Moeilijkheidsgraad: starter / beginner / expert / legende
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel kun je:
- Een facturatierun plannen
- Een facturatierun wijzigen
Facturatieruns
Dit is een batchproces voor bulkfacturatie, eenmalig of periodiek vanuit contracten. Je kunt wekelijks, per kwartaal of jaarlijks plannen volgens contractafspraken. Activering gebeurt een instelbaar aantal X dagen vóór de facturatieperiode.
Een run hoort altijd bij een schema dat periode en aantal runs bepaalt.
Een facturatierunschema openen
Een facturatierun openen
- Ga naar Invoicing → Invoice runs
- Zoek de run
- Klik op de IVR-referentie
Een facturatierunschema openen
- Ga naar Invoicing → Invoice runs
- Klik op Invoice run schedules
- Zoek het schema
- Klik op de IRS-referentie
Een facturatierunschema aanmaken
Een facturatierunschema aanmaken
- Ga naar Invoicing → Invoice runs
- Klik op Invoice run schedules
- Klik op Create invoice run schedule
- Vul de gegevens in en klik op Generate invoice runs
Gebruik Save and return als je nog geen runs wilt aanmaken
- Onderaan verschijnen de gegenereerde runs.
Info
Er zijn nog geen facturen aangemaakt. Dit gebeurt handmatig of automatisch volgens Automatically generate invoices run = yes/no.
Veldnaam |
Beschrijving |
|---|---|
Name (1) |
Naam van het schema |
Description (1) |
Beschrijving van het schema |
From |
Begindatum van de eerste facturatieperiode |
To and including |
Einddatum van de eerste periode. Bij maandelijks is dit een maand na From |
Name (2) |
Naam van het runsjabloon |
Description (2) |
Beschrijving van het runsjabloon |
Cycle |
Cyclus, zoals week, maand of jaar |
Invoice name |
Factuurnaam |
Invoice name format |
Kies een naamformaat:
|
Invoice category |
Selecteer de categorie |
Invoice date |
Factuurdatum voor de eerste run. Bij de periode 4/1/23–4/30/23 kan dit bijvoorbeeld 4/3/23 zijn. |
Due date |
Vervaldatum van de eerste factuur. |
Facturen automatisch genereren
Facturen automatisch genereren
Met onderstaande instellingen automatiseer je het proces. Bij een instelling op no zijn handmatige stappen nodig, zoals hieronder.
Facturen handmatig genereren
Facturen handmatig genereren
Een instelling op no vereist handmatige uitvoering:
- Automatically approve run
- Automatically generate amounts invoice run, of
- Automatically generate invoices run
Een facturatierun openen
- Ga naar Invoicing → Invoice runs
- Zoek rechtstreeks of open via het schema
- Open via de blauwe referentielink
Stappen van een facturatierun
- De run begint in “Draft”, maar gaat direct verder.
- De volgende status is “On hold”, in afwachting van activering. Op de activeringsdatum wordt de status handmatig of automatisch “Submitted’.
- Genereer vervolgens de bedragen op Amounts.
Amounts → Generate
- Dit gebeurt op de achtergrond en kan even duren. Vernieuw indien nodig.
- Open via het vergrootglas bij To be invoiced amounts de details.
- Delete amounts verwijdert de gegenereerde bedragen, bijvoorbeeld na contractwijzigingen. De knop is alleen beschikbaar als de run nog niet is goedgekeurd of facturen zijn aangemaakt.
Na generatie moet de Invoice run reviewer goedkeuren. Dit kan worden geautomatiseerd.
- Genereer ten slotte facturen op Invoices.
Invoices → Generate
- Ook dit is een achtergrondproces dat tijd kan kosten.
Daarna worden facturen verzonden; dit staat in een apart artikel.
Info
De instellingen staan onder Admin → Module settings → Contracts:
- Activate invoice run x days before start date
- Automatically approve run
- Automatically generate amounts invoice run
- Automatically generate invoices run
Samenvatting
- Een facturatierun genereert facturen in bulk.
- Elke run hoort bij een schema.
- Volledige automatisering is mogelijk via de instellingen
- Maak runs aan via Invoicing → Invoice runs