Cacheconfiguratie en synchronisatie tussen Asset en Workplace

• 1. Inleiding
• 2. Wat is caching?
• 3. Asset-cache en Workplace-verversing
  • 3.1 Asset
    • Automatisch verversen
  • 3.2 Workplace
• 4. API-connectorconfiguratie
  • 4.1 Items en statistieken
  • 4.2 Handmatig verversen
• 5. Details per gegevenstype
  • 5.1 Gebouwen en ruimtes
    • 5.1.1 Asset-cache
    • Gecachet?
    • 5.1.2 Automatische herberekening
    • 5.1.3 Workplace-ophalen
  • 5.2 Systeemgebruikers
    • 5.2.1 Asset-cache
    • 5.2.2 Automatisch verversen
    • 5.2.3 Workplace-ophalen
  • 5.3 Assets, catalogus en categorieën
    • 5.3.1 Asset-cache
    • 5.3.2 Automatisch verversen
    • 5.3.3 Workplace-ophalen
  • 5.4 Reserveringsinstellingen
    • 5.4.1 Asset-cache
    • 5.4.2 Automatisch verversen
    • 5.4.3 Workplace-ophalen
  • 5.5 Kostenplaatsen
    • 5.5.1 Asset-cache
    • 5.5.2 Automatische herberekening
    • 5.5.3 Workplace-ophalen
  • 5.6 Servicetypen
    • 5.6.1 Asset-cache
    • 5.6.3 Automatische herberekening
    • 5.6.3 Workplace-ophalen
  • 5.7 Rechten, blokdatums en regimes
    • 5.7.1 Asset-cache
    • 5.7.2 Automatische herberekening
    • 5.7.3 Workplace-ophalen
  • 5.8 Reserveringen

1. Inleiding

Workplace gebruikt Asset-stamgegevens voor reserveringen, verzoeken, collega’s en toegang.
Het haalt gebouwen, ruimtes, assets, catalogus, gebruikers, kostenplaatsen en typen op.

Frequent wijzigende, algemene en gebruikersafhankelijke gegevens vragen verschillende ophaal- en cachemethoden voor accurate, efficiënte beschikbaarheid.

2. Wat is caching?

Tijdelijke opslag van ophaalresultaten voor snellere herhaling.

Asset berekent/ophaalt eenmaal en hergebruikt in plaats van steeds opnieuw.

Voordelen:

• Kortere responstijd
• Minder belasting
• Voorspelbare piekprestaties

Alleen nuttig als gegevens niet voortdurend wijzigen.
Stamgegevens kunnen gecachet; realtime reserveringen nooit.

3. Asset-cache en Workplace-verversing

Twee niveaus:

1. Asset-cache
2. Workplace-ophaalinterval

Onafhankelijk maar samenwerkend.

3.1 Asset

Asset bepaalt vooraf ophalen, bewaren en verversen.
Methoden:

Warm-up cache

Automatisch aan het begin van de dag.
Ook eerste verzoek snel.

Resultaat direct, ongeacht frequentie/gebruiker.

Alleen als:

• Altijd hetzelfde filter
• Geen gebruikersafhankelijkheid

Anders niet geschikt.
Dan at-response.

At-response cache

Eerste verzoek per dag, gebruiker en filter bouwt de cache.

Daarna:

• Zelfde gebruiker/filter hergebruikt die dag.

Ondersteunt gebruikers-/filterspecifieke resultaten.

Geen cache
Realtime reserveringen en gebruikerscontroles.

Automatisch verversen

Relevante wijzigingen invalideren en bij warm-up herberekenen, zoals connectorkoppelingen of gesynchroniseerde velden.

Voorwaarden verschillen per type.
Zie hieronder.

Zelfs zonder automatische invalidering, alles wordt iedere nacht herberekend of gewist:

3.2 Workplace

Sommige gegevens worden alleen periodiek opgehaald.

Oude weergave kan dus uitblijvend Workplace-ophalen zijn, niet oude Asset-cache.

Bijvoorbeeld elke X uur.
Tot volgende ophaalactie blijft de oude versie.

Per type:

• Workplace-frequentie
• Asset-cache
• Automatische herberekening
• Handmatig resetten

Samen volledige gegevensstroom.

Technische uitleg: Axxerion data polling Alleen Spacewell-medewerkers.

4. API-connectorconfiguratie

Koppel synchronisatiegegevens via Workplace Experience API Connector. Zie: API Connector

4.1 Items en statistieken

Elk cachetype heeft een item.
Status en gebruik:

• Hits – cache gebruikt.
• Misses – geen cache, bijvoorbeeld eerste on-demand-verzoek.

Eerste dagelijkse on-demand-miss normaal.

Configuratie openen

Cache configurations toont actieve configuratie; Also show inactive cache configurations toont alles.

Nieuw standaard uit; consultant activeert na Workplace Experience volgens moduleactivering).

Stappen:

1. Also show inactive cache configurations
2. Open hoogste versie indien meerdere.
3. Enable.

Cache-items
Lijst per type.

Open voor details.

Meeste velden niet nodig voor algemene werking.
Hieronder alleen relevante details en datamapping.

4.2 Handmatig verversen

Meestal niet nodig.
Relevante wijzigingen verversen vaak automatisch; voorwaarden hieronder.

Bij verouderde cache handmatig wissen/herbouwen.

Stappen:

1. Open juist item
   volgens onderstaande mapping.
2. Clear cache.
   
   Size/Metrics wordt 0, found 0. Wacht minstens 10 seconden vóór verversen. Last compute time werkt bij na voltooiing.

5. Details per gegevenstype

Gesynchroniseerd:

• Gebouwen/ruimtes, werkplekken en parkeren
• Systeemgebruikers
• Reserveerbare assets, Equipment
• Assetcategorieën
• Catalogusdiensten, Services
• Cataloguscategorieën
• Reserveringsinstellingen zoals vooruitboektijd
• Kostenplaatsen
• Servicetypen
• Gebruikersrechten per middel
• Blokdatums
• Regimes
• Reserveringen

Meeste typen gebruiken Asset-cache.
Per type:

• Inhoud
• Cachewijze
• Items
• Automatische verversing
• Workplace-ophalen
• Handmatige herberekening

Volledig synchronisatiegedrag.

5.1 Gebouwen en ruimtes

Stamgegevens gekoppeld aan connector.
Twee scriptreports tonen overdracht.

Ook in Asset bekijkbaar:

Gebouwen: COBUNDU-003
Inhoud:

• Name
• Category
• Photo
• Parent building
• Timezone

Ruimtes: COBUNDU-011
Inhoud:

• Name
• Category
• Photo
• Reservable true/false
• Capacity
• Parent area
• QR code

5.1.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja, items:

Gebouwen:
Cache-item: All tagged buildings via COBUNDU-003 ScriptReportAllProperties

Via at response.

Ruimtes:
Cache-item: All tagged areas via COBUNDU-011 ScriptReportAllPropertysAndAreas, when requested by the general admin user

Via warm-up.

5.1.2 Automatische herberekening

Bij:

• Toevoegen/verwijderen op connector
• Gesynchroniseerde velden wijzigen

Seconden tot minuten, afhankelijk van omvang.

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.1.3 Workplace-ophalen

• Gebouwen elk uur via algemene beheerder.
  Tot 1 uur vertraging.

  • Foto’s eenmaal per dag.

• Ruimtes elke 30 minuten, tot 30 minuten vertraging.

  • Foto’s eenmaal per dag.

5.2 Systeemgebruikers

Twee doelen:

1. Actieve Asset-koppeling valideren
   Bij login via het IWMS veld met Asset-gebruikersnaam.
2. Collegalijst voor Favorites en Book on behalf.

Rapport in Asset:

COBUNDU-002
Velden:

• Username
• Contact full name
• QR code
• Photo
• Enabled/disabled

5.2.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja, complete lijst:

Cache-item: ‘All tagged system users via COBUNDU-002 ScriptReportVerifyUser, when requested by the general admin user’

Via warm-up.

5.2.2 Automatisch verversen

Bij:

• Connectorgebruiker toevoegen/verwijderen
• Contactnaam/foto wijzigen

Systeemgebruikerstatus zelf triggert niet automatisch. Workplace vraagt elk uur wijzigingen van het laatste uur, zonder Asset-cache.

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.2.3 Workplace-ophalen

Login controleert realtime en voegt collega toe.

Zonder login via uurlijkse sync, mogelijk nog niet selecteerbaar.

Activeren/deactiveren tot 1 uur voor collegalijst.

Foto’s eenmaal per dag.

5.3 Assets, catalogus en categorieën

Equipment/Services voor reserveringen.
Vertaalde categorieën voor filters.

Geen standaardrapport; hardcoded filter.
Niet direct in Asset bekijkbaar. Velden:

• Name
• Quantity
• Reservable
• Photo
• Category

5.3.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja, 4 items:

• Tagged assets (equipment)
• Categories related to the tagged assets (equipment)
• Tagged catalog items (services)
• Categories related to the tagged catalog items (services)

Via at response.

5.3.2 Automatisch verversen

Bij:

• Connectorkoppeling toevoegen/verwijderen
• Naam, foto, aantal of categorie wijzigen

Passend item verversen.

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.3.3 Workplace-ophalen

Items elk uur via algemene beheerder.
Wijzigingen tot 1 uur.

Categorienamen realtime per gebruiker.

Itemcategorie wijzigen volgt wel uurlijkse itemcyclus.

Foto’s eenmaal per dag.

5.4 Reserveringsinstellingen

Eerder stamgegevens behandeld.
De reserveringsdetails hebben eigen ophaal/cachewerking.

Geen standaardrapport.
Hardcoded filter, niet direct in Asset bekijkbaar.

Gegevens:

• Opbouw/opruimen
• Vooruitboektijd
• Cateringtoelating
• Dienstgebouw, leeg alle gebouwen

5.4.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja, drie items:

• Reservable details (all tagged resources)
• Reservable details related to the tagged assets (equipment)
• Reservable details related to the tagged catalog items (services)

Afhankelijk van verzoek:

• Voor ruimtes:
  Reservable details (all tagged resources)
• Voor assets :
  Reservable details related to the tagged assets (equipment)
• Voor catalogusitems :
  Reservable details related to the tagged catalog items (services)

Via at response.

Aparte items voor werkplekken, kamersen parkerenworden nu niet gebruikt.

5.4.2 Automatisch verversen

Bij:

• Objectkoppeling toevoegen/verwijderen
• Reserveringsvelden wijzigen:

  • Opbouw/opruimen

  • Vooruitboektijd
  • Cateringtoelating
  • Gebouw op asset/catalogusinstellingen

Passend item verversen.

Gebouw leegmaken triggert momenteel niet: handmatig of wachten op nacht, tenzij andere wijziging triggert.

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.4.3 Workplace-ophalen

Instellingen elk uur via algemene beheerder.
Tot 1 uur voor bijvoorbeeld vooruitboektijd.

Gebouw wordt bij dienst-/apparatuurzoeken realtime opgehaald, mits cache actueel. Let op het vorige onderdeelvoor niet-triggerende wijzigingen.

5.5 Kostenplaatsen

Connectorgekoppeld voor reserveringen.
Hardcoded filter, geen rapport.
Niet direct in Asset bekijkbaar.

Gegevens:

• Name
• Reference

5.5.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja, twee items:

• Tagged cost centers, when requested by the general admin user
• Tagged cost centers

Eerste via warm-up , tweede via at response .

5.5.2 Automatische herberekening

Bij:

• Connectorkoppeling toevoegen/verwijderen
• Naam/referentie wijzigen

Passend item verversen.

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.5.3 Workplace-ophalen

Realtime per gebruiker.

Minstens 3 zoektekens, daardoor snel.

5.6 Servicetypen

Voor verzoekintegratie.
Hardcoded filter, geen rapport.
Niet direct bekijkbaar.

Gegevens:

• Reference
• Name
• Parent service type
• Keywords

5.6.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja:

• Tagged service types

Via at response.

5.6.3 Automatische herberekening

Bij:

• Koppeling toevoegen/verwijderen
• Naam, trefwoorden of ouder wijzigen

Handmatig zie: Handmatig verversen

5.6.3 Workplace-ophalen

Realtime per gebruiker.

5.7 Rechten, blokdatums en regimes

Bepalen gebruikersbeschikbaarheid onder voorwaarden.

Bij periodezoeken ook:

• Blokkeringsreden: geen toegang, regime of blokdatum
• Blokperiode

Voor middelenweergave en reden op plattegrond/tijdlijn.

5.7.1 Asset-cache

Gecachet?

Ja:

• Access users have to tagged areas
• Access users have to tagged assets (equipment)
• Access users have to tagged catalog items (services)
• Regimes or blocked dates related to tagged objects (areas, assets, catalog items)

Verschillende werking voor:

• Toegangsitems
• Regime/blokdatums

Toegangscache

Gebruikersafhankelijk, maar groepencombinaties gedeeld.

Optimalisatie:

• Nachtberekening per verdieping/gebouw en unieke rechtencombinatie.
• In database als warm-up cache.

Snel gebouw-/verdiepingszoeken.

Regime/blokdatumcache

Tijdsafhankelijk, niet gebruiker.

Daarom:

• Eerste verzoek per dag voor periode/locatie berekent en bewaart.
• Identieke vervolgverzoeken hergebruiken.

Resultaat:

• Eerste gebruiker mogelijk trager.
• Latere gebruikers sneller.

5.7.2 Automatische herberekening

Toegang

Bij:

• Skip access check when searching for reservables aan/uit
• Gebruikersrechten wijzigen

Sommige wijzigingen niet, wegens overhead:

• Rechten op middel/categorie aanpassen

Handmatig zie: Handmatig verversen .

Let op:

• Grote datasets kosten tijd.
• Oude cache blijft tijdens opbouw actief, zonder prestatiedaling verwacht.
• Iedere nacht ongeldig; volgende dag zichtbaar, met voorbehoud hieronder.
  

Regime/blokdatums

Bij:

• Skip blocked date check aan/uit
• Skip regime check aan/uit

Niet automatisch bij:

• Regime/blokdatums toevoegen, verwijderen of wijzigen

Bewust tegen herberekeningslast.

Handmatig zie: Handmatig verversen .

Let op:

• Geen warm-up; eerste periode/locatieverzoek opnieuw berekenen.
• Eerste trager, identiek vervolg snel.
• Iedere nacht ongeldig; volgende dag zichtbaar, met voorbehoud.

5.7.3 Workplace-ophalen

Bij iedere interactie:

• Middelen zoeken
• Nieuwe reservering
• Plattegrond openen
• Kalender bekijken

Realtime verzoeken maken cachegedrag belangrijk voor snelheid.

5.8 Reserveringen

Alle echte boekingen in beide applicaties.
Realtime beschikbaarheid vereist dat ze nooit gecachet zijn.

Caching ongunstig:

• Elke wijziging maakt ongeldig.
• Voortdurend gedurende de dag.
• Realtime nodig tegen dubbele boekingen en voor juiste tijdlijnen.

Altijd rechtstreeks realtime uit Asset.