Standaardimports

Avatar
Laura CARBO

1. Algemeen

Met het importeren van gegevens kunt u informatie uit externe bronnen, zoals bestanden uit andere systemen, toevoegen aan Asset. Dit proces omvat:

  1. De gegevens voorbereiden zodat deze voldoen aan de vereisten van de applicatie.
  2. De gegevens uploaden.
  3. Controleren op fouten.

Na het importeren worden de gegevens samengevoegd in één platform en beschikbaar voor verschillende taken, zoals het beheren van processen, het genereren van rapporten of het uitvoeren van analyses. Zo zijn uw gegevens georganiseerd en klaar voor gebruik.

2. Technische achtergrondinformatie

Info

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op enkele technische details over de manier waarop de standaardimports de gegevens koppelen aan de relevante objecten in Asset. Deze informatie is alleen informatief en er zijn geen aanvullende acties nodig wanneer u de standaardimports gebruikt, omdat dit al correct is ingesteld.

Asset biedt standaardimportopties voor alle relevante (master)dataobjecten. Deze imports, technisch aangeduid als ‘FtpConnector’, maken het mogelijk om gegevens handmatig of periodiek in bulk te importeren of exporteren. Dit artikel richt zich specifiek op het handmatig importeren van (master)data met behulp van de standaardimportopties. Andere methoden, zoals periodieke imports vanaf een SFTP-locatie, worden hier niet behandeld.

Een import bestaat uit een of meer toewijzingen, technisch aangeduid als ‘FieldMap’. Elke toewijzing definieert:

  1. Het object dat moet worden geïmporteerd.
  2. De relatie tussen de kolomkoppen in het importbestand en de bijbehorende velden in Asset.

Belangrijk is dat elke toewijzing slechts aan één object is gekoppeld.

Voorbeeld:

De volgende objecten zijn relevant voor de import ‘eigen medewerkers en gebruikers’:

  • Object: Person

    • Persoonlijke gegevens, zoals voornaam en achternaam.

  • Object: Contact

    • Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres.

  • Object: SystemUser

    • Gegevens van de systeemgebruiker, zoals de gebruikersnaam.

  • Object: SystemGroupContact

    • Autorisatiegegevens, zoals specifieke toegangsrechten die aan de systeemgebruiker zijn toegewezen.

In dit voorbeeld bestaat de standaardimport ‘eigen medewerkers en gebruikers’ uit 4 toewijzingen, één voor elk object:

image-20260629-124849.pngimage-20241217-075901.pngimage-20241217-080009.png

Afhankelijk van de import kunnen er 1 of 10 toewijzingen aan de import zijn gekoppeld. Elke toewijzing importeert een deel van de betreffende object(en).

Meer informatie over de instellingen van de import en de gekoppelde toewijzingen is van toepassing bij het aanpassen van de import. Zie: Imports maken.

3. Beschikbare standaardimports

In Asset kunnen de standaard beschikbare imports worden gebruikt om (master)data in bulk te importeren. Deze gegevens kunnen worden gebruikt in alle relevante modules die door de klant worden gebruikt. De gegevens over gebouwen en ruimtes worden bijvoorbeeld gebruikt in modules zoals ‘Reserveringen’ en ‘Verzoeken’.

Beschikbaarheid op basis van modules

Standaardimports worden automatisch ingeschakeld op basis van de geactiveerde modules. Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de bijbehorende standaardimports direct weergegeven in de interface voor moduleactivering. Alle (gegenereerde) standaardimports zijn ook te vinden via het startdashboard van de beheerder:

image-20260629-125003.pngimage-20241213-144915.png

In het menu 'Standaardimports' op het startdashboard van de beheerder zijn alle geactiveerde standaardimports te vinden. Vanuit dit overzicht kunnen de imports worden verwijderd en opnieuw gegenereerd. Bij het opnieuw genereren van een standaardimport wordt altijd de nieuwste versie van de import opgehaald.

Info

Het opnieuw genereren van een standaardimport werkt alleen als de betreffende (oude) import eerst wordt verwijderd.

Bij het opnieuw genereren van een import worden de nieuwste versie van het importsjabloon en de toewijzingen vanuit de basis naar de omgeving van de klant gekopieerd. Zo komt het sjabloon altijd overeen met de import in de omgeving van de klant en zorgen wijzigingen in de basis ervoor dat de import voor de klant niet wordt “gebroken”.

Imports kunnen alleen worden verwijderd door partnergebruikers.

image-20260629-125123.png

Via 'Importsjablonen voor geselecteerde items e-mailen' kunnen de toepasselijke sjabloonbestanden naar de gebruiker worden verzonden. Hieronder vindt u meer informatie over de sjablonen.

Wanneer u een import opent, wordt er direct meer informatie weergegeven op de pagina ‘Algemeen’. Het tabblad ‘Details’ is alleen zichtbaar voor beheerders van niveau 3. Op dit tabblad worden meer details van de import en meer technische instellingen weergegeven. Op het tabblad 'Logboek' wordt weergegeven wanneer de import is uitgevoerd.

image-20241216-083603.png

4. Sjablonen

Via de knop 'Sjabloon downloaden' wordt het toepasselijke sjabloon direct naar uw computer gedownload. Dit bestand is een Excel-bestand met meerdere werkbladen. Het importsjabloon bevat een werkblad met instructies, een of meer werkbladen om de te importeren gegevens in te vullen en mogelijk meer werkbladen om klantspecifieke gegevens in te voeren, zoals aangepaste ruimtecategorieën.

image-20241216-085232.png

Via het overzicht 'Standaardimports' op het startdashboard van de beheerder is het mogelijk om de importsjablonen van de geselecteerde imports rechtstreeks naar uzelf te e-mailen. Deze e-mail kan indien gewenst worden doorgestuurd naar de klant.

image-20241216-120703.png

Meer informatie over het invullen van het sjabloon vindt u in: Importsjablonen gebruiken.

Info

Een importsjabloon of verschillende toewijzingen kunnen na een release van Asset worden bijgewerkt. Zorg ervoor dat u de imports na een release opnieuw genereert voordat u deze naar de klant verzendt. Zo voorkomt u dat u een oud importsjabloon verzendt waarin mogelijk nieuwe toewijzingen ontbreken.

5. Gegevens importeren

De importsjablonen zijn .XLSX-bestanden die naar de klant worden verzonden om alle relevante (master)data in te vullen. Zodra de klant het importbestand of de importbestanden heeft ingevuld, stuurt de klant de bestanden terug naar de implementatieconsultant om de gegevens te importeren.

Voordat de gegevens kunnen worden geïmporteerd, doet de implementatieconsultant het volgende:

  • Opent het bestand of de bestanden en controleert of alle verplichte gegevens zijn ingevuld (bijvoorbeeld de naam van het gebouw)
  • Opent het bestand of de bestanden en controleert of alle ingevulde gegevens volgens de instructies zijn ingevuld (bijvoorbeeld de juiste optie uit een vervolgkeuzelijst is geselecteerd)
  • Controleert of er geen relevante kolommen zijn verwijderd
  • Slaat het werkblad met de te importeren gegevens op als een .CSV-bestand (voor alle werkbladen die te importeren gegevens bevatten)
  • Controleert of het veldscheidingsteken in het CSV-bestand overeenkomt met het veldscheidingsteken van de gebruiker die de gegevens importeert

Als het bestand correct door de klant is ingevuld, kan het proces worden voortgezet. Via de knop 'Importbestand uploaden' kan de import worden uitgevoerd.

Opmerking

Vermijd grote imports (bijvoorbeeld > 10.000 rijen) tijdens drukke kantooruren: grote imports kunnen de systeemprestaties belasten. Start dergelijke imports na kantooruren.

image-20241216-122108.png

Meer informatie over het te uploaden bestand wordt bovenaan het scherm weergegeven:

image-20241216-122212.png

Het te importeren .CSV-bestand kan naar de daarvoor bestemde locatie (het grijze blok) worden gesleept of u kunt het bestand zoeken via de optie 'Geselecteerde bestanden'.

Zodra het bestand is neergezet, wordt gemeld dat de import op de achtergrond wordt uitgevoerd. Er wordt, zoals aangegeven, een achtergrondtaak uitgevoerd terwijl de gebruiker ondertussen met andere zaken kan doorgaan.

image-20241216-122525.png

Via het pictogram naast de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het scherm zijn alle nog te starten, lopende en voltooide imports (achtergrondtaken) te vinden:

image-20241216-123227.png

Zodra de import is voltooid, worden de logbestanden gegenereerd en weergegeven in de include 'Gegenereerde importdocumenten (afgelopen 24 uur)'. Deze include bevat logbestanden waarin de correct geïmporteerde gegevens en mogelijke fouten worden weergegeven. Meer informatie over deze logbestanden vindt u in het volgende hoofdstuk.

6. Logbestanden voor validatie en foutopsporing

Standaard worden de logbestanden van imports die na het importeren van gegevens zijn gegenereerd, weergegeven via de include 'Gegenereerde importdocumenten (afgelopen 24 uur)'. Zoals beschreven zijn de documenten die hier worden weergegeven niet ouder dan 24 uur.

image-20241216-123819.png

Info

Documenten die in de afgelopen 24 uur zijn gegenereerd, worden standaard weergegeven. Oudere objecten kunnen nog steeds worden gevonden via de optie voor het zoeken naar documenten, die als pictogram in de rechterbovenhoek van het scherm te vinden is.

image-20241216-141221.png

Nadat de import is voltooid, worden een of meer logbestanden weergegeven:

  • Het bestand dat is geüpload
  • Een logbestand waarin per regel wordt aangegeven wat er is geïmporteerd
  • Een logbestand met alle fouten

Als alleen de eerste 2 bestanden worden weergegeven, betekent dit dat er geen fouten zijn opgetreden en de gegevens correct zijn geïmporteerd, of dat er niets hoefde te worden bijgewerkt in de al geïmporteerde gegevens.

image-20241216-131417.png

Als het foutenbestand ook wordt weergegeven, is de import (gedeeltelijk) mislukt. Met dit bestand kan de foutopsporing beginnen om de oorzaak van de fouten te achterhalen. Hieronder vindt u een overzicht van de meest voorkomende fout- en waarschuwingsmeldingen.

6.1 Meest voorkomende foutmeldingen

Melding

Mogelijke oorzaak

Oplossing

Veld bestaat niet
  • Er is een onjuist bestand geïmporteerd (XLSX in plaats van CSV). De fout wordt weergegeven voor elke kolom in het importbestand.
  • De kop van de kolom in het importbestand komt niet overeen met de naam in de import. In het importbestand is de kop van de kolom bijvoorbeeld ‘Straatnaam', terwijl de import de kop 'Straat’ verwacht
  • Een kolom in het importbestand is verwijderd, maar de import verwacht dat de kop van de kolom aanwezig is

 
  • Importeer het juiste bestandstype (CSV)
  • Zorg ervoor dat de kolomkop in het importbestand overeenkomt met de import
  • Maak het verwijderen van de kolom ongedaan of verwijder deze uit de import in Asset

Waarschuwing: verwezen object kan niet worden gevonden
  • Een (al bestaand) object dat aan het geïmporteerde object moet worden gekoppeld, kan niet worden gevonden.

    Bij het importeren van een gebouw kan de gebouweigenaar (contact) via een unieke identificatie worden gekoppeld. Als de unieke identificatie die in het importbestand is ingevoerd niet overeenkomt met een (contact)object, kan het (contact)object niet worden gevonden. Dit wordt beschouwd als een niet-blokkerende waarschuwing.

 
  • Voer in het importbestand de juiste identificatie in van het object dat moet worden gekoppeld
  • Als het te koppelen object nog niet bestaat, importeert u dit object eerst
  • Koppel het juiste object handmatig

Het maken of opzoeken van een object voor deze sleutelcombinatie is mislukt
  • Een (al bestaand) object dat aan het geïmporteerde object moet worden gekoppeld, kan niet worden gevonden en maakt ook deel uit van de unieke sleutel van het te importeren object.

    Bij het importeren van een ruimte in een gebouw vormen de naam/het nummer van de ruimte en het gebouw de unieke sleutel om de ruimte te importeren. Als het gebouw nog niet bestaat of niet kan worden gevonden, kan het object niet worden gemaakt omdat een deel van de sleutel ontbreekt.
  • Zorg ervoor dat het object dat deel uitmaakt van de sleutel voorafgaand aan de import wordt geïmporteerd waarin het object deel uitmaakt van de sleutel

Voorbeeld van foutenlogboek 1:

image-20241216-135151.png
  • Er is geen taal met de identificatie 'ent', dus deze kon niet aan de geïmporteerde organisatie worden gekoppeld
  • Er is geen adres met de gecombineerde identificatie address: Groningensingel, nr: 11, addressLetter: C, postalReference: 6836 EA, dus dit kon niet aan de geïmporteerde organisatie worden gekoppeld
  • Er is geen organisatie met de identificatie ‘ORGANIZATION-7’ om als bovenliggende organisatie van de geïmporteerde afdeling te worden gekoppeld

De bovenstaande fouten worden beschouwd als waarschuwingen. Het object zelf wordt geïmporteerd, maar specifieke velden (bijvoorbeeld taal, adres en bovenliggende organisatie) konden niet worden ingesteld.

 

Voorbeeld van foutenlogboek 2:

image-20241216-140219.png
  • De import van de ruimtes wordt uitgevoerd vóór de import van de gebouwen. Bij het importeren van de ruimtes kan het bijbehorende gebouw (dat deel uitmaakt van de sleutel om ruimtes te importeren) niet worden gevonden.

Dit wordt beschouwd als een fout, waardoor de ruimtes niet worden geïmporteerd.

 

Artikelen in deze sectie