Reserveringen (incl. terugkerende) voor key-users

Als key-user heb je meerdere opties om een nieuwe reservering aan te maken. Je kunt een van de vier hieronder uitgelegde opties gebruiken:

1. Klik op de knop ‘Reservering+’ op je startBoard. Dezelfde instructies gelden als voor reguliere gebruikers, met als toevoeging dat je het veld ‘Aanvrager’ kunt wijzigen. Hierdoor kun je een reservering voor iemand anders aanmaken.

2. Menuoptie ‘Reserveringen’ > ‘Reserveringen’ > klik op de knop ‘Nieuwe reservering aanmaken’

   Onbekende bijlage

3. Menuoptie ‘Reserveringen’ > ‘Reserveringskalender’ > klik op het symbool '+' rechtsboven in je scherm

4. Menuoptie ‘Reserveringen’ > ‘Reserveringskalender’ > gebruik de optie slepen en loslaten (zie schermafbeelding)
    

   Onbekende bijlage

    

Als reserveringscoördinator kun je alle reserveringen in het systeem bekijken en wijzigen. Je kunt de reserveringen openen via:

Zoeken via de menuoptie “Reserveringen”

Voer een zoekopdracht in om naar een reservering te zoeken of laat het veld leeg (dan worden alle reserveringen getoond). Klik op de knop “Zoeken” om de zoekopdracht te starten. Je kunt ook de optie voor geavanceerd zoeken gebruiken.

Onbekende bijlage

Zoeken met behulp van de “Reserveringskalender”

Je kunt de aangemaakte reserveringen in de verschillende tijdvakken in de kalender bekijken. De eerste weergave van de kalender is altijd de dagweergave. De opties om de weergave te wijzigen worden uitgelegd in t

Onbekende bijlage

Nadat je de reservering hebt geopend, kun je de details van de reservering wijzigen (door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken). Zie het eindgebruikersartikel over reserveringen voor meer informatie over het wijzigen van reserveringen: Reserveringen (incl. terugkerende) .

Onbekende bijlage

In de reserveringskalender krijg je een overzicht van de aangemaakte reserveringen op de datum en tijd van de verschillende reserveerbare objecten. Je kunt de weergave aanpassen om de reserveringen voor één specifieke eigenschap te bekijken of wisselen tussen een dagelijks, wekelijks of maandelijks overzicht.  Het is ook mogelijk om op specifieke tekst of een specifieke naam te filteren.

Onbekende bijlage

• Als je op een reservering klikt, wordt deze geopend en kun je de details bewerken.
• Een andere manier om een reservering aan te maken is door een tijdvak te selecteren in de rij van de ruimte die je wilt reserveren. (Zie de onderstaande schermafbeelding: het rode vak is het geselecteerde tijdvak; voor die periode wordt een reservering aangemaakt.) Dit is ook mogelijk in de wekelijkse en maandelijkse weergave. Let echter goed op de geselecteerde periode als je dit niet in de dagweergave gebruikt; je kunt de periode aanpassen in de weergave voor het aanmaken van een reservering.

Onbekende bijlage

Kleuren van een reservering

De status van een reservering bepaalt de kleur van de reservering in de kalender.

• Lichtgeel: reservering die nog niet is ingediend (status ‘Concept’)
• Oranje: reservering die is ingediend, maar nog niet is goedgekeurd (status ‘Aangevraagd’ of ‘Wijziging’)
• Groen:  goedgekeurde reservering

Daarnaast:

• Geannuleerde reserveringen zijn verborgen in de kalender
• Een kleine rode lijn geeft aan dat catering aan de reservering is toegevoegd (zie schermafbeelding)
  • Opmerking: er is geen lijn beschikbaar om andere reserveerbare items, zoals bezoekers en apparatuur, te identificeren.

Onbekende bijlage

Onbekende bijlage

Zoek deze via de menuoptie ‘Terugkerende reserveringen’. In deze module vind je alle terugkerende reserveringen in de systemen en kun je deze wijzigen of annuleren.  Gebruik de standaard- of geavanceerde zoekfunctie om ze te vinden.

Onbekende bijlage

Een terugkerende reservering wijzigen

De instructies voor het wijzigen van terugkerende reserveringen vind je in het eindgebruikersartikel over Reserveringen (incl. terugkerende). Daarnaast kun je als key-user ook terugkerende reserveringen van andere personen wijzigen.

Reserveerbare objecten

Instellingen van een reserveerbaar object openen en wijzigen

1. Gebruik de menuoptie “Reserveerbare objecten” in het menu onder “Reserveringen”.
2. Selecteer eventueel een objecttype en klik op ‘Zoeken’.
3. Je ziet een lijst met de reserveerbare objecten; open een object om het te bewerken.
4. Je kunt de instellingen van een reserveerbaar object wijzigen. Beweeg met je muis over de opties om de helptekst te bekijken waarin wordt uitgelegd wat die optie doet.
5. Klik na het aanbrengen van een wijziging op “Opslaan en terugkeren” om je wijzigingen op te slaan.

Onbekende bijlage

Handmatig nieuwe reserveerbare objecten aanmaken

De methode voor het aanmaken van een reserveerbaar object is voor alle objecttypen hetzelfde. Volg deze stappen om een asset, ruimte of catalogusitem (niet langer) reserveerbaar te maken:

1. Zoek het item via de menuoptie:
   1. ASSETS: Assets > Asset > zoeken
   2. EIGENSCHAPPEN: Eigenschappen > Eigenschappen > open eigenschap > tabblad ‘Ruimtes’
   3. CATALOGUSITEMS: Assets > Catalogus > gebruik de zoekterm om je cateringitem te vinden, of gebruik Geavanceerd zoeken > “Categorie = Reserveerbare items” > OK. 
      Opmerking: alleen catalogusitems met de categorie ‘Reserveerbare items’ kunnen reserveerbaar worden gemaakt.
2. Nadat je het item hebt geopend > stel ‘Reserveerbaar = ja’ in
3. Het tabblad ‘Reserveringsinstellingen’ verschijnt nu en het item is nu reserveerbaar. Je kunt het tabblad openen en desgewenst aanvullende instellingen configureren.
4. Je kunt het item dat je reserveerbaar hebt gemaakt nu vinden via de menuoptie: Reserveringen > reserveerbare objecten

Onbekende bijlage

Als je over de benodigde toegangsrechten beschikt, heb je de menuoptie “Reserveringsdashboard”. Wanneer je deze opent, krijg je de volgende overzichtspagina te zien:

Onbekende bijlage

Elke knop leidt naar een overzichtspagina van het aangegeven onderwerp: