Module Uitgaande facturen

Doel

Maak, keur goed, boek en verstuur uitgaande facturen, handmatig of automatisch via contractfacturatieruns of externe reserveringen.

Gebruikte workflow

Workflowversie: FMB-WF-1904008-04

Beschrijving

Aanmaken

Gebruikers met 4. Financial administration of 4. financial manager maken facturen via Invoicing → Outgoing invoice.

Automatische generatie gebeurt via:

• Facturatieruns
• Externe reserveringen

FMB-SCR-200111 controleert onder andere name, fromContactId, toContactId, generalLedgerId en invoiceDeliveryCode. Bij ontbrekende waarden wordt de status Check fields en beschrijft Check fields message het probleem via FMB-SCR-200171. Anders wordt de status Concept.

Bij klantspecifieke voorwaarden kan een eigen script het baselinescript overschrijven.

Bij reserveringsfacturen, met een reserveringsobject als instanceId, worden ook ingevuld:

• InvoiceItem.budgetCodeId:

Stel op External reservations een standaardbudgetcode in. Deze en de bijbehorende accountCode gelden voor de factuurregels, zodat externe huurinkomsten op de juiste rekening worden geboekt.

• InvoiceItem.costCenterId: de kostenplaats van het gebouw, via reserveringsobject en ruimte, wordt overgenomen.

Handmatige facturen beginnen in Concept.

Concept

Vul velden in en voeg regels toe. Na indienen volgen goedkeuring, verzending en betalingsverwerking, handmatig of automatisch volgens de instellingen.

Approve

Bij Invoice approval = yes op Financials krijgt Outgoing invoice approver een goedkeuringstaak.

Bij No wordt na indienen automatisch goedgekeurd.

Bij Posting required = yes wordt in beide gevallen automatisch geboekt.

Factuurdocument automatisch genereren

Na goedkeuring wordt het document automatisch gegenereerd. Document generated betekent dat het klaar is voor handmatige of automatische verzending.

(*) Het sjabloon komt uit de baselinefactuurpagina. Voor eigen sjablonen maak je een pageCustom op FMBOutInvoice en een sjabloonfactuur met pageCustomId. Zonder eigen koppeling geldt het baselinesjabloon.

Send

Automatically send invoice = yes verzendt direct; anders doet Financial administration of financial manager dit handmatig.

Mail of E-mail wordt uit het contact in toContactId overgenomen en bepaalt de Email- of Printer-connector.

Standaarde-mails worden bij beide connectoren toegevoegd voor automatische en handmatige verzending:

Email stuurt naar de debiteur (toContact). Printer stuurt naar contacten met 9. invoice printer; een printer-e-mailadres maakt automatisch afdrukken mogelijk.

Verwijder bij Mail de printer-e-mail wanneer afdrukken niet nodig is. Het document kan ook handmatig worden opgeslagen. Deze e-mails zijn nog niet beschikbaar en volgen binnenkort.

Na verzending wordt de status Open bij betalingsregistratie, anders Forwarded.

Open

Bij Invoice payment = Yes en een niet-nul openstaand bedrag krijgt de factuur deze status.

Betalingen registreer je op twee manieren:

Maak onder Payments handmatig betalingen aan met details. Het openstaande bedrag wordt automatisch uit totaal en betaald bedrag berekend.

Paid maakt een betaling voor het resterende bedrag aan, zodat het saldo nul is.

Paid

Bij saldo nul krijgt de factuur deze status en eindigt het proces.

Forwarded

Bij Invoice payment = No eindigt het proces hier. Betalingen worden doorgaans elders geregistreerd, waarvoor klantspecifieke exports nodig zijn.

Autorisaties

Relevante groepen:

Configuratieopties

Settings → Financials:

Gegevensimports

Niet van toepassing