Basisprincipes van workflows

• Algemeen
• Een object identificeren met behulp van een workflow
• Workflowcomponenten
• De workflow van een object lezen

Algemeen

Workflow is een technische term voor proces. Een workflow is een reeks taken die moeten worden uitgevoerd om het proces uiteindelijk te voltooien. De taken in een workflow moeten handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd of worden automatisch uitgevoerd zodra aan een voorwaarde is voldaan. Zodra een workflowtaak is uitgevoerd, gaat de workflow automatisch door naar de volgende workflowtaak, totdat het einde van de workflow is bereikt.

Hieronder staat een voorbeeld van een eenvoudige workflow:

Dit voorbeeldproces begint met de status ‘Concept’ en zodra de workflowtaak ‘Indienen’ door een gebruiker is uitgevoerd, gaat het proces door naar de status ‘Ingediend’ en wordt de volgende workflowtaak ‘Behandelen’ actief. Zowel in de status Concept als in de status Ingediend is de taak Annuleren ook beschikbaar.

Een object identificeren met behulp van een workflow

Objecten die een workflow gebruiken, kunnen voornamelijk worden geïdentificeerd aan de hand van het tabblad ‘Workflow’. Objecten zonder een tabblad Workflow hebben geen workflow. Een gebouw is bijvoorbeeld een object zonder workflow en een reservering is een object met een workflow.

Als een gebruiker actieve taken in de workflow heeft, worden de bijbehorende (groene) functieknoppen ook weergegeven. Dit is eveneens een indicatie dat er een workflow wordt gebruikt.

Workflowcomponenten

Een workflow bestaat uit verschillende componenten. De belangrijkste componenten zijn:

• Status
• Taak
• Connector
• Annuleringsgroep

Component	Type	Beschrijving
	Status	Een cirkel met het pictogram ‘afspelen’ is de eerste status van de workflow. Elk object begint in deze status
	Status	Een cirkel zonder het pictogram ‘afspelen’ wordt gebruikt voor elke andere status in de workflow
	Taak	Een vierkant is een taak in de workflow Taken kunnen handmatige of automatische taken zijn (zie beide voorbeelden in de schermafbeeldingen) Taken worden toegewezen aan een of meer systeemgroepen Bewerkbare velden in de workflow worden geconfigureerd op taakniveau Beweeg de muis over de taak in de workflow om te zien welke systeemgroep de taak ontvangt.
	Connector	Een connector wordt gebruikt om een status aan een taak of een taak aan een status te koppelen Aan een connector (taak naar status) kunnen vooraf gedefinieerde veldsets en voorwaarden worden gekoppeld In een connector wordt de pagin functie (bijvoorbeeld ‘behandeld’ op de pagina van een verzoek) ingesteld. Wanneer een gebruiker op een pagin functie drukt, wordt de juiste connector in de workflow gebruikt om de workflow naar de volgende status te verwerken (de functie ‘Behandeld’ gebruikt bijvoorbeeld een andere connector dan ‘annuleren’ en eindigt daardoor in een andere status). In sommige gevallen kan een connector een ‘@’-teken bevatten. Dit betekent dat er een e-mail wordt verzonden als die connector wordt gebruikt (als standaard-e-mails zijn ingeschakeld voor die workflow)
	Annuleringsgroep	Een annuleringsgroep wordt gebruikt om een of meer statussen te markeren van waaruit een taak kan worden uitgevoerd Als de workflow zich in een van de statussen binnen de annuleringsgroep bevindt, kan de bijbehorende taak worden uitgevoerd Annuleringsgroepen worden meestal gebruikt voor de taak ‘Annuleren’. Een workflow kan vanuit verschillende statussen worden geannuleerd zonder dat er voor elke toepasselijke status een connector naar de annulerings taak nodig is. De groep kan ook worden gebruikt voor andere taken die beschikbaar moeten zijn vanuit een groep statussen (bijvoorbeeld ‘meer informatie aanvragen’ in een verzoek, wat in de meeste andere statussen mogelijk kan zijn)

De workflow van een object lezen

Via het overzicht ‘Taakgeschiedenis’ op het tabblad ‘Workflow’ kunnen key users en beheerders de workflowtaken zien die al zijn uitgevoerd en de workflowtaken die zijn gegenereerd om te worden uitgevoerd. Dit overzicht kan worden gebruikt om te zien wie een specifieke workflowtaak heeft uitgevoerd of wie de huidige actieve workflowtaak moet uitvoeren.

De categorie van een object bepaalt of er een workflow wordt gebruikt. Als een object wordt aangemaakt in een categorie die een workflow gebruikt, wordt er voor dat specifieke object een workflowgeval aangemaakt. Het workflowgeval voor dat object houdt bij in welke status het object zich momenteel bevindt, welke taken momenteel actief zijn en welke taken al zijn uitgevoerd. Het workflowgeval geeft een visuele weergave van de taken die al zijn uitgevoerd en de taken die nog moeten worden uitgevoerd.

De include ‘Workflowafbeeldingen <object instance> bekijken’ toont het huidige workflowgeval van het object. In het workflowgeval worden verschillende kleuren gebruikt:

• Lichtgrijs: Alle statussen, taken, connectors en annuleringsgroepen die momenteel niet actief zijn voor de huidige status
• Zwart/donkergrijs: De huidige (actieve) status en alle taken, connectors en annuleringsgroepen die momenteel actief zijn
• Blauw: De blauwe statussen, taken en connectors tonen de route die het object al heeft afgelegd (voortgang)