Documenten beheren

• Documenten beheren in Asset
• Algemeen zoeken via het navigatiemenu
• Documentmappen gebruiken
  • Documentmappen aanmaken of wijzigen
  • Documenten aan mappen toevoegen
• Documentversies

Documenten beheren in Asset

Documenten worden op verschillende manieren aangemaakt:

• Upload vanuit een object, zoals een afbeelding of PDF bij een verzoek
• Rechtstreekse upload in de documentenmodule als zelfstandig document
• Automatisch aangemaakt door het systeem, zoals importlogboeken of uitgaande factuurdocumenten

Aanmaak of upload gebeurt binnen een documentcategorie, met de voordelen van categorieën . Asset heeft standaardcategorieën die meestal automatisch worden bepaald. Een document bij een contract krijgt bijvoorbeeld Contract document.

Een document hoeft niet in een map te staan. Bij een verzoek, reservering of werkorder wordt het vaak rechtstreeks aan dat object gekoppeld.

Algemeen zoeken via het navigatiemenu

Alle geüploade of automatisch aangemaakte documenten, zelfstandig of bij een object, zijn vindbaar in Documents via het navigatiemenu:

Deze optie is alleen zichtbaar voor beheerders en gebruikers met 4. Document manager (FMB-G067)

Documentmappen gebruiken

Je kunt documenten in mappen bewaren, vergelijkbaar met mappen op een computer.

Deze vind je op twee plekken:

1. DOCUMENTS > Documents > Folder in het documentenonderdeel
2. Bij sommige objecttypen, bijvoorbeeld:

   1. Buildings > Buildings > open gebouw > Documents > Folder

   2. ASSETS > Assets > open asset > Documents > Folder

Documentmappen aanmaken of wijzigen

Beheerders en gebruikers met ‘1: create document folders’ kunnen mappen beheren:

1. Open een mappagina zoals hierboven.
2. Bepaal het niveau: de nieuwe map wordt een onderliggende map van de selectie. Bijvoorbeeld:

   1. Selecteer Document, herkenbaar aan de grijze omlijning, voor een map op het hoogste niveau.

   2. Selecteer voor een submap de bovenliggende map. Als je Logos selecteert, wordt de nieuwe map onder Logos aangemaakt
3. Klik op het plus pictogram rechtsboven.
4. Klik op New voor een nieuwe map, of Edit om de map te wijzigen.

Documenten aan mappen toevoegen

Dit kan op twee manieren:

1. Upload rechtstreeks in een map, zoals beschreven in Documenten uploaden en bekijken .
2. Voeg een eerder geüpload document toe. Hiervoor zijn twee mogelijkheden:

   1. Open de doelmap > assign document to folder rechtsboven > zoek het document
      

      

   2. Open het document > Move to > zoek en selecteer de map met het selectievakje > Ok. Deze knop is standaard verborgen.
      

      

Documentversies

• Een nieuw document krijgt een unieke referentie en versie 1.0

• Upload bij voorkeur een nieuwe versie onder hetzelfde document, vooral bij sjablonen, zodat objectkoppelingen behouden blijven
• Een nieuwe versie toevoegen:

  • Open het document

  • Klik op Upload
  • Upload de nieuwe versie
  • Version numbering in de klantinstellingen bepaalt de nummering. Standaard is deze 1.1, 1.2, 1.3 enzovoort.
• Asset stelt de nieuwste versie als actief in, tenzij anders bepaald.
• Bij verwijdering van de laatste versie wordt de nieuwste resterende geüploade versie gebruikt.
• Oudere versies vind je op Versions.