Moeilijkheidsgraad: expert
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel kun je:
- de workflow voor het aanmaken van Workplace-gebruikers begrijpen
- de workflow voor het bijwerken van gebruikersinformatie via de IDP begrijpen
Als aanvullende functie van Workplace SSO (zie SSO voor Workplace instellen) kan het aanmaken van gebruikers voor Workplace Experience en Asset worden geconfigureerd, als alternatief voor een HR-interface.
Automatisch aanmaken van Workplace-gebruikers
Just-in-time-provisioning is een verborgen voordeel van de SSO-configuratie van Workplace: voor elke (nieuwe) Workplace-gebruiker die zich aanmeldt, maakt Workplace bij de eerste aanmelding direct een account aan (zowel in Asset als in Workplace Experience), waarna de gebruiker het systeem kan gaan gebruiken.
Gebruiker automatisch aanmaken: Een gebruiker die zich aanmeldt met een Workplace-ID (tenant.ID) of e-mailadres, wordt herkend als onderdeel van een tenant waarvoor SSO is ingesteld en Workplace maakt automatisch een Cobundu-account aan.
Vervolgkeuzelijst “Lokale kenmerktoewijzing van IWMS-gebruikers-ID”: ervan uitgaande dat het IWMS-account al bestaat, bepaalt dit object welk element van de IWMS-gebruiker Cobundu controleert voor de toewijzing (dit veld wordt overbodig wanneer “IWMS-account automatisch aanmaken” is ingeschakeld). Dit kan worden beschouwd als het gezamenlijke stukje informatie dat beschikbaar is in zowel de Identity Provider als IWMS en dat door Cobundu wordt gebruikt om beide aan elkaar te koppelen.
Informatie
Een gebruiker automatisch aanmaken is mogelijk zonder dat een e-maildomein op de whitelist staat, maar de gebruiker moet zich dan aanmelden met een tenant-specifieke ID of via een klantspecifieke URL.
Het is een best practice om “Gebruiker automatisch aanmaken” alleen in te schakelen wanneer een e-maildomein in de configuratie op de whitelist staat.
IWMS-gebruiker automatisch aanmaken: Een gebruiker die zich aanmeldt met een Workplace-ID (tenant.ID) of e-mailadres, wordt herkend als onderdeel van een tenant waarvoor SSO is ingesteld en Workplace maakt automatisch zowel een Cobundu-account ALS een Axxerion-account aan.
Informatie
IWMS-gebruiker automatisch aanmaken kan alleen worden ingeschakeld als Gebruiker automatisch aanmaken is ingeschakeld.
Automatisch bijwerken van Workplace-gebruikers
Informatie
De Identity Provider wordt beschouwd als de enige bron van waarheid. Met andere woorden: als de gebruiker automatisch wordt aangemaakt, wordt de informatie extern beheerd.
Om ervoor te zorgen dat Workplace altijd up-to-date is met de gebruikersinformatie, worden bij elke aanmelding (van een automatisch aangemaakte gebruiker) de volgende kenmerken gecontroleerd en bijgewerkt (zowel in Asset als in Workplace Experience, als automatisch aanmaken voor beide is ingeschakeld):
- voornaam van de gebruiker
- achternaam
- IWMS-ID
Automatisch verwijderen van Workplace-gebruikers
Een SSO-verbinding controleert alleen of een gebruiker die probeert in te loggen een actieve gebruiker is in de klant-IDP (en maakt een gebruiker aan als dit is geconfigureerd). Als de gebruiker zich niet meer aanmeldt… wordt SSO niet toegepast en gebeurt er verder niets. Daarom worden Workplace-gebruikers niet automatisch verwijderd.
Er zijn 2 manieren om gebruikers in Asset uit te schakelen, te anonimiseren of definitief te verwijderen:
- handmatig
- via een HR-interface
Zie Gegevens anonimiseren voor informatie over het uitschakelen, verwijderen of anonimiseren van gebruikers in Asset, zodat gebruikers ook in Workplace worden uitgeschakeld of verwijderd.
Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om deze functie te gaan gebruiken.