Bezoekers: moduleactivering en informatie

• 1. Bezoekers in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Bezoekers in het algemeen

Bezoekers komen naar een gebouw zonder daar te werken of wonen, zoals klanten, uitvoerders, bezorgers en gasten. Bezoekersbeheer houdt de locatie veilig, beveiligden soepel functionerend, met een goede bezoekerservaring.

Organisaties moeten controleren wie binnenkomt en vertrekt. Bijvoorbeeld via badges en identiteitscontrole. Digitale systemen maken dit sneller en overzichtelijker.

Bij noodsituaties moet duidelijk zijn wie nog binnen is.

2. Waar gaat deze module over?

Zie de kernonderdelen: Module Bezoekers onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Automatische registratie versnelt aankomst, volgt aanwezigen, ondersteunt veiligheid en biedt een moderne ervaring. Vooraf aanmelden, nauwkeurige gegevens en privacy- en veiligheidsregels worden ondersteund, met inzicht in bezoekerstrends.

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

Bezoekers aan reserveringen toevoegen

Standaard maakt de module individuele bezoekers. Met Reserveringen kun je ze aan een reservering toevoegen.

Bezoekerstypen beheren

Stel typen in om bezoekers te onderscheiden. Het gekozen type is alleen informatief.

4. Activering

Gebruik Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

4.1 Vereisten

Activeer eerst:

• Gebouwen en terreinen: activering en informatie

Voor bezoekers bij reserveringen ook:

• Workplace Experience-integratie: Reserveringen activeren

4.2 Moduleactivering

Er is één instelling:

Te bepalen instellingen

• Register visitors in reservations: maakt bezoekersaanmaak vanuit reserveringen mogelijk en toont per reserveringstype de toelatingsoptie.

Visitor types:

Optionele typen zoals regulier of VIP kunnen tijdens activering worden aangemaakt. Ze worden per bezoek gekozen en in receptieoverzichten getoond.

Workflow-e-mails

Na starten verschijnen e-mails zoals de aankomstmelding aan de host. Verwijder ongewenste berichten. Zie: Standaardworkflow-e-mails

Zie inhoud: Module Bezoekers onder Applicatiebeheerders.

4.3 Gegevensimports

Geen imports voor de module. Zie algemeen: Gegevensimports

Stamgegevensimports zijn wel relevant voor het gebouw. Zie Gebouwen en terreinen: activering en informatie

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven via profielen toegang tot menuopties, tabbladen en workflowtaken.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Beschikbare groepen:

Wijs via User profile management groepen aan profielen toe.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Andere stamgegevensmodules kunnen nodig zijn.
Voor Bezoekers is Gebouwen en terreinen relevant. Geef eventueel deze groep voor beheer:

Neem groepen op of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Activering maakt passende menuopties en een key user startboardtabblad beschikbaar met dagelijkse overzichten.

Zie algemeen: Navigatie en startboard

Menuopties:

Front desk dashboard verschijnt:

Beschikbaar voor:

• Reception employee

Knoppen:

• Visitor+: nieuwe bezoeker, zoals op General
• Search visitors: zoals de menuzoekoptie
• Select my location(s): één of meer gebouwen filteren voor locatieoverzichten. Zonder selectie gelden alle locaties.
• Visitor insights: filter op periode, gebouw en host voor aantallen per dag, maand of locatie.

Overzichten, meestal alleen met gegevens:

• Visitors coming in today (my location): vandaag verwacht op de gebruikerslocatie, of alle locaties zonder standaardlocatie.
• Visitors present today (my location): al aangekomen op de gebruikerslocatie; zonder standaardlocatie verschijnen alle bezoekers van vandaag.
• Todays expected/arrived/departed visitors (my location): cirkeldiagram van verwacht, aanwezig en vertrokken, locatiegebonden of alles bij ontbrekende standaardlocatie.

5. Aanvullende rapporten

Rapporten kunnen via Report beschikbaar zijn.
Voor Bezoekers:

• Bezoekersrapporten voor Reception employee.

6. Instellingen na activering

Modules starten met gebruikelijke instellingen; aanvullende en geavanceerde opties staan in Module settings.

Open Visitors en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Voor stapsgewijze uitleg, zie: Bezoekers voor eindgebruikers

9. Vragen en antwoorden

Vraag: hoe wordt de host bij aankomst geïnformeerd?
Antwoord: standaard via een workflow-e-mail na aankomstregistratie. Pushmeldingen en andere berichttypen worden niet ondersteund. Zie Module Bezoekers: e-mails voor meer informatie.