Algemeen
Asset bevat veel standaardimportsjablonen voor stamgegevens van relevante processen. Het sjabloon beschrijft welke gegevens per kolom worden verwacht. De sjablonen zijn meertalig en momenteel beschikbaar in Nederlands en Engels.
Instructies
Het eerste, blauwe tabblad bevat instructies en algemene informatie over het sjabloon en het invullen ervan.
Selecteer de gewenste taal in de keuzelijst. Alle tekst in het importbestand verschijnt in die taal. Later kunnen meer talen worden toegevoegd.
Kleuren onderscheiden de tabbladen en geven aan hoe velden moeten worden ingevuld. Uit de celkleur en/of de kleur van de beschrijving blijkt bijvoorbeeld of vrije tekst is toegestaan of invoer verplicht is.
Bij import moet elke gegevensregel als uniek object worden verwerkt. Hiervoor wordt een uniek referentienummer gebruikt. Het sjabloon genereert automatisch een unieke externe referentie per regel.
Bij organisaties zijn dat bijvoorbeeld ORGANIZATION-1, ORGANIZATION-2 en ORGANIZATION-3.
Op het instructietabblad kun je het startnummer instellen. Standaard is dit 1. Bij meerdere imports moet je het wijzigen om bestaande gegevens niet te overschrijven. Als de volgende import weer met ORGANIZATION-1 begint, wordt het eerder geïmporteerde object met die referentie overschreven.
Als de eerste import ORGANIZATION-1 tot en met ORGANIZATION-800 bevatte, kun je voor de volgende import bijvoorbeeld 900 gebruiken. De referenties beginnen dan bij ORGANIZATION-900, ORGANIZATION-901 en ORGANIZATION-902, zonder eerdere gegevens te overschrijven.
Indien van toepassing bevat het instructietabblad ook een schermafbeelding van het te importeren object.
De te importeren gegevens invullen
Vul de werkelijke gegevens in op de volgende, rode tabbladen. Elke kolombeschrijving geeft aan welke gegevens worden verwacht, of invoer verplicht is en of je vrije tekst of een keuzelijst gebruikt.
Elk importtabblad bevat voorbeeldgegevens.
Sommige kolommen zijn verborgen. In de bovenstaande afbeelding zijn bijvoorbeeld D en E verborgen. Ze worden onder andere gebruikt voor het genereren van unieke externe referenties. De klant hoeft ze niet in te vullen, maar ze zijn essentieel voor de import.
Verborgen kolommen voorkomen dat de klant wordt afgeleid of verward door velden die niet hoeven te worden ingevuld.
Gegevens importeren
Nadat de klant het sjabloon volledig heeft ingevuld, kun je de gegevens via de bijbehorende import verwerken. De consultant slaat het te importeren tabblad daarvoor op als .csv-bestand.