Este artículo explica cómo configurar una automatización y gestionar la entrega de informes recurrentes.
Introducción
Utiliza las automatizaciones para generar informes recurrentes sin publicar cada uno manualmente. Elige una plantilla de informe, selecciona una o varias ubicaciones y establece la frecuencia de los informes. También puedes configurar quién puede acceder a los informes, notificar a usuarios seleccionados por correo electrónico con un enlace al informe y añadir un retraso de publicación para dar tiempo a que lleguen los datos.
Configurar informes automatizados
Utiliza una automatización para crear informes periódicamente sin publicar cada uno manualmente. Una automatización puede abarcar varias ubicaciones y enviar enlaces a los informes por correo electrónico.
- Abre Automatizaciones y crea una automatización.
- Selecciona la plantilla. Elige el diseño que deben utilizar todos los informes generados por la automatización.
- Elige el alcance de los informes. Selecciona las ubicaciones y, cuando sea necesario, utiliza etiquetas para filtrar los datos. Establece el idioma y el logotipo del informe cuando estén disponibles.
- Establece la programación. Elige las fechas de inicio y finalización de la automatización y la frecuencia de los informes, como mensual. El intervalo de fechas activo de la automatización determina cuánto tiempo se ejecuta; cada informe tiene su propio período del informe.
- Establece un retraso de publicación si es necesario. Elige cuántos días esperar después del período del informe antes de crear el informe. Esto da más tiempo para que las lecturas que llegan tarde entren en la plataforma, pero no garantiza que los datos estén completos.
- Elige la visibilidad de la publicación y los destinatarios del correo electrónico. Establece quién puede acceder a los informes generados y, si quieres enviarlos por correo electrónico, selecciona los usuarios a quienes notificar. La visibilidad del informe y las notificaciones por correo electrónico son ajustes independientes.
- Revisa y guarda. Comprueba detenidamente la plantilla, las ubicaciones, las fechas, la frecuencia, el retraso y los destinatarios antes de guardar.
Ejemplo: Para informes mensuales que abarquen varios edificios, selecciona esas ubicaciones y una frecuencia mensual. Añade un retraso si las lecturas de los medidores suelen llegar después de finalizado el mes. Cada informe abarcará su período previsto; retrasar la publicación no adelanta ese período.
Qué reciben los destinatarios
Los destinatarios reciben un correo electrónico con un enlace para consultar su informe. Pueden abrir el enlace sin iniciar sesión y descargar un PDF desde la vista del informe.
La distribución por correo electrónico tiene los siguientes límites:
- Los destinatarios deben ser usuarios existentes de la plataforma en la cuenta. No puedes introducir direcciones de correo electrónico externas arbitrarias.
- Una automatización puede enviar correos electrónicos a un máximo de 100 usuarios. Las listas de correo y los grupos de usuarios no son compatibles con la distribución por correo electrónico.
- Los correos electrónicos contienen enlaces, no archivos PDF adjuntos. El contenido del correo electrónico no se puede personalizar.
- No puedes volver a enviar manualmente un correo electrónico desde una instancia de informe existente.
Compartir una plantilla con un grupo de usuarios es diferente de seleccionar los destinatarios del correo electrónico de una automatización.
Informes históricos
Si el intervalo de fechas de la automatización incluye períodos de informes pasados, se crean las instancias de informes históricos correspondientes. Las instancias históricas no se envían por correo electrónico.
Cambiar, detener o eliminar una automatización
Actualmente, las automatizaciones no se pueden editar después de su creación, incluidos sus ajustes de destinatarios. Revisa la configuración antes de guardar.
| Acción | Qué sucede |
|---|---|
| Llegar a la fecha de finalización | La automatización caduca y deja de crear informes nuevos. |
| Detener la automatización | No se crean más informes. Las instancias de informes existentes se conservan. |
| Eliminar la automatización | La automatización y todas las instancias de informes que creó se eliminan permanentemente para todos los usuarios. |
Para cambiar una programación o configuración y conservar los informes históricos, detén la automatización existente y crea una de reemplazo.
La eliminación de una automatización no se puede deshacer. Crear de nuevo una automatización similar no restaura las instancias eliminadas.