Module uitgaande facturen

Doel

Het proces voor uitgaande facturen kan worden gebruikt om uitgaande facturen aan te maken, goed te keuren, te boeken en te verzenden. Deze facturen kunnen handmatig of automatisch via andere processen worden aangemaakt (contractfactuurrun, facturering van (externe) reserveringen).

Gebruikte workflow

Dit proces gebruikt workflowversie: FMB-WF-1904008-04

Beschrijving

Aanmaken

Deze facturen kunnen handmatig worden aangemaakt via de menuoptie 'Uitgaande factuur' in het linkermenu, onder de kop 'Facturering', door gebruikers met de gebruikersgroep '4. Financiële administratie' en '4. financieel manager'.

Facturen kunnen ook automatisch worden gegenereerd via de volgende processen:

• Factuurruns
• Externe reserveringen

Als de facturen automatisch via een van deze processen worden aangemaakt, wordt er een controle uitgevoerd (script FMB-SCR-200111) om na te gaan of aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld of belangrijke velden zijn ingevuld, zoals name, fromContactId, toContactId, generalLedgerId, invoiceDeliveryCode enzovoort). Als niet aan een van deze voorwaarden wordt voldaan, gaat de factuur automatisch naar de status 'Velden controleren'. In het veld 'Bericht velden controleren' wordt een bericht gegenereerd om de gebruiker te tonen welke velden moeten worden beoordeeld (script FMB-SCR-200171). Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, gaat de factuur naar de status 'Concept'.

Omdat deze voorwaarden voor verschillende klanten kunnen verschillen, kan er een klantspecifiek script worden aangemaakt om deze controles uit te voeren (op basis van de genoemde scripts) en kan het basisscript worden ingesteld als overridescript in het klantscript (waardoor het klantscript wordt uitgevoerd in plaats van het basisscript).

Daarnaast worden, als facturen op basis van reserveringen worden gegenereerd (de factuuritems hebben een reservable als instanceId), de volgende aanvullende velden ingesteld:

• InvoiceItem.budgetCodeId:

Via de algemene instellingen (tabblad 'externe reserveringen') kan een standaardbudgetCode worden ingesteld. Deze budgetCode wordt automatisch ingesteld voor alle factuuritems (en door een accountcode voor deze budgetcode in te stellen, wordt ook de accountcode ingesteld). Hierdoor kan eenvoudig de standaardaccountCode worden geconfigureerd waarop alle inkomsten uit korte/externe verhuur moeten worden geboekt.

• InvoiceItem.costCenterId: Op basis van de gerelateerde accommodatie (het InvoiceItem is gekoppeld aan de reservable, die is gekoppeld aan het gebied en daardoor ook aan de accommodatie) wordt het kostenplaatsnummer van de accommodatie ingesteld in het InvoiceItem.

Als een factuur handmatig wordt aangemaakt, begint het proces in de status 'Concept'.

Concept

In de status concept kunnen de relevante velden worden ingesteld en kunnen factuuritems worden toegevoegd. Hierna kan de factuur worden ingediend. Op basis van de klantinstellingen moet de factuur vervolgens worden goedgekeurd, verzonden en als betaald worden ingesteld, of kunnen een of alle van deze stappen automatisch worden uitgevoerd.

Goedkeuren

Als facturen moeten worden goedgekeurd (klantinstelling (tabblad Financieel): Factuur goedkeuren = ja), ontvangen gebruikers met de groep 4. Goedkeurder uitgaande facturen een taak om de factuur goed te keuren (of af te wijzen).

Als deze klantinstelling is ingesteld op 'Nee', wordt de factuur na indiening automatisch goedgekeurd.

In beide gevallen wordt de factuur automatisch geboekt als facturen moeten worden geboekt (klantinstelling (tabblad Financieel): Boeken vereist = ja).

Het factuurdocument automatisch genereren

Nadat de facturen zijn goedgekeurd (handmatig of automatisch), wordt het factuurdocument automatisch gegenereerd*. Nadat het document is gegenereerd, krijgt de factuur de status 'Document gegenereerd' en kan deze automatisch of handmatig worden verzonden.

(*) Dit document wordt gegenereerd met behulp van de documentsjabloon die aan de (basis)factuurpagina is gekoppeld. Het is ook mogelijk om een eigen sjabloon voor factuurdocumenten aan te maken en een pageCustom op de factuurpagina (FMBOutInvoice) voor dit sjabloon aan te maken. Zorg er ook voor dat u een factuursjabloon aanmaakt en het veld 'pageCustomId' instelt op de pageCustom die u hebt aangemaakt. Als er geen pageCustom is ingesteld op een factuur, wordt de standaard page custom gebruikt en daarmee het (FMB) standaarddocumentsjabloon.

Verzenden

Als facturen automatisch worden verzonden (klantinstelling (tabblad Financieel): Factuur automatisch verzenden = ja), wordt de factuur direct verzonden. Als deze instelling op 'Nee' staat, moet de factuur handmatig worden verzonden (door de financiële administratie of financieel manager).

Op basis van de factuurbezorgmethode (Mail of E-mail) (deze factuurinstelling wordt overgenomen van dezelfde instelling bij het contact in het veld toContactId) volgt de workflow de connector 'E-mail' of de connector 'Printer'.

Door de standaard-e-mail voor dit proces te genereren (zie hieronder), wordt aan beide connectors (voor zowel het automatische als het handmatige verzendgedeelte) een e-mail toegevoegd:

E-mailconnectors: De factuur wordt naar de Debiteur (toContact) verzonden. Printerconnectors: De factuur wordt verzonden naar contacten met de groep '9. factuurprinter'. Door een contact (met het e-mailadres van een printer) deze groep te geven, kunnen deze facturen automatisch naar een printer worden verzonden.

Als het niet nodig is om de facturen naar een printer te verzenden, verwijdert u bij gebruik van de methode 'Mail' gewoon de e-mail die voor deze connectors wordt gegenereerd bij het genereren van de standaarde-mails. (De gebruiker kan het document ook via de factuur openen en handmatig op de computer opslaan.) Let op: Deze e-mails zijn nog niet beschikbaar, maar volgen binnenkort.

Nadat de factuur is verzonden, krijgt deze de status 'Open' als betalingen moeten worden geregistreerd, of de status 'Doorgestuurd' als betalingen niet hoeven te worden geregistreerd.

Open

Als betalingen moeten worden geregistreerd (klantinstelling (tabblad Financieel): Factuurbetaling = Ja), krijgt de factuur deze status na verzending als het openstaande bedrag niet nul is.

Er zijn twee manieren om betalingen te registreren:

Handmatig betalingen voor de factuur aanmaken: De financiële administratie en de financieel manager kunnen via het tabblad 'Betalingen' op de factuur betalingen aanmaken. Deze functionaliteit kan worden gebruikt om specifieke gegevens over de betaling te registreren als dat gewenst is. Bij het aanmaken van betalingen wordt het openstaande bedrag automatisch opnieuw berekend op basis van het totaalbedrag versus het betaalde bedrag.

Door de workflowfunctie 'Betaald' te gebruiken. Hiermee wordt automatisch een betaling voor het openstaande bedrag aangemaakt, waardoor het openstaande bedrag nul wordt.

Betaald

Nadat het openstaande bedrag van de factuur nul is, krijgt de factuur automatisch deze status en eindigt het proces hier.

Doorgestuurd

Als betalingen niet hoeven te worden geregistreerd (klantinstelling (tabblad Financieel): Factuurbetaling = Nee), krijgt de factuur deze status na verzending en eindigt het proces hier. Deze betalingen worden dan waarschijnlijk in een ander (financieel) systeem geregistreerd en daarom moeten op klantniveau exports worden aangemaakt; vandaar deze status.

Autorisaties

De volgende systeemgroepen zijn relevant voor dit proces:

Configuratieopties

Instellingen zijn te vinden via het tabblad Instellingen, Financieel:

Gegevensimport

Niet relevant