Doelgroep: medewerkers die ruimtes reserveren; klaar voor interne klantcommunicatie
Vanaf ingebruikname zijn ruimteagenda’s in Workplace en Outlook/Google gekoppeld. Je kunt blijven reserveren zoals gewend. Hieronder veranderingen en eerste dagen.
Wat verandert?
- Eén ruimteagenda. Outlook-boeking verschijnt in Workplace, displays en kiosken, en omgekeerd.
- Boek waar je wilt, wijzig waar je boekte. Wijzig of annuleer in dezelfde applicatie als de aanmaak.
- Geef het enkele minuten. Meestal seconden, soms circa drie minuten. Herhaal een ontbrekende reservering niet om duplicaten te voorkomen. Wijzig niet meteen na opslaan; verwerking vraagt ongeveer een halve minuut.
Eerst mogelijk meer annuleringsmails
Voorheen konden beide systemen dezelfde ruimte dubbel boeken. Sync behoudt nu de eerst gemaakte reservering. De latere wordt geannuleerd/afgewezen met e-mail aan organisator.
Meer mails rond ingebruikname betekent niet dat iets defect is; de ruimte was al bezet. Kies andere ruimte/tijd.
Info
Eerst gemaakt is oorspronkelijke aanmaak, niet laatste wijziging.
Boeken in Workplace
- Uitnodiging vanuit de ruimte in Outlook/Google, ruimte organisator en jij deelnemer. Accepteer voor je agenda.
- Uitnodiging afwijzen annuleert niet de ruimte; annuleren via Workplace.
- Niet wijzigen in Outlook/Google maar in Workplace.
- Automatische Teams-, Zoom- of Meet-link als ingeschakeld.
Boeken in Outlook/Google
- Voeg ruimte toe zoals gebruikelijk of via Room Finder.
- Workplace toont reservering, maar wijzigen/annuleren in Outlook/Google.
- Bij vrijgave wegens no-show of vroeg einde blijft je afspraak zonder ruimte in je agenda. Ruimte weer beschikbaar.
- Doorsturen voegt niemand in Workplace toe; voeg deelnemer toe en stuur update.
- Geen catering/apparatuur bestellen via Outlook/Google.
Bestaande reserveringen verplaatsen
- Spacewell kan toekomstige reserveringen vóór ingebruikname verplaatsen (Bestaande reserveringen verplaatsen, Exchange-activering/-migratie ).
- Maak of wijzig tijdens de aangekondigde freeze geen reserveringen voor betrokken ruimtes.
- Sommige niet automatisch verplaatsbaar, zoals reeksen zonder einddatum; mogelijk opnieuw aanmaken.
Terugkerende vergaderingen
- Geef altijd een einddatum. Zonder einddatum geen synchronisatie.
- Lange reeksen, configureerbaar tot maximaal 360 afspraken, synchroniseren niet.
- Maandelijks op 31 niet ondersteund; gebruik laatste dag van de maand.
- Volgens ruimte-instelling kan één conflict de reeks laten afwijzen.
Goed om te weten
- Volgens instelling kan organisatornaam in plaats van onderwerp verschijnen.
- Werkplekboeking maakt Outlook niet Busy, ruimteboeking wel.
- Onbekende Workplace-gebruiker kan via Outlook boeken. Workplace toont standaardorganisator, meestal Spacewell Integration.
Nog afwijkend de volgende dag? Neem contact op met Support.