Reservation Sync houdt ruimtereserveringen in Workplace en Outlook/Google Calendar gelijk. Boekingen verschijnen aan beide kanten, ook vanuit app, GO, display, kiosk en Asset. Gebruikers houden hun voorkeurstool.
Waar beginnen?
Ik ben… |
Begin met |
Facilitair manager of reserveringscoördinator |
|
IT-beheerder voor Microsoft 365 of Google Workspace |
Reservation Sync: snelstart voor IT |
Medewerkerscommunicatie voorbereiden |
|
Spacewell-consultant of partner |
|
Weten welke instellingen Spacewell beheert en wat ze betekenen |
Wat krijg je?
- Gelijke reserveringen. Ruimtepostvakken/resources gekoppeld aan Workplace-ruimtes; nieuwe, gewijzigde en geannuleerde reserveringen in beide richtingen.
- Geen verandering voor Outlook-/Google-gebruikers. Persoonlijke agenda’s blijven ongewijzigd; voorkeurstool blijft bruikbaar.
- Alle touchpoints actueel. Beide agenda’s worden bewaakt; app, GO, kiosken en displays tonen dezelfde beschikbaarheid.
- Ruimtegericht en privacybewust. Ruimteagenda’s, niet persoonlijke agenda’s. Zie Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd
Gesynchroniseerde gegevens
Outlook/Google naar Workplace |
Workplace naar Outlook/Google |
Onderwerp |
Onderwerp |
Begindatum/-tijd |
Begindatum/-tijd |
Einddatum/-tijd |
Einddatum/-tijd |
Organisator-e-mail |
Verantwoordelijke, organisator-e-mail |
Verplichte deelnemers, e-mail |
Reserveringsregels, gereserveerde ruimte |
Optionele deelnemers, e-mail |
Deelnemers, alleen toegevoegd via webportaal |
Herhaling |
Herhaling |
Info
Mogelijkheden en beperkingen: Functies, vereisten en beperkingen
Outlook tegenover Exchange
Vergelijk met een auto. Microsoft Exchange is de motor: server voor e-mail en agenda’s, inclusief ruimtes. Microsoft Outlook is de bestuurdersplaats: gebruikersapp. Sync koppelt aan Exchange, zichtbaar in Outlook. Azure/Microsoft Entra ID regelt machtigingen.
De koppeling is met Exchange, niet één app. Outlook desktop/web/mobiel, Teams desktop/web/mobiel/ruimtedisplays en Room Finder tonen dezelfde Exchange-gegevens.
Inrichting
Drie partijen met eigen handleiding:
Stap |
Wie |
Handleiding |
|---|---|---|
1. Implementatie aanvragen |
Klant via Spacewell Sales |
Accountmanager benaderen |
2a. Exchange/Azure voorbereiden |
Klant-IT Microsoft |
|
2b. Google Workspace voorbereiden |
Klant-IT Google |
|
3. Asset/platform configureren, ruimtes koppelen |
Spacewell-consultant |
|
3b. Synchronisatie, onlinevergadering, conflicten, afstemming en mappings afspreken |
Consultant en klant |
|
4. Afstemming instellen, alleen Exchange |
Consultant |
|
5. Bestaande toekomstige reserveringen bepalen |
Consultant en klant |
Info
Gedetailleerder projectplan: Reservation Sync: snelstart voor Professional Services