Key users en eindgebruikers in Asset
Bij het lezen van artikelen in deze kennisbank kom je regelmatig termen tegen zoals eindgebruikers, key users, en beheerders (of admins). Dit artikel verduidelijkt deze rollen binnen Asset.
Eindgebruikers
Eindgebruikers zijn personen die het systeem niet gebruiken voor hun belangrijkste dagelijkse werkzaamheden, maar als hulpmiddel voor specifieke taken die ze af en toe uitvoeren. Voorbeelden zijn:
- Een serviceverzoek aanmaken wanneer iets defect is.
- Een werkplek of vergaderruimte reserveren wanneer ze naar kantoor komen.
- Een bezoeker registreren.
Eindgebruikers werken doorgaans met een vereenvoudigde interface en hebben mogelijk geen toegang tot het navigatiemenu, omdat ze hun taken vaak volledig via het startboard kunnen uitvoeren.
Veel eindgebruikers gebruiken Asset helemaal niet, omdat ze via de speciale gebruikersinterfaces van Workplace Experience reserveringen kunnen maken, verzoeken kunnen indienen en bezoekers kunnen registreren. In sommige gevallen gebruiken ze Asset toch voor functies die Workplace Experience niet ondersteunt, zoals het aanmaken van inkooporders.
Key users
Key users zijn personen die Asset gebruiken voor hun reguliere dagelijkse werkzaamheden. Ze gebruiken het systeem vaak intensief en voeren complexere taken uit dan eindgebruikers. Voorbeelden zijn:
- Servicedeskmedewerkers die serviceverzoeken en werkorders beheren en afhandelen.
- Contractbeheerders die contracten beheren binnen de module voor contractbeheer.
- Technici of facilitaire medewerkers die werkorders afhandelen en onderhoudswerkzaamheden uitvoeren.
In sommige applicaties worden key users ook wel super users genoemd. Hoewel key users gespecialiseerde rollen vervullen, kunnen ze ook als eindgebruiker optreden bij basistaken, zoals het indienen van een servicemelding, het reserveren van een ruimte of het registreren van een bezoeker.
Beheerders (admins)
Beheerders vormen een gespecialiseerde groep key users met uitgebreidere systeemrechten. Ze zijn lid van de systeemgroep Administrator en beheren het systeem zelf in plaats van deel te nemen aan operationele werkprocessen. Hun taken omvatten vaak:
- Gebruikersaccounts aanmaken en beheren.
- Nieuwe modules of functies activeren.
- Procesfouten corrigeren die door andere gebruikers zijn gemaakt.
- Module-instellingen configureren.
De toegangsrechten van beheerders zijn verder onderverdeeld in meerdere niveaus. Zie voor meer informatie Beheerdersniveau.
Het wordt doorgaans afgeraden om beheerders standaardtaken van eindgebruikers of key users te laten uitvoeren, zoals het aanmaken van servicemeldingen of reserveringen. Hun uitgebreidere rechten kunnen namelijk leiden tot onbedoelde resultaten of inconsistenties in de gegevens.
Samengevat:
- Eindgebruikers voeren incidentele taken uit via vereenvoudigde interfaces.
- Key users gebruiken het systeem actief voor hun dagelijkse werkzaamheden.
- Beheerders beheren systeemconfiguraties en rechten en zijn beperkt betrokken bij operationele taken.