C1 – Bestaande MCS- en Workplace-tenant zonder Asset

Avatar
Laura CARBO

Bestaande MCS/Workplace-tenant waarvoor nog geen Asset-migratie plaatsvond.

Bij twijfel: Space Management-activeringsdraaiboeken

Stap

Onderdeel

Actie

Werkwijze

Wie

1

VOORBEREIDING

1a

MCS

Voorbereiden

Bij migreren van UDI-velden van locaties naar Space Management:

1/ Laat gewenste velden in UDI Designer op een UDI-tab staan; verwijder ongewenste besturingselementen.

MAXIMAAL 99 UDI-velden per locatieklasse.

2/ Actief MCS-account met alle adminrechten

3/ Alle relevante UDI-tabs/velden zichtbaar zonder beperkingen

Handmatig

Implementatieconsultant

1b

MCS

Regels controleren

Handmatig

Implementatieconsultant

2

AANVRAAG

2a

Zendesk

Nieuwe tenant aanvragen via support.spacewell.com

image-20260804-140809.png

Tenant identifier is officiële technische naam in alle applicaties.

Goed: nordea, ameriprise, toyota, dachser

Te kort: cw, cf, vo, ntt

Handmatig

Implementatieconsultant

2b

Zendesk

Support informeren en QUEEN-Jira maken

Cobundu Core-team

Ihor Korolkov
Aanvrager na aanvraag informeren

Aanvrager na voltooiing informeren

Handmatig

Supportteam

2c

Teams

Jira en details delen in Space Management activation

Activeringsdatum afspreken

Handmatig

Implementatieconsultant

2d

Communicatie

Gebruikers informeren.

Op afgesproken datum uitval en impact op touchpoints!

Handmatig

Consultant en/of Support

3

UITROL

3a

Cobundu

Nieuwe tenant

Automatisch

Cobundu Core-team

3b

Space Mgt + opslagapp

Schema/rollen via script

Automatisch

Cobundu Core-team

3c

Asset

Nieuwe tenant

Automatisch

Supportteam

3d

Integratieplatform

Nieuwe tenant

https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4522999812/Integration+platform+tenant+creation+SW+internal

Handmatig

Integratieteam

3e

Studio

Account met rol space.admin voor import.
Benodigde rechten controleren.

Handmatig

Implementatieconsultant

4

ACTIVERING

4a

Asset

Activeer ‘Space management integration’

Algemene hulp:

https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4834983937/Space+Management+integration

Activering:

https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4642701313/Space+Management+integration+module+activation+and+information

Handmatig

Implementatieconsultant

4b

Integratieplatform

Log in op https://integration.spacewell.com/

Space Sync – Connectoren naar Asset/Space Management

Instructies:

https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4834983937/Space+Management+integration

Handmatig

Implementatieconsultant

4c

Integratieplatform

Space Sync activeren voor tenant

Handmatig

Implementatieconsultant

4d

Studio

Account met rol space.admin voor migratie.
Importrechten controleren.

Handmatig

Implementatieconsultant

5

GEGEVENSMIGRATIE

 

 

 

5a

Teams

Kanaal:
Space Management activation

Cobundu/Axxerion Core informeren en stappen coördineren

Consultant en Core werken nauw samen.
Kan minstens één uur duren en onderbreekt Workplace; buiten werktijd plannen.

 

Handmatig

Implementatieconsultant
+ Supportteam

5b

MCS

Script voor UDI-veld- definities migreren

MCS-admin haalt via klantwebportaal definities op en zet om naar eigen kenmerken met space.admin.

Maakt ook asset_external_reference.

Automatisch

Brahmaji

5c

Asset

MCS naar Asset migreren
(MCS naar Asset: alleen Workplace Experience-klanten – Knowledge Base/Confluence)

Normale veelgebruikte migratieworkflow MCS naar Workplace.

Handmatig

Implementatieconsultant

5d

Asset

Locaties naar Excel

Specifieke compatibele XLSX-rapporten.

Negen bestanden:

  1. Building Types
  1. Space Types
  1. Subspace Types
  1. Regions
  1. Sites
  1. Buildings
  1. Floors
  1. Spaces
  1. Subspaces

Speciale kolom ‘asset_unique_reference”.

wordt unieke location_id in alle applicaties.

Eerste Id-kolom leeg.

Handmatig

Implementatieconsultant

5e

Excel

Exports controleren.

1/ Types-bestanden met klassenkolom

  • Building Class per Building Types-regelimage-20260821-095148.png

     

  • Space Class per Space Types-regelimage-20260821-095315.png

  • Subspace Class per Subspace Types-regel

    image-20260821-095429.png

2/ Start Date leeg mogelijk behalve roots, regio’s/gebouwen.
YYYY-MM-DD

3/ Let op Time Zones!
Deze zijn essentieel voor Sites en Buildings.
Correct invullen vóór import, overal op touchpoints gebruikt.

Handmatig

Implementatieconsultant

5f

Cobundu

Voorverwerking

Locaties wissen met oude numerieke Asset-ID’s, IDs in instellingen/tijdvakken/kiosken bijwerken.

Handmatig

Cobundu Core-team

5g

Space Management

Locatiestamgegevens importeren.
Gebruik exports uit stap 3c volgens bron.

Volgorde:

  1. Building Types

  1. Space Types
  1. Subspace Types
  1. Regions
  1. Sites
  1. Buildings
  1. Floors
  1. Spaces
  1. Subspaces

Handmatig

Implementatieconsultant

5h

Cobundu

Naverwerking

  1. GO herstarten voor caches
  2. COB-AXX-sync voor reservables
  3. location_ids in Device Control bijwerken
  4. spc_<tenantname> vullen in prod-sw-dwh-raw-data
  5. Terraform refresh

Handmatig

Cobundu Core-team

5i

MCS

Script voor UDI-veld- waarden

MCS-admin haalt via webportaal UDI- waarden voor locaties en zet om naar kenmerk- waarden in Space Management met space.admin

Automatisch

Brahmaji

5j

MCS

Optioneel Lands/Outside Locations naar Space Management

Niet naar Asset/Cobundu mogelijk, wel Space Management.

Indien nodig aanvullend script:

  • Outside Location Categories naar Subterrain Types
  • Lands naar Terrains met standaardtype
  • Outside Locations naar Subterrains

Automatisch

Brahmaji

5k

Integratieplatform

Voer handmatige synchronisatie Space naar Asset uit:

image-20260821-100342.png

Handmatig

Integratieteam

5l

DWH
  1. tenants.yaml → is_space_enabled : true
  2. BIT/BIX met ruimtetabellen vullen

Handmatig

BI-team

6

Kwaliteitscontrole

Alle integraties

 

 

6a

Space Mgt

Alle locaties in Space Explorer?

Handmatig

Implementatieconsultant

6b

Studio

Zichtbaar?
Verversen

Handmatig

Implementatieconsultant

6c

Asset

Onder Space Management-beheer?
Enige beperkte Asset-toegang.

Handmatig

Implementatieconsultant

6d

Cobundu

Integraties met Space/Asset afstemmen

Automatisch

Cobundu Core

 

7

Plattegronden

 

 

 

 

Geen automatische overdracht uit MCS, Axxerion of Studio

7a

Tekeningen voorbereiden

Richtlijnen:
https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4961894421/Addendum+A+-+Preparing+CAD+Files

Handmatig

Klant

7b

Space Management

Plattegronden importeren

Normale procedure:

  • Import drawing
  • Prepare drawing
  • Create Layout
  • Activate Layout

Handmatig

Consultant of klant

7c

Plattegronden in Studio

Space Management-lay-outs configureren

Handmatig

Consultant of klant

Artikelen in deze sectie