Stamgegevens: Contactpersonen (Organisaties, Personen, Adressen)

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Organisaties
    • 1.1.1 Categorieën
  • 1.2 Personen
    • 1.2.1 Categorieën
  • 1.3 Adressen
• 2. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

Via de koptekst van het navigatiemenu 'Contactpersonen' zijn standaard de volgende modules voor stamgegevens beschikbaar:

• Organisaties
• Personen
• Adressen

In tegenstelling tot de meeste modules waarvoor activering vereist is, zijn deze modules voor stamgegevens altijd beschikbaar. Elke klant heeft altijd ten minste één persoon, omdat gebruikers worden aangemaakt op basis van personen of organisaties (beide worden beschouwd als 'Contactpersonen'; zie Gebruikers aanmaken voor meer informatie). Het is niet verplicht om deze persoon aan een organisatie en adres te koppelen, maar standaard is deze mogelijkheid beschikbaar.

1.1 Organisaties

Organisaties omvatten alle entiteiten binnen of gelieerd aan uw organisatie, zowel interne afdelingen als externe leveranciers. Elke entiteit die vanuit organisatorisch oogpunt moet worden bijgehouden, bijvoorbeeld voor het beheren van samenwerkingen, kan aan de module Organisaties worden toegevoegd.

De module Organisaties dient als centraal punt voor het organiseren en beheren van deze entiteiten en biedt verschillende praktische voordelen:

• Integratie met andere modules: Door organisaties aan andere modules te koppelen, wordt een naadloze integratie tussen de verschillende modules mogelijk. Bijvoorbeeld:

  • Service Desk: Door aanvragen aan specifieke organisaties (bijvoorbeeld een leverancier) te koppelen, krijgt u toegang tot uitgebreidere gegevens. Dit helpt bij het oplossen van problemen en het beheren van middelen.

  • Contracten: Door organisaties aan contracten te koppelen, kunnen kosten en verantwoordelijkheden per entiteit worden bijgehouden, wat strategische besluitvorming en leveranciersbeheer verbetert.

Naast de integratie met andere modules biedt de module Organisaties waardevolle inzichten in de structuur en relaties van uw organisatie. Krijg inzicht in de structuur, locatie, eigendom en relaties van verschillende entiteiten binnen uw organisatie. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van middelen, kostenoptimalisatie en strategische planning.

De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key-users (contactpersonenbeheerders). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die u hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: organisaties, personen en adressen

In de volgende gedeelten wordt nader ingegaan op enkele kernconcepten van deze module die voornamelijk relevant zijn voor beheerders:

1.1.1 Categorieën

Elke organisatie die wordt aangemaakt, wordt in een categorie aangemaakt. Zie voor algemene informatie over categorieën: Categorieën

De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:

1.2 Personen

Personen in de software zijn alle contactpersonen die echte personen vertegenwoordigen. Dit omvat alle personen binnen of gelieerd aan uw organisatie, zowel interne medewerkers als externe leveranciers. Elke persoon die vanuit organisatorisch oogpunt moet worden bijgehouden, bijvoorbeeld voor het beheren van samenwerkingen of het bieden van toegang tot het systeem als gebruiker, kan in deze module als persoon worden toegevoegd.

Net als organisaties worden personen ook gebruikt voor integratie met andere modules:

• Bijvoorbeeld:

  • Service Desk: Door aanvragen aan specifieke personen (bijvoorbeeld een Service Desk-medewerker) toe te wijzen, worden taken duidelijk aan specifieke personen toegewezen en kan de persoonlijke prestatie worden bijgehouden.

  • Contracten: Door de personen die contractherinneringen voor een contract moeten ontvangen aan het contract te koppelen, kunnen verantwoordelijkheden worden bijgehouden en worden de juiste personen geïnformeerd. Dit verbetert de strategische besluitvorming en het contractbeheer.

De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key-users (contactpersonenbeheerders). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die u hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: organisaties, personen en adressen

In de volgende gedeelten wordt nader ingegaan op enkele kernconcepten van deze module die voornamelijk relevant zijn voor beheerders:

1.2.1 Categorieën

Elke persoon die wordt aangemaakt, wordt in een categorie aangemaakt. Zie voor algemene informatie over categorieën: Categorieën

De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:

1.3 Adressen

Adressen worden meestal niet afzonderlijk beheerd, maar in relatie tot organisaties en gebouwen. Om de adressen van organisaties en gebouwen te registreren, is deze module ook standaard altijd beschikbaar.

Key-users kunnen alle kernconcepten van deze module beheren (contactpersonenbeheerders). Daarom worden deze concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die u hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: organisaties, personen en adressen

2. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Contactpersonen vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:

• Zie voor een gebruikershandleiding: Gebruikershandleiding: organisaties, personen en adressen

• Zie voor gedetailleerdere informatie over de implementatie (waaronder welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de startpagina en opties in het navigatiemenu): De omgeving initialiseren