reservations_data_v1

Laura CARBO

20 oktober 2026 10:36

Deze weergave bevat alle reserveringsgegevens die in de loop der tijd hebben plaatsgevonden, met begin- en einddatums en -tijden. Dit is de belangrijkste tabel voor rapportage over reserveringsgegevens.

Voor rapportagedoeleinden moet deze worden gekoppeld aan andere weergaven voor meer informatie:

reservables_v1 (bevat de lijst met reserveerbare objecten)
locations_v1 (bevat de lijst met locaties die aan reserveerbare objecten zijn gekoppeld, indien van toepassing)

Datastructuur

Kolom	Betekenis	Opmerking
reservation_reference	reserveringsidentificatie voor de gebruiker (boekingsnummer)	voor de eindgebruiker
reservation_unique_reference	globaal unieke id van de reservering	voor integraties en automatiseringen
reservation_title	titel van de reservering
reservation_remarks	opmerkingen bij de reservering
reservation_result	resultaat van het reserveringsproces: RESERVED / CANCELLED / NO_SHOW	ingebouwde logica, zie hieronder
reservation_participants_total	totaal aantal deelnemers
reservation_start_datetime	begindatum en -tijd in de lokale tijdzone	kan niet NULL zijn
reservation_end_datetime	einddatum en -tijd in de lokale tijdzone	kan niet NULL zijn
reservation_creation_datetime	aanmaakdatum en -tijd in de lokale tijdzone	kan niet NULL zijn
reservation_cancel_datetime	datum en tijd van annulering in de lokale tijdzone	is NULL, behalve wanneer de reservering is geannuleerd
reservation_time_zone	naam van de tijdzone
reservation_creator_organization_name	naam van de organisatie van de persoon die een reservering heeft aangemaakt
reservation_organizer_organization_name	naam van de organisatie van de personen voor wie de reservering bedoeld is (verantwoordelijk)
reservation_building_name	naam van het gebouw
reservation_building_reference	referentie van het gebouw
reservation_floor_name	naam van de verdieping
reservation_floor_reference	referentie van de verdieping
item_number	volgnummer van het item in een reservering	items worden genummerd als 01, 02, 03 enzovoort
item_name	naam van het gereserveerde item	kopie van de naam van het reserveerbare object op het moment van reservering
item_description	beschrijving van het gereserveerde item	kopie van de beschrijving van het reserveerbare object op het moment van reservering
item_unique_reference	unieke referentie van het gereserveerde item
item_type	type van het gereserveerde item	Enum: ROOM WORKPLACE EQUIPMENT SERVICE
item_category_name	categorienaam van het gereserveerde item
item_category_reference	categorieverwijzing van het gereserveerde item
item_quantity	hoeveelheid van het gereserveerde item
item_capacity	capaciteit (aantal zitplaatsen) van het gereserveerde item
reservation_item_id	unieke identificatie van een reserveringsitem	primaire sleutel in deze weergave
reservation_id	unieke identificatie van een reservering
reservable_id	unieke identificatie van een reserveerbaar object	foreign key naar reservables_v1
building_id	unieke identificatie van een gebouw	foreign key naar locations_v1
floor_id	unieke identificatie van een verdieping	foreign key naar locations_v1
dwh_modified_timestamp	tijdstempel (in de UTC-tijdzone) waarop deze rij is gewijzigd in het DWH)

Concepten

In Workplace zijn deze objectrelaties belangrijk:

elke locatie kan 0, 1 of meer reserveerbare objecten bevatten
- dit is logisch voor vergaderruimten en reserveerbare bureaus
- niet alle locaties zijn echter reserveerbaar
elk reserveerbaar object kan worden gereserveerd
- dit leidt tot een reserveringsitem
elke reservering kan 1 of meer reserveringsitems bevatten
- Een reservering kan bijvoorbeeld een vergaderruimte met extra cateringdiensten omvatten. In dat geval verschijnt de reservering in de weergave als meerdere rijen, één per gereserveerd item.

Voorbeelden

Reservering van een bureau voor 1 persoon

Locatie	Referentie	Itemnr.	Gereserveerd item
Gebouw ABC	RES-0000001234	01	Bureau 1234-0015

Reservering van bureaus voor een groep van 4 personen

Locatie	Referentie	Itemnr.	Gereserveerd item
Gebouw ABC	RES-0000001234	01	Bureau ABC-1.015
Gebouw ABC	RES_0000001234	02	Bureau ABC-1.016
Gebouw ABC	RES_0000001234	03	Bureau ABC-1.022
Gebouw ABC	RES_0000001234	04	Bureau ABC-1.023

Reservering van een vergaderruimte voor 6 personen

Locatie	Referentie	Itemnr.	Gereserveerd item
Gebouw ABC	RES-0000001234	01	Ruimte “Barcelona” (6p)

Reservering van een vergaderruimte voor 6 personen met catering

Locatie	Referentie	Itemnr.	Gereserveerd item
Gebouw ABC	RES-0000001234	01	Ruimte “Barcelona” (6p)
Gebouw ABC	RES-0000001234	02	Ochtendkoffie (4p)
Gebouw ABC	RES-0000001234	03	Lunch met sandwiches (6p)

Deze voorbeelden laten zien dat reserveringen altijd master-detailobjecten zijn:

master = het reserveringsnummer ('referentie'), de titel, begin- en einddatum enzovoort
detail = elk reserveringsitem dat aan de reservering is toegevoegd (ruimte, apparatuur, diensten enzovoort)

Reserveringsresultaat (rapportage over annuleringen en no-shows)

Een van de belangrijke statistieken bij het analyseren van reserveringen is begrijpen hoe eindgebruikers daarna met hun reserveringen omgaan. Wanneer een geplande vergadering niet doorgaat, zijn ze dan zo hoffelijk om de geplande vergadering vooraf te annuleren, of laten ze alles gewoon zoals het is, wat leidt tot een zogenaamde ‘no-show’?

De kolom ‘reservation_result’ geeft de geïllustreerde gebruiksscenario's weer:

In het begin, wanneer een gebruiker in de nabije toekomst een vergaderruimte boekt, bevat de kolom reservation_result de waarde ‘RESERVED’:

Na verloop van tijd verandert de reservering niet automatisch. Wanneer niemand actie onderneemt en er geen automatiseringen zijn ingesteld om no-shows te detecteren, leidt dit tot:

Er is niets veranderd in de dataset, behalve dat de reservering nu in het verleden ligt. De kolom reservation_result bevat nog steeds de waarde ‘RESERVED’.

Wanneer een geplande vergadering niet kan plaatsvinden, worden de meeste gebruikers vooraf op de hoogte gebracht. Het is best practice dat de organisator van de vergadering de gereserveerde objecten annuleert voordat de vergadering begint:

Het annuleren van een reservering vóór de begintijd wordt beschouwd als GOED gedrag, omdat het reserveerbare object dan weer beschikbaar wordt voor andere mensen.
Wanneer dit gebeurt, krijgt de kolom reservation_result de waarde ‘CANCELLED’.

Soms wordt een geplande vergadering geannuleerd nadat de vergadering is begonnen. Dit kan gebeuren door een handmatige actie (iemand annuleert handmatig via een Workplace-touchpoint) of via een automatiseringsregel (bijvoorbeeld een regel die de reservering automatisch annuleert wanneer sensoren in de ruimte geen aanwezigheid of bezetting detecteren).
Wanneer dit gebeurt, krijgt de kolom reservation_result de waarde ‘NO-SHOW’.

Samengevat gedrag voor de kolom ‘reservation_result’

Bij rapportage over toekomstige reserveringen zijn de waarden altijd ‘RESERVED’.

Bij rapportage over reserveringen in het verleden:

waarde = ‘RESERVED’ wanneer er geen annulering heeft plaatsgevonden (reservation_cancel_datetime is NULL)
waarde = ‘CANCELLED’ wanneer er een annulering heeft plaatsgevonden en reservation_cancel_datetime VOOR de start_timestamp van de reservering ligt
waarde = ‘NO_SHOW’’ wanneer er een annulering heeft plaatsgevonden en reservation_cancel_timedate NA de start_timestamp van de reservering ligt

Reserveringen voor één of meerdere dagen

In Workplace is het mogelijk om een reserveerbaar object voor meerdere dagen te boeken.

Dit wordt niet aanbevolen als best practice, omdat het betekent dat het gereserveerde object gedurende meerdere dagen 24 uur per dag als geboekt wordt weergegeven.

Dit kan relevant zijn in specifieke gevallen, zoals apparatuur of voertuigen die gedurende meerdere dagen worden gereserveerd.
Voor vergaderruimten en bureaus raden we deze aanpak echter niet aan, omdat dit betekent dat als iemand van maandag tot en met vrijdag een bureau of ruimte boekt, dit gedurende de hele week 24 uur per dag is. In werkelijkheid zijn deze middelen 's nachts niet bezet. Dergelijk gedrag vervalst de normale dagelijkse rapportage over reserveringen.

Desondanks is het in Workplace een configuratiemogelijkheid om reserveringen voor meerdere dagen te gebruiken, wat leidt tot reserveringen die meerdere kalenderdagen beslaan (d.w.z. de kolommen reservation_start_datetime en reservation_end_datetime tonen verschillende datumgedeelten).