Kalenderintegratie (Outlook/Google): activering en informatie

• 1. Kalenderintegratie in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Kalenderintegratie in het algemeen

Outlook of Google en een andere agenda synchroniseren afspraken en planningsgegevens. Gebruikers beheren vanuit beide platformen met consistente en actuele informatie.

Ze gebruiken hun voorkeursapplicatie voor nieuwe afspraken; de beschikbaarheid van middelen zoals vergaderruimtes is overal gelijk.

Een goede koppeling vereenvoudigt plannen, vermindert dubbele invoer en ondersteunt productiviteit.

2. Waar gaat deze module over?

Reserveringen synchroniseren tussen Workplace en Outlook/Google.

Zie reserveringen: Workplace Experience: Reserveringen activeren

Zie volledige integratie: Externe kalenderintegratie

3. Waarom deze module gebruiken?

Realtime beschikbaarheid ondersteunt middelengebruik, planning, tijdige dienstverlening en gebruikerservaring.

De koppeling houdt beschikbare en gereserveerde middelen gelijk in alle applicaties.

4. Activering

Gebruik Module activation op het beheerstartboard voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

Aparte klant- en consultanthandleidingen staan onder: Configuratiehandleidingen kalenderintegratie. Deze activering is één stap daarin.

4.1 Vereisten

Activeer eerst Workplace Experience-reserveringen.

Zie:

• Workplace Experience: Reserveringen activeren

Lees en plan ook de overige stappen onder ‘Externe kalenderintegratie’.

4.2 Moduleactivering

Er is één instelling. Andere opties in de External App en kalender staan in de handleidingen.

Te bepalen instellingen

• Fallback reservation type, optioneel: het type wordt uit items en beschikbare typen bepaald. Zonder passende match geldt dit terugvaltype.
  
  Het Reservation type volgt deze volgorde:

  • 1: ruimte: typen die ruimtes met dezelfde of geen categorie toestaan.

  • 2: catalogus/catering: typen die catalogusitems met dezelfde of geen categorie toestaan.
  • 3: asset: typen die assets met dezelfde of geen categorie toestaan.
    
    Eén match wordt automatisch gekozen.
    Bij meerdere de eerste.
    Bij geen match het terugvaltype.

4.3 Gegevensimports

Geen imports. Zie algemeen: Gegevensimports

4.4 Systeemgroepen

Geen extra groepen; de reserveringsgroepen gelden ook voor de integratie.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Voor Reserveringen zijn deze groepen (relevant voor de kalenderintegratie) beschikbaar:

Wijs via User profile management toe aan profielen.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Andere stamgegevensmodules kunnen nodig zijn.
Gebouwen en terreinen vereist eventueel beheerrechten voor reserveerbare ruimtes:

Neem groepen op of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Geen extra menu’s. Reserveringsmenu’s kunnen relevant zijn voor Asset-beheer.

Zie algemeen: Navigatie en startboard

5. Aanvullende rapporten

Geen extra rapporten.

6. Instellingen na activering

Modules starten met gebruikelijke waarden; aanvullende en geavanceerde opties staan onder Module settings.

Integrations → Calendar integration. Voor External App-instellingen zie: Asset-configuratiehandleiding externe kalenderintegratie

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Geen toepasselijke gebruikershandleiding.

9. Vragen en antwoorden

Vraag: wat activeert Workplace → Outlook/Google-synchronisatie?
Antwoord: voorwaarden:
- Het middel is gekoppeld aan Calendar integration External App.
- Het kalenderresource is in Integration Platform aan Workplace gekoppeld en actief. Dit maakt een Observation in Asset voor notificaties. Observations staan in de External App.
- Reservation.syncActionCode = Synchronize, standaard gezet bij indienen in de FMB-workflow. Observation meldt dit voor synchronisatie.

Vraag: wat activeert Outlook/Google → Workplace?
Antwoord: alleen wanneer het middel de vergadering accepteert. Afwijzing geeft geen synchronisatie.

Vraag: hoe lang duurt synchronisatie?
Antwoord: 30–60 seconden voor één reservering; tot 5 minuten voor terugkerende series, afhankelijk van aantal.

Vraag: hoe lang duurt migratie via Integration Platform?
Antwoord: bepaal de scope en het aantal toekomstige reserveringen binnen scope voor de synchronisatie om tijd te schatten.
Referentie: 7.000 toekomstige migraties in 48 uur, met mogelijke externe vertraging.

Vraag: hoe ontstaan dubbele boekingen?
Antwoord: scenario’s:
- Conflicting reservations allowed for system group staat conflicten toe. De gewone wizard laat geen bezet middel kiezen, maar WPM-kalender en wijzigen wel. Zo’n conflict wordt niet naar Outlook/Google gesynchroniseerd als het daar bezet is.
- Gelijktijdige boekingen vóór synchronisatie.
- Boekingen tijdens storingen, zoals Integration Platform of Graph API, conflicteren na herstel.
- Outlook kan conflicten per resource toestaan. Het accepteert dan alles en synchroniseert conflicten naar Workplace.