activeringsdatum is er uitval en impact op touchpoints!	Handmatig	Consultant en/of Support
3	UITROL	Tussen aanvraag en migratie
3a	Cobundu	Nieuwe tenant uitrollen	Automatisch	Cobundu Core-team
3b	Space Mgt + opslagapp	Via script schema/rollen inschakelen	Automatisch	Cobundu Core-team
3d	Integratieplatform	Nieuwe tenant uitrollen https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4522999812/Integration+platform+tenant+creation+SW+internal	Handmatig	Integratieteam
3e	Studio	Account maken/wijzigen met rol space.admin voor gegevensimport. Importrechten controleren.	Handmatig	Implementatieconsultant
4	ACTIVERING	Tussen aanvraag en migratie
4a	Asset	Activeer ‘Space management integration’ Algemene hulppagina: https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4834983937/Space+Management+integration Activeringsinstructies: https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4642701313/Space+Management+integration+module+activation+and+information	Handmatig	Implementatieconsultant
4b	Integratieplatform	Log in op https://integration.spacewell.com/ Space Sync – Connectoren naar Asset en Space Management Instructies: https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4834983937/Space+Management+integration	Handmatig	Implementatieconsultant
4c	Integratieplatform	Space Sync activeren voor tenant	Handmatig	Implementatieconsultant
5	GEGEVENSMIGRATIE	Buiten bedrijfsuren
5a	Teams	Er is kanaal: Space Management activation Cobundu Core, Mobile en Axxerion Core informeren en stappen coördineren Nauwe samenwerking consultant/ontwikkeling noodzakelijk. Minstens circa één uur mogelijk, onderbrekingen Workplace; buiten werktijd plannen.		Implementatieconsultant + Supportteam
5b	Asset	Locatiehiërarchie voorbereiden Herhaalt voorbereiding! Juiste hiërarchie vereist, anders vervolgstappen fout.		Implementatieconsultant
5c	Cobundu	Voorverwerkingsscript Locaties wissen omdat nog oude numerieke Asset-ID’s; bijwerken van location_ids in instellingen, tijdvakken en kiosken.		Cobundu Core-team
5d	Space Management	Locatiestamgegevens importeren. Gebruik eerdere exports. Volgorde: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces		Implementatieconsultant
5e	Backend	Naverwerking GO herstarten voor lokale caches COB-AXX-sync voor reservables location_ids in Device Control bijwerken spc_<tenantname> vullen in prod-sw-dwh-raw-data Terraform refresh		Cobundu Core en Mobile
5f	Integratieplatform	Voer een handmatige synchronisatie van Space naar Asset uit:		Integratieteam
5g	DWH	tenants.yaml bijwerken → is_space_enabled : true BIT/BIX-pipeline met ruimtetabellen vullen		BI-team
6	Kwaliteitscontrole	Alle koppelingen
6a	Space Mgt	Alle locaties in Space Explorer?		Implementatieconsultant
6b	Studio	Locaties zichtbaar? Pagina verversen		Implementatieconsultant
6c	Asset	Onder Space Management-beheer? Activering geeft enige beperkte toegang in Asset.		Implementatieconsultant
6d	Impact	Normale werking controleren: Kiosken Ruimtedisplays Mobiele apps Enzovoort		Implementatieconsultant
6e	Communicatie
7	Plattegronden
		Geen automatische overdracht uit MCS, Axxerion of Studio.
7a	Tekeningen voorbereiden	Zie richtlijnen: https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4961894421/Addendum+A+-+Preparing+CAD+Files		Klant
7b	Space Management	Plattegronden importeren Normale procedure: Import drawing Prepare drawing Create Layout Activate Layout		Consultant of klant
7c	Plattegronden in Studio	Space Management-lay-outs configureren		Consultant of klant

Artikelen in deze sectie