Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen kun je:
- Instroom, mutatie en uitstroom aanmaken
- Een takenlijst aanmaken
- Functievoorzieningen aanmaken
Instroom, mutaties en uitstroom
IMO registreert en beheert taken en uitgifte van voorzieningen bij nieuwe medewerkers, functiewijzigingen en vertrek. Afdelingen behandelen hun eigen taken en voorzieningen.
De klant kan alle soorten taken aanmaken en beheren.
Voorbeelden:
- IT geeft een laptop uit
- Facilitair wijzigt toegangscodes bij functiewijziging
- De manager informeren over de eerste werkdag
- Een laptop innemen bij vertrek
Functies
Functies
- Employees → Functions maakt functies aan.
- Maak een lijst zoals directeur, HR-manager, officemanager of consultant.
- Deze zijn selecteerbaar in Function op de medewerkerskaart.
- Hieronder volgt inrichting van taken per functie.
|
|
Functievoorzieningen
Functievoorzieningen
Deze bepalen gegenereerde taken bij instroom en uitstroom. Er zijn algemene voorzieningen, zoals bloemen, en functiespecifieke zoals een technicusbadge.
Employees → Function provisions bevat:
- Provisions: verplicht een asset koppelen. Laptop, telefoon of badge worden uitgegeven bij instroom en ingenomen bij uitstroom, met registratie van gebruik.
- Inflow tasks: bloemen of inschrijving voor verplichte opleiding.
- Outflow tasks: afscheidsbijeenkomst.
Velden en opties:
Veld |
Beschrijving |
|---|---|
Type |
Voorziening, instroomtaak of uitstroomtaak.
|
Function dependent |
YES/NO: No maakt deze algemeen beschikbaar. Bij Yes koppel je relevante functies onder Functions facilities onderaan. |
Basic issue/take in item |
YES/NO: Yes voegt relevante taken automatisch toe. No maakt ze optioneel. E-mail is bijvoorbeeld standaard, smartphone optioneel, zelfs bij dezelfde functie. |
Service group |
De uitvoerende groep, zoals IT of facilitair. |
Approver group |
Goedkeuringsgroep; leeg slaat goedkeuring over. |
Dependent on |
Een andere voorziening moet eerst zijn afgehandeld voordat de uitvoeringsgroep de taak krijgt. |
Task list |
Voeg een takenlijst toe; zie hieronder. |
Asset category |
Alleen bij Type = Provision. |
Asset |
Een specifiek asset wordt automatisch op de taak ingevuld, zonder keuze. |
Voorzieningstakenlijsten
Voorzieningstakenlijsten
Info
Takenlijsten zijn optioneel en niet nodig voor correcte instroom.
Iedere voorziening geeft een aparte taak. Takenlijsten verminderen stappen en klikken.
Voorbeeld:
- Paspoortkopieën maken
- Inschrijven voor introductie
- Namen en telefoonnummers van noodcontacten registreren.
HR ziet dan één taak in plaats van drie.
Stap 1: een takenlijst aanmaken
- Employee → Task lists provisions.
- Add naast Pivot.
- Add voegt een taak toe.
- Wijzig het volgnummer voor de volgorde.
- Vul de beschrijving in Task in.
|
|
|
Na starten verschijnt de samengestelde taak op het startboard van de verantwoordelijke.
Stap 2: koppelen als functievoorziening
Koppel aan Function provision voor weergave in de gegenereerde taak.
Stappen:
- Employees → Function provisions
- Kies de functie → Search.
Add voor een voorziening.
Vul velden in; veldhulp geeft uitleg.
Kies de passende Service group.
Zo ontstaat één hoofdtaak, bijvoorbeeld Inflow HR Task List, met herinneringen aan onderliggende taken.
Instroom
Instroom
Stap 1: starten
Twee mogelijkheden:
- Medewerkerskaart → Issue/take in → New → Inflow → OK. De datum volgt automatisch de indiensttreding.
Opmerking: dit heeft de voorkeur - Of Issue/take in in het menu → New. Daarna
Inflow → Create. Vul medewerker en geplande indiensttreding in bij aanmaak.
Stap 2: indienen
- Medewerker en geplande datum zijn verplicht vóór indienen.
- Submitted genereert basistaken volgens functievoorzieningen en medewerkersfunctie.
Stap 3: samenstellen en extra taken/voorzieningen toevoegen
De beheerder voegt taken toe of verwijdert ze.
- Ook de servicegroep kan van de standaard afwijken.
- Stuur na samenstellen door via ‘Composition completed."
Stap 4: optionele goedkeuring
- Indien ingeschakeld krijgt de manager een taak om goed te keuren of taken te wijzigen, toe te voegen of verwijderen.
- Zonder vereiste of na goedkeuring wordt het In progress en starten alle taakworkflows.
Stap 5: taken afhandelen
Taakworkflowopties:
-
Waiting:
Wacht op afhankelijke taken; na afhandeling gaat deze automatisch verder. -
Review:
Bij vereiste goedkeuring krijgt Approve by de taak. -
Execute:
Handel direct af of wijs een groepslid toe. Dan is de status Execution met dezelfde opties.
Stap 6: afronden met eventuele eindcontrole
Na alle taken sluit de workflow, of de beheerder krijgt eindcontrole bij Review handling.
Uitstroom
Uitstroom
Een uitstroom aanmaken
Volg instroom maar kies Outflow bij stap 1.
Uitstroom tegenover mutatie
De workflow is vergelijkbaar, maar genereert uitstroomtaken en neemt voorzieningen in in plaats van ze uit te geven.
Bij indienen ontstaan functiegebonden en algemene Outflow tasks. Assets worden ingenomen door dezelfde groep die ze uitgaf.
Samenvatting
- IMO beheert taken rond deze personeelsprocessen.
- Functievoorzieningen en takenlijsten vereenvoudigen en optimaliseren dit.