Module inkomende facturen

Laura CARBO

20 oktober 2026 11:20

Informatie

Opmerking: Deze documentatie wordt verstrekt in de vorige/verouderde indeling. Er is een uitgebreide herstructurering en optimalisatie gepland en de inhoud wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Doel

Inkomende facturen van leveranciers registreren en deze facturen koppelen aan de betreffende objecten. Bepalen op welke manier de inkomende facturen moeten worden goedgekeurd.

Gebruikte workflow

Dit proces gebruikt workflowversie: FMB-WF-2206001-01

Beschrijving

Gebruikers met de groep '2. Inkomende facturen bekijken' (FMB-G131) kunnen inkomende facturen bekijken. Gebruikers met de groep '1. Inkomende facturen aanmaken' (FMB-G130) kunnen inkomende facturen aanmaken.

Gebruikers met de groep '5. Soorten inkomende facturen beheren' (FMB-G133) kunnen soorten inkomende facturen beheren. Er moet ten minste één soort inkomende factuur worden aangemaakt om het proces voor inkomende facturen te kunnen gebruiken. Binnen het soort inkomende factuur kunnen verschillende instellingen worden bepaald. Elk soort inkomende factuur kan eigen instellingen hebben. Welke goedkeuring is nodig, moeten de facturen aan relevante objecten worden gekoppeld, aan welke objecten moeten ze worden gekoppeld, wilt u automatisch kunnen koppelen op basis van referenties, moet de financiële administratie handmatig een betaling registreren nadat de factuur is betaald. Als een klantomgeving slechts één soort inkomende factuur heeft, wordt dit type automatisch ingesteld en ziet de gebruiker het veld niet.

De maker van de factuur moet verschillende velden invullen voordat de factuur wordt ingediend. Nadat alle verplichte velden zijn ingevuld, kunnen de factuurregels met de kosten worden toegevoegd. De factuur kan worden ingediend.

Na het indienen van de factuur moet de factuur worden gekoppeld, indien van toepassing. Het tabblad Koppelen wordt zichtbaar en gebruikers met de groep '4. Financiële administratie' (FMB-G022) kunnen via dit tabblad zoeken naar de te koppelen objecten. Zodra een werkorderitem/inkooporderitem/reserveringsitem aan de factuur is gekoppeld, kan dat specifieke item aan een factuurregel worden gekoppeld. Als de factuur slechts één factuurregel heeft, wordt deze factuurregel automatisch gekoppeld. Per gekoppeld werkorderitem/inkooporderitem/reserveringsitem kan het gefactureerde bedrag worden geregistreerd. Nadat de factuur volledig is gekoppeld, kan de financiële administratie de workflowfunctie 'Factuur volledig gekoppeld' uitvoeren.

Na het koppelen van de factuur moet de goedkeuring worden uitgevoerd, indien van toepassing. Er zijn verschillende opties:

Geen goedkeuring: De goedkeuringsstap wordt overgeslagen.
Goedkeuring door vaste groep: Binnen het soort inkomende factuur wordt een gebruikersgroep geselecteerd. Gebruikers met deze groep krijgen de taak om de factuur goed te keuren.
Goedkeuring door handmatig ingevoerd contact: Selecteer binnen de factuur een contactpersoon die de goedkeuring moet uitvoeren.
Goedkeuring op basis van kostenplaats(en): Op basis van de kostenplaatsen die aan de factuurregels zijn gekoppeld, worden de goedkeurders van de kostenplaatsen bepaald. Elke goedkeurder van een kostenplaats heeft een drempelbedrag tot waar moet worden goedgekeurd. Als het drempelbedrag van de goedkeurder te laag is, moet ook de volgende goedkeurder goedkeuren. De goedkeuring per kostenplaats gaat door totdat het drempelbedrag van de goedkeurder toereikend is. De financiële administratie kan de goedkeurders en de drempelbedragen binnen de kostenplaatsen beheren en toevoegen.

De factuur kan worden goedgekeurd of afgewezen. Als de factuur wordt afgewezen, is een reden voor afwijzing vereist. De factuur gaat vervolgens terug naar de maker van de factuur om opnieuw te worden ingediend.

Nadat de factuur is goedgekeurd, moet de factuur als betaald worden gemarkeerd, indien van toepassing. Als er geen betaling hoeft te worden geregistreerd, wordt de factuur automatisch gesloten. De financiële administratie kan de factuur handmatig betalen via de workflow.

Vanaf het indienen van de factuur totdat de factuur volledig is goedgekeurd, kan de financiële administratie om meer informatie vragen als bepaalde zaken niet duidelijk zijn. De financiële administratie kan een contactpersoon selecteren van wie meer informatie nodig is en een vraag stellen via het onderdeel 'Details'. De geselecteerde contactpersoon ontvangt vervolgens een taak in de workflow om de vragen te beantwoorden of meer informatie te verstrekken. Nadat de vraag is beantwoord, gaat de workflow verder en moet de maker van de factuur de factuur opnieuw indienen.

Als een factuur van een leverancier onjuist of onvolledig is, kan de factuur ook worden teruggestuurd. Hierdoor wordt de factuur gesloten en niet verder verwerkt. Het terugsturen van de factuur is mogelijk vanaf de status 'Concept' totdat de factuur volledig is goedgekeurd. De maker van de factuur en de financiële administratie kunnen een factuur terugsturen.

Als automatisch koppelen is ingeschakeld in het soort inkomende factuur, kan een werkorder met de status 'Financiële administratie' automatisch worden gesloten als deze aan een factuur is gekoppeld, de factuur is goedgekeurd en het gefactureerde bedrag = het bedrag (excl. btw) van de factuur (openAmount = 0).

Autorisaties

De volgende systeemgroepen zijn relevant voor dit proces:

Groep	Referentie	Opmerking
Inkomende facturen bekijken	FMB-G131	De groep heeft kijkrechten voor het bekijken van inkomende facturen.
Inkomende facturen aanmaken	FMB-G130	De groep geeft rechten om inkomende facturen aan te maken.
Soorten inkomende facturen beheren	FMB-G133	De groep geeft rechten om soorten inkomende facturen aan te maken en te beheren.
Financiële administratie	FMB-G022	De groep geeft rechten om inkomende facturen te bekijken en heeft de workflowtaak om de factuur aan de betreffende objecten te koppelen.
Goedkeurder inkomende facturen	FMB-G134	Gebruikers in deze groep krijgen de taak om inkomende facturen goed te keuren, indien van toepassing op basis van het soort inkomende factuur.
Ontvanger verzoek om meer informatie over factuur	FMB-G135	Deze dynamische groep wordt toegewezen aan het contactpersoon van wie meer informatie wordt gevraagd in een inkomende factuur.

Configuratieopties

De algemene instellingen zijn te vinden via Beheer > Instellen > Processen > Financieel:

Instelling	Opties	Beschrijving
Inkomende facturen gebruiken	Ja/nee	Bepalen of de module voor inkomende facturen wordt gebruikt.
Werkorder automatisch sluiten bij koppeling aan inkomende factuur	Ja/nee	Bepalen of de werkorders automatisch worden gesloten wanneer de werkorder financieel moet worden verwerkt en de gekoppelde factuur is goedgekeurd en het gefactureerde bedrag = het bedrag van de werkorder (excl. btw).

Als inkomende facturen aan werkorders (items) moeten worden gekoppeld, wordt de instelling voor werkorders ook van toepassing. De instelling is te vinden via Beheer > Instellen > Processen > Werkorders, offertes en checklists:

Instelling	Opties	Beschrijving
Financiële verwerking werkorders	Ja/nee	Bepalen of de werkorders handmatig of automatisch financieel moeten worden verwerkt door ze aan een inkomende factuur te koppelen.

De instellingen binnen het proces voor inkomende facturen worden bepaald door het soort inkomende factuur. Gebruikers met de groep '5. Soorten inkomende facturen beheren' (FMB-G133) kunnen de soorten inkomende facturen aanmaken. Als er slechts één soort inkomende factuur is aangemaakt, wordt dit type automatisch ingesteld in de factuur en is het veld niet zichtbaar.

Instelling	Opties	Beschrijving
Factuurgoedkeuring	Geen goedkeuring/Goedkeuring door vaste groep/Goedkeuring door handmatig ingevoerd contact/Goedkeuring op basis van kostenplaatsen	Deze instelling bepaalt of en in welke vorm de goedkeuring van inkomende facturen binnen de workflow wordt afgehandeld.
Factuur koppelen	Ja/nee	Als deze instelling op Ja staat, kan de factuur aan verschillende objecten worden gekoppeld.
Objecten om aan factuur te koppelen	Meerdere selecties	Als de factuur moet worden gekoppeld, bepalen of de koppeling kan worden uitgevoerd met werkorderitems, inkooporderitems en/of reserveringsitems.
Inkomende factuur automatisch aan object(en) koppelen	Ja/nee	Bepalen of de functionaliteit Automatisch koppelen is ingeschakeld. Werkorderitems en inkooporderitems kunnen automatisch worden gekoppeld op basis van objectreferentie en itemreferentie.
Betaling registreren	Ja/nee	Als deze instelling op Ja staat, moet de financiële administratie via een workflowtaak registreren dat de factuur is betaald.

Gegevensimport

Niet relevant