Instroom, mutaties en uitstroom

Avatar
Laura CARBO

Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel kun je:

  • Een instroom/mutatie/uitstroom maken
  • Een takenlijst maken
  • Functievoorzieningen maken

Instroom, mutaties en uitstroom

image-20230621-083828.png

Het instroom/mutatie/uitstroom-proces (IMO) wordt gebruikt om alle taken en (het uitgeven van) voorzieningen te registreren en te beheren die verband houden met de instroom (onboarding) van nieuwe medewerkers, wijzigingen in de functie (mutaties) van medewerkers en de uitstroom van medewerkers. Verschillende afdelingen kunnen deze activiteiten uitvoeren, afhankelijk van de specifieke taak of voorziening.

Deze taken kunnen elke taak zijn en kunnen door de klant worden gemaakt en beheerd.

Voorbeelden van deze taken zijn:

  • Een laptop uitgeven aan een nieuwe medewerker door de IT-afdeling
  • De toegangscodes wijzigen voor een medewerker die van functie verandert, door de facilitaire balie
  • De manager informeren over de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
  • De laptop innemen wanneer een medewerker vertrekt

 

Functies

Functies

  • Functies worden gemaakt via de menuoptie: "Medewerkers" > "Functies.”
  • Hier bouw je een lijst met alle functies die aan een medewerker kunnen worden toegewezen. Dit kan bijvoorbeeld een directeur, HR-manager, officemanager of consultant zijn.
  • De functies die je hier definieert, kunnen op de medewerkerskaart worden ingesteld in het veld ‘Functie’.
  • In de volgende hoofdstukken van deze beschrijving leggen we uit hoe je innametaken voor een (nieuwe) medewerker definieert op basis van diens functie.
image-20230621-085319.png

image-20230717-130319.png

 

 

Functievoorzieningen

Functievoorzieningen

Door de functievoorzieningen te configureren, bepaal je welke taken worden gegenereerd wanneer een instroom of uitstroom wordt gestart. Je kunt algemene voorzieningen instellen voor elke nieuwe medewerker (bloemen op de eerste werkdag) en functiespecifieke voorzieningen (een specifieke toegangspas voor technici).

 

Via de menuoptie "Functievoorzieningen" onder "Medewerkers" kun je de volgende typen functievoorzieningen definiëren:

  1. Voorzieningen - het is verplicht om een asset aan een voorziening te koppelen. Een voorziening wordt tijdens het instroomproces uitgegeven en tijdens het uitstroomproces ingenomen. Bijvoorbeeld een laptop, telefoon of toegangspas. Deze items worden geregistreerd bij uitgifte en inname.
  2. Instroomtaken. Bijvoorbeeld bloemen op de eerste werkdag of een taak voor de manager om de nieuwe medewerker in te schrijven voor een verplichte training.
  3. Uitstroomtaken. Bijvoorbeeld het organiseren van een afscheidsfeest.

image-20230621-092007.png


Per functievoorziening zijn de volgende velden en opties beschikbaar:

Veld Beschrijving
Type

Voorziening, instroomtaak of uitstroomtaak. 
Deze keuze bepaalt enkele aanvullende opties.

  • Als het een Voorziening is, kun je de assetcategorie en specifieke asset van de voorziening opgeven.
  • Als het een instroomtaak is, is deze alleen beschikbaar in het instroomproces.
  • Als het een uitstroomtaak is, is deze alleen beschikbaar in het uitstroomproces.
Functieafhankelijk

Ja of Nee.

  • Als dit is ingesteld op nee, is de voorziening beschikbaar om toe te voegen in elk instroomproces.

  • Als dit is ingesteld op ja, voeg je de medewerkersfuncties toe waarvoor deze taak of voorziening nodig is. De functies waarop de voorziening van toepassing is, worden onderaan de pagina toegevoegd in het gedeelte ‘Functiefaciliteiten’.
Basisitem uitgeven/innemen

Ja of Nee.

  • Als dit is ingesteld op ja, wordt de taak/voorziening automatisch toegevoegd aan een instroom/uitstroom/mutatie als deze relevant is voor de functie van de medewerker.
    Als dit is ingesteld op nee, is het toevoegen van deze voorziening aan een instroom/mutatie/uitstroom optioneel. Een e-mailaccount is bijvoorbeeld altijd vereist en wordt beschouwd als een basisitem. Een smartphone kan optioneel zijn, zelfs voor medewerkers met dezelfde functies.

  • Wanneer dit is ingesteld op nee, kan de voorziening als optioneel item aan de instroom worden toegevoegd.
Servicegroep Welke groep de taak krijgt om deze taak/voorziening af te handelen. Bijvoorbeeld IT of Facilitair.
Goedkeuringsgroep Als deze taak/voorziening eerst moet worden goedgekeurd, kan hier een groep worden opgegeven. Als dit veld leeg blijft, wordt de goedkeuringsstap in het proces van de innametaak overgeslagen.
Afhankelijk van Hier kun je een andere functievoorziening opgeven. De innametaak wacht dan met de afhandeling van deze andere innametaak voordat er een taak voor de servicegroep wordt gegenereerd om deze taak/voorziening af te handelen.
De taak om alle relevante software op de nieuwe laptop te installeren door de IT-afdeling kan bijvoorbeeld pas worden uitgevoerd nadat de laptop door de facilitaire afdeling is besteld en ontvangen.
Takenlijst Het is mogelijk om takenlijsten aan een taak/voorziening toe te voegen. Lees verderop in het artikel meer over takenlijsten.
Assetcategorie Alleen beschikbaar als "Type" is ingesteld op "Voorziening". In dit veld wordt de specifieke Assetcategorie gedefinieerd.
In de innametaak die op basis van deze voorziening wordt gegenereerd, kan de servicegroep de (beschikbare) assets in deze categorie kiezen.
Asset Het is mogelijk om één specifieke asset op te geven. Als je dit doet, wordt deze asset automatisch toegevoegd aan de innametaak voor deze specifieke voorziening; de servicegroep hoeft niet te kiezen uit alle assets van een bepaalde categorie.

Dit is alleen relevant voor assets die niet uniek worden geregistreerd, maar slechts één keer met een grote hoeveelheid.

Een voorbeeld is een gebruikersaccount voor een bepaald softwaresysteem. Je wilt weten wie een account heeft, dus je moet het uitgeven en registreren dat het door de medewerker wordt gebruikt, maar alle medewerkers die het gebruiken kunnen aan dezelfde asset worden gekoppeld.

Als je individuele assets wilt volgen, bijvoorbeeld precies wilt weten welke laptop door wie wordt gebruikt en hoe oud die laptop is, moet dit veld leeg blijven zodat voor elke innametaak een unieke asset kan worden uitgegeven.

 

Voorzieningen voor takenlijsten

Voorzieningen voor takenlijsten

Info

Let op: takenlijsten zijn optioneel en niet nodig voor een correct instroomproces

Elke functievoorziening in het vorige gedeelte genereert een afzonderlijke innametaak die door de servicegroep moet worden afgehandeld. Om veel stappen en klikken te voorkomen, is het mogelijk om takenlijsten te configureren.

Een voorbeeld van een takenlijst:
- Kopieën van het paspoort van de medewerker maken
- De medewerker inschrijven voor het introductieprogramma
- De namen en telefoonnummers van de noodcontacten van de medewerkers registreren".

Door een takenlijst te maken, ziet HR één taak in de takenlijst in plaats van drie afzonderlijke taken.

Stap 1: een nieuwe voorziening voor een takenlijst maken

  1. Ga naar “Voorzieningen voor takenlijsten” in het menu aan de linkerkant onder “Medewerker”.
  2. Klik op de knop “Toevoegen” naast Pivot.
  3. Klik op de knop “Toevoegen” om een (extra) taak toe te voegen.
  4. Je kunt de weergavevolgorde wijzigen door het volgnummer aan te passen.
  5. Voeg een beschrijving van de taak toe in het veld “Taak”.
     

image-20230621-094036.png

 

image-20230621-094458.png

 

Je hebt nu een takenlijst gemaakt. De taak met de lijst erin wordt na het starten van een instroomproces weergegeven op het startBoard van de gebruiker die verantwoordelijk is voor de taak.

image-20230718-074813.pngimage-20230718-075232.png

Stap 2: de voorziening voor de takenlijst toevoegen als functievoorziening

Een takenlijst kan worden toegevoegd aan een “Functievoorziening” en worden weergegeven in een innametaak die op basis van deze functievoorziening wordt gegenereerd.

Volg de volgende stappen om een takenlijst aan een functievoorziening toe te voegen:

  • Ga naar “functievoorzieningen” onder de menuoptie “Medewerkers”

  • Selecteer de functie waaraan je een takenlijst wilt toevoegen en klik op de knop “Zoeken”.
    image-20230718-082204.png

     

  • Klik op de knop “Toevoegen” om een nieuwe functievoorziening te maken.
    Vul de velden in; als je extra informatie over een veld nodig hebt, beweeg je de muis erover en verschijnt er helptekst.
    Let erop dat je de “Servicegroep” kiest die past bij de takenlijst die je aan de voorziening toevoegt.

image-20230718-083619.png

 

Hierdoor is het mogelijk om slechts één hoofdtaak te hebben, bijvoorbeeld: "Instroom-HR-takenlijst”, een lijst met taken die aan de servicegroep kan worden getoond als herinnering om al deze taken uit te voeren.

 

Instroom

Instroom

Stap 1: de instroom starten

Je kunt op twee manieren een nieuwe instroom starten:

  1. Open een medewerkerskaart > ga naar het tabblad "Uitgeven/innemen" > klik op de knop ‘Nieuw’ > kies instroom > Ok. De geplande datum wordt automatisch ingesteld op basis van de indiensttredingsdatum van de medewerker.
    Opmerking: dit heeft de voorkeur
  2. Een instroom kan ook worden gemaakt via de menuoptie "Uitgeven/innemen" aan de linkerkant. Klik op de knop “nieuw”.
    Kies vervolgens de optie instroom en klik op de knop “Maken”. In dit geval moeten de medewerker en de geplande datum (indiensttredingsdatum) al zijn ingesteld bij het maken van een medewerker.

 

Stap 2: de instroom indienen

  • Nadat de medewerker en de geplande datum zijn ingesteld (beide verplichte velden), kan de instroom worden ingediend.

  • De status verandert in "Ingediend” en Asset genereert alle basisinnametaken voor deze instroom op basis van de instellingen van de functievoorzieningen (in relatie tot de functie van deze medewerker).

     

image-20230711-080039.png

Stap 3: de instroom samenstellen (instellingen dubbel controleren en extra taken/voorzieningen toevoegen)

  • In deze status kan de instroom-/uitstroommanager extra innametaken toevoegen en innametaken verwijderen.
  • Ook kan de servicegroep van een specifieke innametaak worden gewijzigd (zodat gebruikers kunnen afwijken van de standaardinstellingen).
  • Nadat alle relevante taken voor deze instroom zijn toegevoegd, kan de instroom worden doorgestuurd via de functie "Samenstelling voltooid."

 

Stap 4: goedkeuring van de samengestelde instroom (optioneel)

  • Wanneer dit is ingeschakeld in de module-instellingen, ontvangt de manager van de nieuwe medewerker een taak om de instroom goed te keuren (of enkele innametaken te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen) als deze instelling op "Ja" staat.
  • Als de instelling is uitgeschakeld of wanneer de manager de instroom goedkeurt, krijgt de instroom de status "In behandeling" en wordt de subworkflow voor alle innametaken gestart.
     

Stap 5: de instroomtaken afhandelen

Elke innametaak volgt ook een workflow. Deze workflow heeft de volgende opties:

  • Wachten: 
    Als de innametaak afhankelijk is van een andere innametaak (op basis van de instellingen in de gerelateerde functievoorziening), start deze met de status "Wachten.” Nadat de afhankelijke innametaak is afgehandeld, gaat deze automatisch verder naar de volgende status.
  • Beoordelen: 
    Als de innametaak moet worden goedgekeurd (op basis van de instellingen in de gerelateerde functievoorziening), krijgt deze deze status en wordt er een taak gegenereerd voor de groep "Goedkeuren door".
  • Uitvoeren: 
    In deze status kan de innametaak rechtstreeks worden afgehandeld of worden toegewezen aan één specifieke persoon in de servicegroep (de innametaak krijgt dan de status "Uitvoering" met dezelfde opties).

image-20230717-141619.png

Stap 6: instroom voltooid (inclusief optionele goedkeuring door de instroom-uitstroommanager)

Wanneer alle taken zijn voltooid, wordt de instroomworkflow automatisch gesloten. Als de instelling ‘Afhandeling beoordelen’ is ingeschakeld in de module-instellingen, krijgt de instroom-uitstroommanager één laatste taak om de instroom te beoordelen.

 

Mutatie

Mutatie

Een mutatie wordt gebruikt wanneer een medewerker van functie verandert.

Een mutatie maken

  • Volg de stappen die in het vorige hoofdstuk over ‘Instroom’ zijn uitgelegd om een mutatie te maken. Zorg ervoor dat je in stap 1 ‘Mutatie’ selecteert in plaats van ‘Instroom’.

Instroom versus mutatie

  • Het mutatieproces is vrijwel identiek aan het instroomproces. Het verschil is dat het mutatieproces rekening houdt met de voorzieningen die al zijn uitgegeven en deze vergelijkt met de voorzieningen die nodig zijn voor de nieuwe functie. De medewerker verandert bijvoorbeeld naar een functie waarvoor geen mobiel apparaat meer nodig is.

Uitgiftetaken en innametaken

In het geval van een mutatie zal het systeem

  • de uitgiftetaken genereren op basis van de nieuwe functie van de medewerker. Deze werken hetzelfde als instroomtaken en;
  • controleren welke voorzieningen de medewerker momenteel heeft om te zien of deze niet langer relevant zijn voor de nieuwe functie. Voor deze voorzieningen worden innametaken gegenereerd (zodat de asset wordt ingenomen in plaats van uitgegeven).

 

Uitstroom

Uitstroom

Een uitstroom maken

Volg dezelfde stappen als voor een instroom om een uitstroom te maken; kies alleen “Uitstroom” in plaats van “Instroom” in stap 1.
 

Uitstroom versus mutatie

Het uitstroomproces is vergelijkbaar met het instroomproces. Het enige verschil is de manier waarop innametaken (automatisch) worden gegenereerd en de mogelijkheid dat voor innametaken van het type "Voorziening" de asset moet worden ingenomen (in plaats van uitgegeven).
 

image-20230718-084653.png

Wanneer de uitstroom wordt ingediend, worden alle taken die verband houden met de functie van de medewerker of zonder functie (geldt voor iedereen) en van het type "Uitstroomtaak" gegenereerd. Er worden innametaken gegenereerd om alle assets in te nemen. Deze taken worden toegewezen aan dezelfde groep die de asset oorspronkelijk aan de medewerker heeft uitgegeven.

 

Samenvatting

  • Met het instroom/mutatie/uitstroom-proces kun je de verschillende taken voor de diverse processen beheren.
  • Je kunt functievoorzieningen en takenlijsten maken en bewerken om je instroom/mutatie/uitstroom-proces te vereenvoudigen/optimaliseren.

 

 

 

 

Artikelen in deze sectie