Offertes en aanbestedingen: moduleactivering en informatie

• 1. Algemeen
• 2. Waar gaat deze module over?
• 3. Waarom deze module gebruiken?
  • 3.1 Keuzes
• 4. Activering
  • 4.1 Vereisten
  • 4.2 Moduleactivering
    • 4.2.1 Workflow-e-mails
  • 4.3 Gegevensimports
  • 4.4 Systeemgroepen
    • 4.4.1 Gerelateerde groepen
  • 4.5 Navigatie en startboard
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Instellingen na activering
• 7. Aanvullende informatie
• 8. Gebruikershandleiding
• 9. Vragen en antwoorden

1. Algemeen

Het offerte- en aanbestedingsproces verzamelt formele leveranciersaanbiedingen met prijzen, voorwaarden en levering voor onderbouwde inkoopbeslissingen. Duidelijke verwachtingen en vergelijking ondersteunen transparantie, verantwoordelijkheid, en eerlijke beoordeling. Het bevordert kostenbeheersing, kwaliteit en consistentie bij gewone inkoop en complexe projecten.

2. Waar gaat deze module over?

Zie voor de kernonderdelen: Module Offertes en aanbestedingen onder Applicatiebeheerders.

3. Waarom deze module gebruiken?

Asset stroomlijnt het proces door leveranciers- offertes te volgen en vergelijken, voortgang te bewaken en correcte goedkeuringte waarborgen. Gebruik de module zelfstandig of gekoppeld aan correctief onderhoud en LTMP werkorders, vóór toewijzing aan een leverancier. Dit ondersteunt controle, transparantie en onderhoudsplanning.

3.1 Keuzes

Belangrijk zijn:

• Zelfstandig gebruik, bij correctieve/LTMP-werkorders of beide
• Beoordeling vóór verzending voor alle of sommige typen
• Vergelijkingscriteria naast prijs, per type configureerbaar

Zie: Module Offertes en aanbestedingen onder Applicatiebeheerders.

4. Activering

Gebruik Module activation voor niveau 2 en 3. Zie: Modules activeren

4.1 Vereisten

Geen verplichte modules. Activeer correctieve of LTMP-werkorders als de aanbesteding daarmee wordt gebruikt.

4.2 Moduleactivering

Instellingen:

Te bepalen instellingen:

• Maak minstens één aanbestedingstype via het onderdeel. Zie Module Offertes en aanbestedingen onder Applicatiebeheerders.
• Use tendering process workflow from work order: hiermee start je bij correctieve/LTMP-werkorders een apart proces; de werkorder gaat automatisch verder na offerteacceptatie.
  Later beschikbaar onder Module settings → General work order settings

4.2.1 Workflow-e-mails

Na starten verschijnen automatische berichten, zoals de acceptatiebevestiging aan de leverancier. Verwijder ongewenste e-mails. Zie: Workflow-e-mails

Zie voor inhoud: Module Offertes en aanbestedingen onder Applicatiebeheerders.

4.3 Gegevensimports

Relevante imports kunnen na activering en op het startboard voor niveau 2 en 3 verschijnen.

Zie algemeen: Gegevensimports

Voor deze module zijn geen imports relevant.

4.4 Systeemgroepen

Groepen geven via profielen toegang tot menuopties, tabbladen en workflowtaken.

Zie algemeen: Gebruikersbeheer

Beschikbare groepen:

Wijs ze via User profile management aan profielen toe.

4.4.1 Gerelateerde groepen

Andere modules kunnen relevant zijn.
Bij start vanuit correctieve of LTMP-werkorders zijn hun groepen nodig voor beheer.

Neem deze op in profielen of gebruik aparte profielen.

4.5 Navigatie en startboard

Activering toont opties en een module- key user startboardtabblad met dagelijkse overzichten, afhankelijk van rechten.

Zie: Navigatie en startboard

Beschikbare menuopties:

Quotations dashboard verschijnt op het startboard:

Beschikbaar voor:

• Create tendering processes

Knoppen:

• Tendering process +: zelfstandig proces aanmaken
• Search tendering processes: zoals in het menu

Overzichten, meestal alleen bij gegevens:

• Tendering processes to be reviewed: beoordeling vóór verzending
• Accept/reject quotations from tendering process: ontvangen aanbiedingen accepteren en andere automatisch of handmatig afwijzen

5. Aanvullende rapporten

Rapporten staan onder Reports.
Reports → Quotations:

• Tendering processes to be reviewed: nog te beoordelen processen
• Outstanding quotation requests per supplier: verzonden maar niet ontvangen
• Quotations to reject: handmatige afwijzing zonder automatische e-mail

6. Instellingen na activering

Modules starten met gebruikelijke instellingen. Aanvullende/geavanceerde instellingen staan onder Module settings.

Hier zijn geen extra instellingen, behalve typenbeheer zoals in het menu.

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Voor stapsgewijze uitleg, zie: Offertes en aanbestedingen voor gebruikers

9. Vragen en antwoorden

Wacht op vragen om te beantwoorden.