Algemeen
Objecten kunnen dubbel worden aangemaakt in Asset. Een adres kan bijvoorbeeld al bestaan, of een organisatie kan per ongeluk tweemaal worden aangemaakt. Met de ontdubbelfunctie kun je dubbele organisaties, personen, adressen en contacten verwijderen. Het object dat behouden blijft, wordt gekoppeld aan alle relevante plekken waar het verwijderde object was gekoppeld.
Ontdubbelen via het navigatiemenu
Een beheerder kan de ontdubbelfunctie openen via ‘Admin’ → ‘Deduplicate’.
Asset zoekt direct het eerste dubbele object en toont dit. De zoekvolgorde is:
- Adressen: exacte overeenkomst op street, nr en city
- Personen: exacte overeenkomst op initials, firstname en lastname
- Organisaties: exacte overeenkomst op name
- Contacten: exacte overeenkomst op personId
Als een dubbel object wordt gevonden, verschijnt het volgende scherm:
Bovenaan staat in blauw aanvullende informatie over de werking en de knoppen.
Met de knop ‘Copy missing data to selected object’ kun je ontbrekende gegevens van het geselecteerde object aanvullen vanuit het dubbele object. Dit is handig wanneer het te behouden object informatie mist die in een van de dubbele objecten wel is ingevuld.
In het onderstaande voorbeeld ontbreekt de Postal code bij adres ADR-000155. Met deze knop kun je deze overnemen uit adres ADR-000098.
Alleen objectgerelateerde velden worden gekopieerd. Andere velden, zoals contactvelden van een organisatie, niet. Let op: ook klantspecifieke velden worden niet meegenomen.
Met de knop ‘Deduplicate (keep selected)’ markeer je het geselecteerde object om te behouden. Het volgende scherm toont de gevolgen:
- Het geselecteerde object blijft behouden
- Het dubbele object wordt verwijderd
- Andere objecten die aan het dubbele object waren gekoppeld, worden aan het behouden object gekoppeld
Met ‘Confirm deduplication’ bevestig je het ontdubbelen en sluit je het menu.
Met ‘Confirm deduplication and go to the next’ bevestig je het ontdubbelen en verschijnt het volgende dubbele object.
Met de knop ‘Find next object to deduplicate’ verschijnt het volgende object dat kan worden ontdubbeld.
Ontdubbelen vanuit een lijst
Je kunt ook ontdubbelen vanuit een objectlijst. Je selecteert dan zelf de objecten, in plaats van Asset te laten zoeken op exacte overeenkomsten. De vervolgstappen zijn hetzelfde als bij ontdubbelen via het navigatiemenu.