Doelgroep: facilitair, reserveringscoördinatoren, werkplek-/officemanagers
Wat Sync wel/niet doet en hoe je de werking controleert. Gebruik Ruimtegerichte kalenderintegratie: voorbeeldscenario’s bij acceptatie en latere controles.
Bekijk Functies, vereisten en beperkingen en Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd voor concrete voorbeelden. Hieronder samenvattingen.
Wat Sync is
- Een koppeling tussen ruimteagenda’s in Exchange of Google Workspace en Workplace-ruimtes.
- Gekoppelde reserveringen synchroniseren vrijwel realtime in beide richtingen: aanmaken, onderwerp/tijd/ruimte wijzigen en annuleren; eenmalig/terugkerend en maximaal 100 ruimtes.
- Workplace handelt namens de ruimte: accepteren/afwijzen, vrijgeven na no-show of vroegtijdig einde.
- Voor Exchange biedt Spacewell een vangnet: realtime conflictoplossing en nachtelijke afstemming van afwijkende reserveringen.
Wat Sync niet is
- Geen persoonlijke-agendakoppeling. Workplace wijzigt/annuleert niet de afspraak van de organisator. Ruimte vrijgeven laat de afspraak zonder ruimte staan. Zie Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd
- Niet overal wijzigen. Alleen wijzigen in de bron. Outlook-reservering niet in Workplace wijzigen; coördinator kan in Asset annuleren en ruimte vrijgeven zonder organisatoragenda te wijzigen.
- Geen stamgegevenssynchronisatie. Namen en capaciteiten handmatig aan beide kanten bijwerken.
- Niet voor diensten/apparatuur. Geen catering/apparatuur via Outlook/Google of in Asset bij een daar gemaakte reservering. Spacewell werkt volgens de bron aan toevoegen in Asset bij Outlook-reserveringen.
- Niet direct. Meestal seconden, soms circa drie minuten. Zie Synchronisatietijden en vertragingen
- Geen oplossing voor toegestane dubbele boekingen. Afstemming negeert conflicttoestemming in Exchange/Workplace en annuleert dubbele boekingen.
- Niet voor iedere functie. Geen samengestelde ruimtes, ruimtecomposities, geblokkeerde datums/regimes, op-/afbouwtijden, vooraf bepaalde reserveringsperiode, conflicttolerantie of goedkeuringsworkflow op gesynchroniseerde ruimtes.
- Niet gelijk voor Google. Realtime conflictoplossing en afstemming alleen Exchange.
Jouw verantwoordelijkheden
- Houd ruimtes hetzelfde aan beide kanten: naam, capaciteit en vooruitboekperiode.
- Configureer geen regimes of op-/afbouwtijden in Asset voor synchronisatieruimtes; Exchange kent deze niet.
- Meld toevoeging, hernoeming en verwijdering aan IT en Spacewell.
- Zorg voor juiste ontvangers van foutmeldingen en afstemmingsrapporten , ingesteld door de consultant in Sync Settings. Zie Instellingen in het integratieplatform
- Volg Report-modusrapporten op en informeer gebruikers bij verwijderde conflicterende reserveringen.