Contractbeheer

Een nieuw contract aanmaken

1. Open het contractmenu en klik op de eerste optie: “Contracten” om een contract toe te voegen.

2. Klik op “Nieuw contract aanmaken”.

3. U ziet een nieuw scherm met drie stappen: Contractinformatie > Duur > Herinnering. Deze wizard begeleidt u bij het aanmaken van een nieuw contract.

4. In de stap “Contractinformatie” moeten we informatie invoeren in de volgende velden. De velden met een * zijn verplicht. Nadat u de benodigde informatie hebt ingevuld, klikt u op “Volgende stap” om naar het volgende tabblad te gaan. Als u de muisaanwijzer boven het veld houdt, verschijnt er helptekst.

5. De stap “Duur” gaat over de duur van het contract. Nadat u de benodigde gegevens hebt ingevoerd, klikt u op “Volgende stap” om verder te gaan.

 6. De laatste stap voordat u het contract voltooit, is de stap “Herinnering”. Nadat u deze velden hebt ingevuld, klikt u op “Registratie voltooid” om het contract af te ronden.

Hoe opent u een (bestaand) contract?

Een contract openen:

1. Klik op “Contracten” in het menu Contracten

2. Voer uw zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en klik op “Zoeken”. U ziet de resultaten onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken.

3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openen.

Contractweergave

Wanneer een contract wordt geopend, ziet u een scherm met zes tabbladen.

Het tabblad “Algemeen”

Op het tabblad “Algemeen” vindt u algemene informatie over het contract.

• U kunt op dit scherm informatie wijzigen/toevoegen/bijwerken.
• Onderaan de pagina vindt u de optie om sub-contracten toe te voegen. Door op ‘nieuw’ te klikken, worden de instellingen van het huidige contract gedupliceerd en wordt het nieuwe contract ingesteld als een onderliggend contract van het contract waarin u zich bevond.

Het tabblad “Contractitems”

Op dit tabblad worden contractitems toegevoegd. De som van de contractitems vertegenwoordigt het totale bedrag van het contract.

CONTRACT Voordat u een contractitem toevoegt, kunt u enkele standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factureringsperiode-instellingen die u hier instelt, worden als standaard gebruikt voor de contractitems die u later aanmaakt. Prijsperiode Factureringsperiode
PERIODE De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van uw invoer bij het aanmaken van het contract met de wizard.

Wat u moet weten over contractitems

Prijs- en factureringsperiode:

• Nadat u de contractitems hebt aangemaakt, zijn de instellingen voor de prijs- en factureringsperiode op de contractitems leidend. U kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas).
• We raden af om afwijkende factureringsperioden toe te passen op uw contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt.

Begin- en einddatum

• Contractitems hebben ook een begin- en einddatum; deze kunnen afwijken van de periode-instelling.
• De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode vallen.
• Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dat geval zijn de datums die op de periode zijn ingesteld van toepassing.
• De datums op de contractitems zijn leidend voor facturering en verlenging.

Actief, historisch en toekomstig contractitem

Onderaan de pagina staat een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen ziet u een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en objecten.

Een generiek item aan het contract toevoegen

1. Klik op “Generiek item toevoegen” in het onderdeel “Actieve contractitems”.
2. Er wordt nu een leeg contractitem aan de lijst toegevoegd.
3. Vul de details van het generieke item rechtstreeks in het onderdeel in. U kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode enzovoort toevoegen. Deze waarden maken deel uit van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd.
4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op ‘Opslaan en terugkeren’ als u klaar bent met het toevoegen van items.

Een asset aan het contract toevoegen

1. Klik op “Asset toevoegen” in het onderdeel onderaan, onder “Actieve contractitems”.
2. Selecteer de asset(s) die u aan het contract wilt toevoegen.
3. Klik nu op ‘Ok’ om de geselecteerde asset toe te voegen.
4. U kunt de details van de asset invullen. U kunt de beschrijving, de prijs, de periode enzovoort wijzigen.
5. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op ‘Opslaan en terugkeren’ als u klaar bent met het toevoegen van items.

Een gebied aan het contract toevoegen

1. Klik op “Gebied toevoegen” in het onderdeel onderaan, onder “Actieve contractitems”.
2. Vul de filtervelden in en klik op ‘Zoeken’.
3. Selecteer het/de gebied(en) en klik op ‘Ok’
4. Kies de objectgebruikstypen die u voor het/de gebied(en) wilt toevoegen

   1. Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als assets en objecten. In plaats daarvan worden objectgebruikstypen (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetdiensten.

   2. Opmerking: als u nu op een leeg scherm terechtkomt, zijn er nog geen objectgebruikstypen aangemaakt. Het informatiepaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen.
5. Nu kunt u de details van het gebied invullen. U kunt een beschrijving, de prijs, de periode enzovoort toevoegen.
6. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op ‘Opslaan en terugkeren’ als u klaar bent met het toevoegen van items.

Nieuwe ‘objectgebruikstypen’ toevoegen
Objectgebruikstypen kunnen alleen door een beheerder worden aangemaakt en beheerd. U vindt de objectgebruikstypen via de startBoard-knop ‘Module-instellingen’ > het tabblad "Stamgegevens” > klik vervolgens op de functie "Gebruikstypen.”

In een objectgebruikstype kunt u de standaardprijs, het btw-tarief, de eenheid, de prijsperiode enzovoort definiëren. Voor elk gebied dat aan een contract wordt toegevoegd (via de periode als contractitem), worden alle objectgebruikstypen weergegeven en kunnen deze worden geselecteerd om als contractitem toe te voegen.

Het tabblad “Perioderegelingen”

Op dit tabblad kunt u extra perioderegelingen aanmaken. De eerste perioderegeling wordt automatisch aangemaakt op basis van de contractwizard waarmee het contract is gegenereerd.

Waarom meerdere perioderegelingen gebruiken?

• Er is geen reden om meer perioderegelingen aan te maken als een contract periodiek met dezelfde periode wordt verlengd (bijvoorbeeld 1 of 2 jaar).
• Meerdere perioderegelingen worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn twee perioderegelingen nodig. Zie de onderstaande schermafbeelding.

  • Perioderegeling 01 wordt automatisch aangemaakt door de contractwizard. Hier is een duur van 5 jaar ingesteld.

  • Perioderegeling 02 wordt later toegevoegd door op ‘Nieuw’ te klikken in het onderdeel ‘Perioderegeling’. Omdat periode 02 de laatste perioderegeling is, wordt het contract volgens de instellingen van deze perioderegeling verlengd (dus elke twee jaar) totdat het contract wordt beëindigd.

Het tabblad “Facturering”

Op dit tabblad worden factureringsinformatie en -instellingen weergegeven. Bovendien toont het onderdeel “Facturen” de bijbehorende facturen voor dit contract. U kunt wisselen tussen alle en openstaande facturen met de knop ‘Openstaande tonen/Alles tonen’ in het onderdeel “Facturen”.

Houd de muisaanwijzer boven de instellingen om te zien wat ze doen. Een aantal instellingen wordt uitgelicht:

• Uitsluiten van factuurrun: als het contract niet via een factuurrun hoeft te worden gefactureerd, kunt u deze instelling inschakelen.
• Factureren vanaf: Contractitems vóór deze datum worden genegeerd bij het factureren van een contract. Wanneer gebruikt u deze instelling? Stel dat u Asset op 2023/01/01 bent gaan gebruiken en een contract hebt toegevoegd dat begint op 2020/01/01. In dat geval wilt u niet dat Asset de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items waarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. U kunt “Factureren vanaf = 2023/01/01” instellen.
• Begindatum betalingscyclus:

  • Geen datum ingevuld: standaard worden contractitems voor een hele maand gefactureerd, waarbij de begindatum de eerste dag van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijvoorbeeld 2023/03/01 tot en met 2023/03/31).

  • Datum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermafbeeldingen.

Te factureren contractitems bekijken

Nadat u een contract hebt aangemaakt, wilt u mogelijk bekijken welke items op de volgende factuur worden aangemaakt.

1. Klik op ‘Periodieke factuur’ op het tabblad “Factuur”
2. Stel een einddatum in
3. Klik op ‘Ok’ voor een voorbeeld.
4. Klik op ‘Terug’ > en klik nogmaals op ”Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het contract.

Het tabblad “Meldingen

Op dit tabblad kunt u de automatische meldingen uitschakelen/inschakelen en:

• Het standaardcontact wijzigen dat de contractherinneringen ontvangt.
• De automatisch gegenereerde meldingen bekijken. Deze meldingen worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt op basis van de contractinstellingen. Wijzig deze niet.
• Extra ontvangers voor de meldingen toevoegen:
  1. Navigeer naar het onderdeel “Extra melding sturen naar” (onderaan de pagina)
  2. Klik op ‘Toevoegen.’
  3. Zoek een contact en selecteer dit
  4. Klik op ‘Toevoegen.’
  5. Het contact dat aan het onderdeel is toegevoegd, ontvangt nu ook de meldingen

Het tabblad “Documenten”

Hier vindt u alle relevante documenten voor dit contract en kunt u nieuwe documenten toevoegen.