Bezoekers

Een bezoeker aanmaken in Asset

Een bezoeker aanmaken

1. Je kunt een nieuwe bezoeker aanmaken in de bezoekersmodule door op de knop “Visitor +' op je startBoard te klikken. Het volgende scherm wordt weergegeven:

2. Op deze pagina kun je de verschillende gegevens van de bezoeker invullen. De velden met een * zijn verplicht. De overige velden zijn optioneel.

Veldgegevens met betrekking tot de bezoeker

3. Nadat je de velden hebt ingevuld, heb je drie opties:

• De bezoeker indienen: Als je vergeet de bezoeker in te dienen, verschijnt deze niet in je overzicht “My Visitors” en wordt de bezoeker binnen 24 uur automatisch verwijderd.
• De bezoeker verwijderen.
• Het aanmaken van de bezoeker annuleren.
  

Een medebezoeker toevoegen

Als de bezoeker gezelschap meeneemt, kun je deze extra bezoekers toevoegen met de knop “Add co-visitor” onderaan je scherm.

Een bezoeker bewerken/annuleren

1. Je kunt geregistreerde bezoekers op je startBoard bekijken via de tegel “My Expected Visitors”. Je kunt ook de knop “My visitors” gebruiken.

2. Open de bezoeker die je wilt bewerken door op de referentie te klikken.
3. Om wijzigingen aan te brengen, klik je op de wijzigingsknop, bewerk je de gegevens van de bezoeker en klik je op indienen.
4. Om het bezoek te annuleren, klik je op de knop “Cancel visitor”.

Badge afdrukken

De functionaliteit voor het afdrukken van bezoekersbadges is alleen beschikbaar voor key users. Doorgaans worden de receptie-/balie-medewerkers als key users voor de bezoekersmodule aangewezen.

Terugkerende bezoeker

Een terugkerende bezoeker aanmaken

Als iemand het bedrijf/kantoor regelmatig bezoekt, kun je een terugkerende bezoeker aanmaken. Als je deze optie niet ziet, vraag je Asset-applicatiebeheerder om deze aan je gebruikersaccount toe te voegen.

1. Vul de gegevens in zoals bij een normale bezoeker.
2. Klik echter niet op “Submit”, maar op de knop “Create recurring visitor”.

3. Er verschijnt nu een pop-upvenster waarin je een terugkerende bezoeker kunt aanmaken.

4. Klik op “OK” om door te gaan.

5. Voer de planningsgegevens van de terugkerende bezoeker in.

PLANNING

• Verwachte aankomsttijd: startdatum en -tijd van de eerste keer
• Verwachte eindtijd: einddatum en -tijd van de eerste keer
• Cyclus/ Dag/ Dag van de maand: de combinatie van deze instellingen bepaalt wanneer de bezoeken worden gepland

GENEREREN TOT

• Einddatum: de laatste datum waarvoor een bezoeker moet worden aangemaakt
• Maximumaantal: hoeveel bezoekers moeten worden aangemaakt

Let op: wanneer ‘Einddatum’ en 'Maximumaantal' beide leeg zijn, wordt slechts één bezoeker aangemaakt. Wanneer beide instellingen zijn ingevuld, bepaalt de instelling die het eerst wordt bereikt het aantal bezoekers dat wordt gegenereerd.

6. Klik op ‘Create visitors’ om de bezoekers te genereren op basis van de planningsinstellingen

Een voorbeeld van instellingen voor een terugkerende planning voor iemand die de komende 6 maanden elke maand op de tweede woensdag komt	Een voorbeeld van instellingen voor een terugkerende planning voor iemand die de komende 6 maanden elke week op woensdag komt

Een terugkerende bezoeker annuleren/bewerken

Je kunt een terugkerende bezoeker niet bewerken of in één keer verwijderen. Zodra de bezoekers zijn aangemaakt, kun je elke bezoeker op dezelfde manier bewerken als een reguliere bezoeker.