Reserveringen (incl. terugkerende reserveringen)

Hoe maak je een reservering?

Een reservering maken

Je kunt een reservering maken door op de knop ‘Reservering+’ op je startBoard te klikken.

1. Vul de velden in om een reservering te maken. De velden met een asterisk (*) zijn verplicht.
   - Aanvrager: Voor wie is de reservering? Hier wordt je eigen naam ingevuld. Key-users kunnen ook namens iemand anders een reservering maken. Vul hier de naam van die persoon in.
   - Type: het type bepaalt welke opties beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij sommige typen kan bijvoorbeeld geen catering aan de reservering worden toegevoegd, terwijl andere typen alleen kunnen worden gebruikt om een bedrijfsauto te reserveren. De details van de typen worden bepaald door de systeembeheerder.
   - Onderwerp: onderwerp van de vergadering
   - Object: in welk object vindt de reservering plaats? Deze instelling werkt als filter voor de items (ruimtes, apparatuur enzovoort) die aan de reservering kunnen worden toegevoegd.
   - Van/tot: begin- en eindtijd van de reservering
   - Personen: hoeveel mensen de vergadering zullen bijwonen
   - Opstelling: kies een zitopstelling. Dit veld werkt als filter voor de ruimtes die aan de reservering kunnen worden toegevoegd. Je kunt dit veld leeg laten als de zitopstelling niet van belang is of als je alle beschikbare ruimtes wilt zien.
   
2. Druk nu op de knop “Beschikbaarheid tonen”.
3. Afhankelijk van de tot nu toe ingevoerde gegevens (type, object enzovoort) wordt de lijst met items die aan de reservering kunnen worden toegevoegd weergegeven of bijgewerkt.

    

4. Selecteer in de tabbladen onderaan de pagina de items (bijvoorbeeld ruimtes, catering en bezoekers) die je aan de reservering wilt toevoegen door op het selectievakje te klikken. Het toevoegen van items aan een reservering wordt in het volgende gedeelte van dit artikel uitgebreid uitgelegd.

5. Klik op de knop “Volgende stap”.
6. Op dit scherm kun je controleren of alles correct is. Er zijn verschillende opties voor snelle toegang beschikbaar om de reservering te wijzigen, bijvoorbeeld:

   1. Opmerkingen toevoegen

   2. Ruimtes verwijderen
   3. Cateringitems dupliceren (bijvoorbeeld om een tweede keer ‘koffie’ toe te voegen)
   4. Bezoeker toevoegen/verwijderen
7. Klik op ‘Vorige stap’ als je de reservering wilt wijzigen, of druk op de knop “Reservering bevestigen” om de reservering af te ronden.

Items toevoegen aan een reservering

Wanneer je een nieuwe reservering maakt, heb je verschillende tabbladen om items aan je reservering toe te voegen.

Beschikbare ruimtes

Op dit tabblad kun je de gewenste ruimte voor je vergadering selecteren. Je ziet een lijst met ruimtes, afhankelijk van je vergaderinstellingen (object, aantal personen en zitopstelling) en de beschikbaarheid van de ruimte op het gewenste tijdstip.

Beschikbare apparatuur

In dit gedeelte kun je apparatuur aan je vergadering toevoegen. Bijvoorbeeld een beamer.

Catering

Indien nodig kun je cateringitems aan de vergadering toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld koffie, lunch en bitterballen aan de reservering toevoegen.

Bezoekers

Hieronder zie je een voorbeeld van het tabblad “bezoeker”.

Als er (externe) bezoekers zijn, kun je deze via dit tabblad aan de vergadering toevoegen. Je kunt een bezoeker uit de lijst selecteren of een nieuwe bezoeker aanmaken. Wanneer je een nieuwe bezoeker aanmaakt, moet je de gegevens van de bezoeker invullen.

Overzicht van reserveringen

Je kunt een overzicht van je aanvragen bekijken via de knop “Mijn reserveringen” op je startboard.

Op het volgende scherm kun je instellen voor welke periode je je reserveringen wilt bekijken door “Starttijd vanaf” en “Starttijd tot” aan te passen. Klik vervolgens op de knop “Zoeken”. Laat alle velden leeg om AL je reserveringen weer te geven.

De reserveringen worden weergegeven zoals hieronder.

Hoe annuleer of wijzig je een reservering?

1. Klik in je overzicht van reserveringen op een reservering om deze te openen.
2. Klik op “Wijzigen”.
3. Pas de gewenste wijzigingen toe (bijvoorbeeld de tijd/datum wijzigen of items toevoegen of verwijderen).
4. Klik op ‘Verzenden’ wanneer je klaar bent.
5. Druk op de knop “Annuleren” om een vergadering te annuleren.

Een terugkerende reservering maken

Als je de optie hebt om terugkerende reserveringen te maken, zie je de extra knop “Reserveringsschema maken”. Deze knop is beschikbaar:

• Op het scherm waarop je een nieuw gemaakte reservering bevestigt.
• Wanneer je een reservering opent met de status ‘Bevestigd’.

Laten we een nieuwe reservering maken:

1. Druk op de knop “Reservering +” op je startBoard.

2. Vul de gevraagde velden in, druk op de knop “Beschikbaarheid tonen” en voeg de benodigde items toe.

3. Druk op “Volgende stap”. Op dit scherm kun je deze enkele reservering bevestigen, maar zie je ook de knop “Reserveringsschema maken”.

4. Klik op “Reserveringsschema maken” om een terugkerende reservering te maken.

5. Je ziet een pop-upwaarschuwing dat de huidige reservering wordt omgezet in een periodieke reservering. Druk op ‘Ok’ om door te gaan.

6. Nadat je op OK hebt gedrukt, wordt de terugkerende reservering gemaakt. Nu kun je de details van de terugkerende reserveringen toevoegen:

• De tijd van de reservering
• De herhaling: dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks.
• De startdatum van de reeks
• Een einddatum of het totale aantal herhalingen

Een voorbeeld van instellingen voor een terugkerend reserveringsschema voor een reservering elke maand op de tweede woensdag van 10.00 tot 12.00 uur gedurende de komende 10 weken	Een voorbeeld van instellingen voor een terugkerend reserveringsschema voor een reservering elke week op woensdag van 10.00 tot 12.00 uur zonder einddatum.

7. Als je tevreden bent met de instellingen, druk je op “Reserveringen maken/verzenden/bijwerken” om de terugkerende reservering te bevestigen en de reserveringen voor dit schema te maken.
Opmerking: afhankelijk van de instellingen kan het maken van de reserveringen enige tijd duren, omdat voor elke reservering de autorisaties en beschikbaarheid moeten worden gecontroleerd.

Een terugkerende reservering wijzigen

Als eindgebruiker heb je geen overzicht van je terugkerende reserveringen. Je hebt alleen een overzicht van al je reserveringen. Elke herhaling van je terugkerende reservering wordt als een afzonderlijke reservering weergegeven.

1. Open een reservering die deel uitmaakt van een reeks.

2. Je kunt nu op de terugkerende reservering klikken; zie de schermafbeelding, gemarkeerd in rood.

Voorbereidingen

3. Klik op ‘Wijzigen’ en op ‘Ok’ wanneer je de pop-up ziet.

4. Je kunt nu de details van het schema wijzigen.

5. Je kunt ook het ‘Reserveringssjabloon’ openen door op de hyperlink te klikken. In het reserveringssjabloon kun je items toevoegen/verwijderen enzovoort. Nadat je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klik je op ‘Opslaan en terugkeren’ om terug te gaan naar het reserveringsschema.

De reserveringen wijzigen

6. Klik op ‘Maken/verzenden/bijwerken’ bij de terugkerende reservering.