Reserveringen: moduleactivering en informatie

• 1. Reserveringen in het algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Reserveringen in het algemeen

Reserveringen zijn belangrijk voor gedeelde middelen beheren zoals ruimtes, beamers en catering, en beschikbaarheid en planning waarborgen.

Gebruikers bepalen datum, tijd, duur en aantal of type. Dit stroomlijnt verdeling en voorkomt dubbele boekingenmet zekerheid over beschikbaarheid.

2. Waar gaat deze module over?

Zie kernonderdelen: Module Reserveringen onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Realtime beschikbaarheid ondersteunt planning, middelengebruik, tijdige dienstverlening en gebruikerservaring.

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

Wat reserveren?

Activeer stamgegevens en importeer of registreer handmatig.

1. Ruimtes, werkplekken en parkeren
2. Assets/apparatuur
3. Catalogus/catering

Beperkingen

Alleen als zakelijk nuttig, vanwege beheerlast en gebruikershinder. Bijvoorbeeld:

1. Catering minstens één werkdag vooraf voor voorbereiding.
2. Maximaal twee werkplekboekingen per week wegens schaarste.

Bestaand Outlook/Google-gebruik?

Integreer om gelijktijdige dubbele boekingen in twee systemen te vermijden. Zie:

1. Microsoft Exchange (Graph)
2. Google Workspace

Workplace Experience als toegangspunt
App/Go en Analytics vereisen aankoop, inrichting en integratie. Zie:

1. Algemene kennisbank: Workplace Experience Asset-integratie: Workplace Experience-integratie
2. Algemene kennisbank: Spacewell Analytics Asset-integratie: Workplace Analytics-dashboardintegratie

4. Activering

Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

Twee opties:

• Volledige Workplace Experience-oplossing, alleen vóór andere activering. Zie: Workplace Experience: Reserveringen activeren
• Afzonderlijke module naast andere modules; hieronder behandeld.

Nieuw ondersteunt beide, bestaand alleen module.

4.1 Vereisten

Geen verplichte modules, maar voor ruimtes/assets eerst die modules; anders alleen catalogusitems zoals catering.

Catalogus heeft geen eigen activering, maar reserveren moet expliciet worden ingeschakeld.

Meestal ook gebouwen/ruimtes of assets activeren. Zie:

Gebouwen en terreinen: activering
Assets: activering

4.2 Moduleactivering

Meerdere opties:

Te bepalen instellingen

• Default start/end time, bijvoorbeeld 09:00–17:00, gebruiker kan wijzigen.
• Reserve areas activeert type- en objectinstellingen.
• Use Seating arrangements voor ruimteopstellingen. Zie: Module Reserveringen
• Reserve assets: zoals ruimtes.
• Reserve catering: zoals ruimtes.
• Approval needed: alle boekingen eerst coördinatorgoedkeuring.

Niet-goedgekeurde boekingen blokkeren middelen tot annulering.

Reservation types:

Maak minstens één type vóór starten; later meer via menu/instellingen. Zie: Module Reserveringen

Na starten verschijnen imports.

Groepen worden beschikbaar via User profile management.

Workflow-e-mails

Standaardberichten na starten; verwijder ongewenste. Zie: Standaardworkflow-e-mails

Zie inhoud: Module Reserveringen onder Applicatiebeheerders.

4.3 Gegevensimports

Imports versnellen invoer naast handmatig.

Na starten en op beheerstartboard niveau 2 en 3.

Zie algemeen: Gegevensimports

Als module

Connectoren:

Ook andere stamgegevensimports relevant. Zie: Gebouwen en terreinen: activering en Assets: activering

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven profielen menu-, tabblad- en taakrechten.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Beschikbare groepen:

Wijs via User profile management toe.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Stamgegevensmodules kunnen nodig zijn.
Afhankelijk van objecten:

Neem op of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont opties en een key user startboard volgens rechten, met dagelijkse overzichten.

Zie algemeen: Gebruikers autoriseren

Menuopties:

Reservations dashboard-tabblad:

Voor:

• Reservation coordinator
• View reservations startboard
• Management dashboards reservations

Knoppen, afhankelijk van instellingen:

• Reservation +
• Search reservations
• Search recurring reservation schedules
• Vandaag op mijn locatie, anders alle gebouwen
• Overview areas: komende ruimteboekingen
• Overview catering/services: komende diensten en historische kostenexport
• Overview assets/equipment: komende uitgifte/innames
• Hand out and take in: registreren; zie Reserveringen: reserveerbare objecten.
• Select my location(s): meerdere gebouwen; leeg alle locaties.

Overzichten, meestal met gegevens:

• Goed te keuren boekingen, eventueel eigen gebouw
• Items door mij te beoordelen
• Komende 7 dagen met opmerkingen, locatiegebonden
• Komende 7 dagen itemopmerkingen, locatiegebonden
• Vandaag afwijkende ruimteopstelling
• Vandaag opbouw/opruimtijden, begin/einde per regel
• Items ter beoordeling

5. Aanvullende rapporten

Via Report.
Voor Reserveringen:

• Uitgebreide rapportlijst voor coördinatoren.
• Management dashboards reservations met aantallen en bezetting.

6. Instellingen na activering

Standaardwaarden vooraf; extra/geavanceerd via Module settings.

Open Reservation en gebruik veldhulp.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Voor stapsgewijze uitleg, zie: Reserveringen voor eindgebruikers

9. Vragen en antwoorden

Vraag
Catering tot specifieke ruimtes beperken?

Antwoord
Volgens deze brontekst alleen op gebouwniveau: één specifiek gebouw of leeg voor alle gebouwen.

Momenteel niet tot afzonderlijke ruimtes volgens dit antwoord.

Vraag
Als Reserve in advance until op een object wordt gewist, geldt de algemene instelling?

Antwoord
Ja, een lege objectspecificatie valt terug op de algemene module-instelling.

wanneer geen specifieke waarde geldt.