Cacheconfiguratie en gegevenssynchronisatie tussen Asset en Workplace

• 1. Inleiding: gegevenssynchronisatie tussen Asset en Workplace
• 2. Wat is caching?
• 3. Cache van Asset versus gegevensvernieuwing van Workplace
  • 3.1 Caching aan de kant van Asset
    • Automatisch vernieuwen van de cache
  • 3.2 Gegevensvernieuwing aan de kant van Workplace
• 4. Cacheconfiguratie in de API Connector
  • 4.1 Cache-items en statistieken
  • 4.2 De cache handmatig vernieuwen
• 5. Cachegegevens per gegevenstype
  • 5.1 Gebouwen en gebieden
    • 5.1.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?
    • 5.1.2 Automatische herberekening van de cache
    • Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.2 Systeemgebruikers
    • 5.2.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.2.2 Automatisch vernieuwen van de cache
    • 5.2.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.3 Assets, catalogusitems en gerelateerde categorieën
    • 5.3.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.3.2 Automatisch vernieuwen van de cache
    • 5.3.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.4 Reserveerbare details van gebieden, assets en catalogusitems
    • 5.4.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.4.2 Automatisch vernieuwen van de cache
    • 5.4.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.5 Kostenplaatsen
    • 5.5.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.5.2 Automatische herberekening van de cache
    • 5.5.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.6 Servicetypen
    • 5.6.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.6.3 Automatische herberekening van de cache
    • 5.6.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.7 Toegangsbeperkingen, geblokkeerde datums en regimes voor reserveerbare objecten
    • 5.7.1 Cachegedrag aan de kant van Asset
    • 5.7.2 Automatische herberekening van de cache
    • 5.7.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?
  • 5.8 Reserveringen

1. Inleiding: gegevenssynchronisatie tussen Asset en Workplace

Workplace is voor de kernfunctionaliteit, zoals reserveringen, serviceaanvragen, het selecteren van collega's en toegangsvalidatie, afhankelijk van stamgegevens die in Asset worden beheerd.
Daarvoor haalt Workplace een gestructureerde set gegevenselementen op uit Asset, variërend van gebouwen en gebieden tot assets, catalogusitems, gebruikers, kostenplaatsen, servicetypen en meer.

Omdat Workplace realtimebeschikbaarheid en actuele configuratieopties moet tonen, moet de synchronisatie tussen beide systemen nauwkeurig en efficiënt zijn. Sommige gegevenstypen veranderen vaak, terwijl andere relatief stabiel blijven. Sommige gegevens zijn wereldwijd nodig voor veel gebruikers, terwijl andere informatie afhankelijk is van de context van de afzonderlijke gebruiker. Al deze verschillen zijn van invloed op de manier waarop de gegevens worden opgehaald en op de vraag of caching wordt toegepast.

2. Wat is caching?

Caching is een mechanisme waarmee de resultaten van het ophalen van gegevens tijdelijk worden opgeslagen, zodat dezelfde informatie de volgende keer sneller kan worden geretourneerd.

In de context van Asset en Workplace betekent caching dat Asset bepaalde gegevens één keer vooraf berekent of ophaalt en deze vervolgens opslaat voor hergebruik. Wanneer Workplace die gegevens opnieuw opvraagt, vaak meerdere keren per dag, kan Asset onmiddellijk antwoorden zonder de gegevens opnieuw vanaf nul te moeten verwerken.

Dit biedt verschillende voordelen:

• Kortere responstijden voor gebruikers van Workplace
• Minder belasting voor Asset, vooral voor gegevens die complex zijn om te berekenen of vaak worden opgehaald
• Voorspelbaardere prestaties tijdens piekgebruik

Caching is echter alleen nuttig voor gegevens die niet elke minuut veranderen.
Daarom worden alleen bepaalde typen stamgegevens in de cache opgeslagen, bijvoorbeeld gebouwen, gebieden, assets, systeemgebruikers en servicetypen. Gegevens die altijd de realtime status moeten weergeven, zoals reserveringen, worden nooit in de cache opgeslagen.

3. Cache van Asset versus gegevensvernieuwing van Workplace

Caching vindt plaats op twee verschillende niveaus in de totale gegevensstroom tussen Asset en Workplace:

1. Caching aan de kant van Asset
2. Gegevensvernieuwingsintervallen aan de kant van Workplace

Deze twee mechanismen werken samen, maar functioneren onafhankelijk van elkaar.

3.1 Caching aan de kant van Asset

Asset bepaalt hoe stamgegevens worden opgehaald, in de cache worden opgeslagen en vernieuwd voordat Workplace deze ontvangt.
Afhankelijk van het gegevenstype is een van de volgende cachingmechanismen van toepassing:

Warm-up-cache

Warm-up-cache-items worden automatisch aan het begin van elke dag gegenereerd.
Omdat de cache wordt opgebouwd voordat een gebruiker de gegevens opvraagt, is de eerste aanvraag van de dag al snel.

Een warm-up-cache biedt de best mogelijke prestaties, omdat deze altijd onmiddellijk resultaten retourneert, ongeacht hoe vaak en door wie de gegevens worden opgevraagd.

Warm-up-caching is echter alleen mogelijk wanneer:

• De gegevens elke keer met hetzelfde filter worden opgevraagd, en
• De gegevens niet afhankelijk zijn van de afzonderlijke gebruiker die de aanvraag doet.

Als het resultaat per gebruiker of per filter zou verschillen, is een warm-up-cache niet geschikt.
Voor dit soort gegevens wordt in plaats daarvan een cache bij antwoord gebruikt.

Cache bij antwoord

Een cache bij antwoord wordt pas aangemaakt nadat de gegevens die dag voor het eerst zijn opgevraagd door een specifieke gebruiker en met een specifiek filter.

Vanaf dat moment geldt het volgende:

• Latere aanvragen van dezelfde gebruiker met hetzelfde filter gebruiken de rest van de dag het resultaat uit de cache.

Hierdoor worden herhaalde herberekeningen voorkomen, terwijl gebruikers- of filterspecifieke resultaten mogelijk blijven die met warm-up-caching niet kunnen worden ondersteund.

Geen cache
Wordt gebruikt voor gegevens die altijd realtime moeten worden opgehaald, zoals reserveringen of gebruikersspecifieke toegangscontroles.

Automatisch vernieuwen van de cache

Voor gegevenstypen waarvoor caching is ingeschakeld, maakt Asset de cache automatisch ongeldig en, in het geval van een warm-up-cache, wordt deze opnieuw berekend wanneer relevante wijzigingen plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn het toevoegen of verwijderen van objecten uit de API Connector of het wijzigen van velden die deel uitmaken van de gesynchroniseerde dataset.

De exacte voorwaarden waaronder een cache ongeldig wordt gemaakt, verschillen per gegevenstype.
Deze details worden hieronder per hoofdstuk beschreven.

Zelfs als een automatische ongeldigmaking van de cache om een bepaalde reden niet plaatsvindt, worden alle cache-items elke nacht volledig opnieuw berekend of gewist:

3.2 Gegevensvernieuwing aan de kant van Workplace

Zelfs als Asset de meest recente gegevens beschikbaar heeft, ongeacht of deze in de cache staan of opnieuw zijn berekend, haalt Workplace sommige gegevens zelf slechts periodiek op.

Dit betekent dat gegevens in Workplace tijdelijk verouderd kunnen lijken. Dit komt niet doordat Asset nog oude informatie in de cache heeft, maar doordat Workplace de nieuwste versie nog niet heeft opgehaald.

Workplace kan bepaalde datasets bijvoorbeeld slechts elke X uur vernieuwen.
Tot het volgende vernieuwingsmoment wordt de oudere versie nog in de interface weergegeven.

In elk stamgegevensgedeelte verderop in deze documentatie wordt uitgelegd:

• Hoe vaak Workplace die specifieke dataset ophaalt
• Of de gegevens in Asset in de cache worden opgeslagen
• Wanneer Asset de cache automatisch opnieuw berekent
• Hoe u de cache van Asset indien nodig handmatig kunt resetten

Samen geeft dit een volledig beeld van hoe gegevens tussen beide systemen worden uitgewisseld en actueel blijven.

Zie voor een technischer overzicht van de manier waarop Workplace de gegevens uit Asset ophaalt: Axxerion data polling (Dit artikel is alleen beschikbaar voor medewerkers van Spacewell).

4. Cacheconfiguratie in de API Connector

De daadwerkelijke gegevens die tussen Asset en Workplace worden gesynchroniseerd, zijn gekoppeld via de Workplace Experience API Connector. Zie voor meer informatie over het koppelen van de gegevens: API Connector

4.1 Cache-items en statistieken

Binnen de API Connector heeft elk gegevenstype dat caching ondersteunt een bijbehorend cache-item.
Met deze items kunt u de huidige cachestatus en gebruiksstatistieken bekijken, waaronder:

• Hits – De gegevens zijn opgevraagd door Workplace en de cache is gebruikt.
• Misses – De gegevens zijn opgevraagd, maar er was geen cache beschikbaar, bijvoorbeeld bij de eerste aanvraag van de dag voor een cache op aanvraag.

Voor cache-items op aanvraag wordt de eerste keer dat de gegevens elke dag worden opgevraagd, een miss verwacht.

Cacheconfiguratie openen

De cacheconfiguratie is beschikbaar via de opname Cache configurations in de Workplace API Connector. Standaard wordt alleen de actieve cacheconfiguratie weergegeven. Via de knop ‘Also show inactive cache configurations’ kunt u alle cacheconfiguraties weergeven:

De cacheconfiguratie is standaard uitgeschakeld voor een nieuwe klant. Nadat de Workplace Experience-module is geactiveerd, moet de implementatieconsultant de cacheconfiguratie inschakelen. Dit wordt beschreven in de bijbehorende moduleactivering.

Ga als volgt te werk om deze in te schakelen:

1. Klik op de knop ‘Also show inactive cache configurations’ om alle cacheconfiguraties weer te geven.
2. Open de relevante cacheconfiguratie. Gebruik de vermelding met de hoogste versie als er meerdere versies bestaan.
3. Klik op ‘Enable’.

Cache-items
De cacheconfiguratie toont een lijst met cache-items die betrekking hebben op de verschillende typen gegevens die door Workplace worden gebruikt.

Wanneer u een cache-item opent, worden de details van dat specifieke item weergegeven:

De meeste velden binnen een cache-item zijn niet nodig om het algemene cachegedrag te begrijpen.
In deze documentatie worden alleen de relevante aspecten uitgelegd. Aanvullende details worden per gegevenstype verstrekt in de onderstaande gedeelten, waaronder welk cache-item bij welke dataset hoort.

4.2 De cache handmatig vernieuwen

Voor de meeste gecachte gegevenstypen is een handmatige herberekening van de cache meestal niet nodig.
Relevante wijzigingen in de onderliggende gegevens activeren in veel gevallen automatisch een vernieuwing van de cache. Of automatische cachevernieuwing van toepassing is en welke updates deze activeren, wordt hieronder per gegevenstype beschreven.

Als gecachte gegevens echter verouderd lijken of de synchronisatie niet werkt zoals verwacht, kunt u de cache handmatig wissen en opnieuw opbouwen.

Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Open het cache-item dat aan het specifieke gegevenstype is gekoppeld
   (de koppeling tussen cache-items en gegevenstypen wordt hieronder per gegevenstype beschreven).
2. Klik op de knop ‘Clear cache’ om een herberekening te starten.
   
   Let op: hiermee wordt de ‘size’ van de cache, zoals weergegeven in het veld Metrics, teruggezet naar 0 (found 0). Houd er rekening mee dat het ten minste 10 seconden duurt voordat een bewerking voor het wissen van de cache effect heeft. Deze ingebouwde vertraging voorkomt dat de cache te snel automatisch wordt vernieuwd, bijvoorbeeld bij het importeren van nieuwe objecten die automatisch aan de API Connector worden toegevoegd. Wacht daarom ten minste 10 seconden nadat u ‘clear cache’ hebt gebruikt voordat u de pagina vernieuwt om de juiste resultaten te zien (size of 0). Zodra het vernieuwen van de cache is voltooid, wordt de laatste berekeningstijd bijgewerkt zodat deze aangeeft wanneer de cache voor het laatst volledig was vernieuwd.

5. Cachegegevens per gegevenstype

De volgende typen gegevens worden gesynchroniseerd tussen Asset en Workplace:

• Gebouwen en gebieden, inclusief ruimten, werkplekken en parkeerplaatsen
• Systeemgebruikers
• Reserveerbare assets, in Workplace weergegeven als ‘Equipment’
• Categorieën van reserveerbare assets, gebruikt voor filtering in Workplace
• Reserveerbare catalogusitems, in Workplace weergegeven als ‘Services’
• Categorieën van reserveerbare catalogusitems, gebruikt voor filtering in Workplace
• Reserveerbare details voor gebieden, assets en catalogusitems, bijvoorbeeld instellingen voor vooraf reserveren
• Kostenplaatsen
• Servicetypen, relevant voor de integratie van serviceaanvragen
• Toegangsbeperkingen voor reserveerbare gebieden, assets en catalogusitems, die de beschikbaarheid per gebruiker bepalen
• Geblokkeerde datums voor reserveerbare gebieden en assets, waardoor objecten op specifieke datums niet beschikbaar zijn
• Regimes voor reserveerbare gebieden en assets, waardoor objecten gedurende specifieke perioden niet beschikbaar zijn
• Reserveringen

Voor de meeste hierboven genoemde gegevenstypen wordt caching in enige vorm toegepast aan de kant van Asset.
In de volgende hoofdstukken wordt elk gegevenstype in detail beschreven, waaronder:

• Welke informatie het bevat
• Of en hoe het in de cache wordt opgeslagen
• Welke cache-items erbij betrokken zijn
• Wanneer de cache automatisch wordt vernieuwd
• Hoe Workplace de gegevens ophaalt en vernieuwt
• Of een handmatige herberekening van de cache nodig kan zijn

Deze gedeelten bieden een volledig overzicht van het gedrag van elke dataset tijdens de synchronisatie tussen Asset en Workplace.

5.1 Gebouwen en gebieden

Gebouwen en gebieden zijn stamgegevenselementen die aan de Workplace API Connector worden toegevoegd en vanuit Asset worden gesynchroniseerd. Ze bevatten de basisinformatie die nodig is om Workplace correct te laten functioneren.
De gegevenssynchronisatie is afhankelijk van twee script reports in Asset, die inzicht geven in de gegevens die worden overgedragen.

Deze gegevens worden door Workplace via reports opgehaald. Daarom kunnen deze reports ook vanuit Asset worden bekeken:

Gebouwgegevens – Report: COBUNDU-003
Bevat de belangrijkste gebouwgegevens, zoals:

• Naam
• Categorie
• Foto
• Bovenliggend gebouw
• Tijdzone

Gebiedsgegevens – Report: COBUNDU-011
Bevat de belangrijkste gebiedsgegevens, zoals:

• Naam
• Categorie
• Foto
• Reserveerbaar (true/false)
• Capaciteit
• Bovenliggend gebied
• QR-code

5.1.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. Zowel gebouw- als gebiedsgegevens worden opgeslagen via de volgende cache-items:

Gebouwgegevens:
Cache-item: All tagged buildings via COBUNDU-003 ScriptReportAllProperties

Dit cache-item wordt bij antwoord in de cache opgeslagen.

Gebiedsgegevens:
Cache-item: All tagged areas via COBUNDU-011 ScriptReportAllPropertysAndAreas, when requested by the general admin user

Dit cache-item wordt via warm-up in de cache opgeslagen.

5.1.2 Automatische herberekening van de cache

De cache wordt automatisch opnieuw berekend wanneer relevante wijzigingen in de stamgegevens plaatsvinden in Asset. Dit omvat:

• Het toevoegen of verwijderen van gebouwen of gebieden in de API Connector, wat het bijbehorende cache-item beïnvloedt
• Het bijwerken van een gesynchroniseerd veld op een gebouw of gebied, bijvoorbeeld naam, foto, categorie enzovoort

De herberekening van de cache kan enkele seconden tot enkele minuten duren, afhankelijk van de omvang van de dataset.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.1.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

• Gebouwgegevens worden eenmaal per uur door Workplace opgevraagd via de algemene beheerder.
  Daarom kan het tot 1 uur duren voordat wijzigingen aan gebouwen in Asset zichtbaar worden in Workplace.
  • Wijzigingen aan foto's van gebouwen in Asset duren langer, omdat foto's slechts eenmaal per dag worden gesynchroniseerd.
• Gebiedsgegevens worden eenmaal per 30 minuten opgevraagd via de algemene beheerder. Daarom kan het tot 30 minuten duren voordat wijzigingen aan gebieden in Asset zichtbaar worden in Workplace.
  • Wijzigingen aan foto's van gebieden in Asset duren langer, omdat foto's slechts eenmaal per dag worden gesynchroniseerd.

5.2 Systeemgebruikers

Gegevens van systeemgebruikers worden door Workplace voor twee doeleinden gebruikt:

1. Controleren of een gebruiker van Workplace is gekoppeld aan een actieve systeemgebruiker in Asset.
   Deze controle wordt uitgevoerd wanneer de gebruiker zich aanmeldt bij Workplace, met behulp van het veld IWMS op de Workplace-gebruiker. Dit veld bevat de gebruikersnaam van de corresponderende systeemgebruiker in Asset.
2. De volledige lijst met collega's ophalen die in Workplace-functies zoals Favorites en Book on behalf wordt gebruikt, wanneer gebruikers een andere collega moeten selecteren.

Deze gegevens worden door Workplace via een report opgehaald. Daarom kan dit report ook vanuit Asset worden bekeken:

Systeemgebruikers – Report: COBUNDU-002
Dit report bevat informatie over systeemgebruikers en gerelateerde contactpersonen, zoals:

• Gebruikersnaam
• Volledige naam van contactpersoon
• QR-code
• Foto
• Status ingeschakeld/uitgeschakeld

5.2.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja, de volledige lijst met systeemgebruikers wordt aan de kant van Asset opgeslagen via:

Cache-item: ‘All tagged system users via COBUNDU-002 ScriptReportVerifyUser, when requested by the general admin user’

Dit cache-item wordt via warm-up in de cache opgeslagen.

5.2.2 Automatisch vernieuwen van de cache

De cache wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• Een systeemgebruiker aan de API Connector wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd.
• Contactgerelateerde velden worden bijgewerkt, bijvoorbeeld contactnaam of foto.

Updates aan het systeemgebruikersobject zelf, zoals de status ingeschakeld/uitgeschakeld, activeren geen automatische vernieuwing van de cache. Workplace vraagt echter elk uur afzonderlijk alle systeemgebruikers op die in het afgelopen uur zijn bijgewerkt, op basis van een filter ‘last updated’. Deze updates aan de systeemgebruiker zijn hierin opgenomen. Dit gefilterde resultaat wordt niet aan de kant van Asset in de cache opgeslagen.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.2.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

Er wordt realtime gecontroleerd of een gebruiker van Workplace is gekoppeld aan een actieve systeemgebruiker in Asset, wanneer de gebruiker zich aanmeldt bij Workplace. Daardoor wordt de gebruiker ook opgenomen in de lijst met collega's die andere gebruikers kunnen selecteren in functies zoals Favorites en Book on behalf.

Als een nieuwe gebruiker zich niet kort na het toevoegen aanmeldt, worden de gegevens opgehaald tijdens de periodieke synchronisatie, die eenmaal per uur wordt uitgevoerd. Tot die synchronisatie heeft plaatsgevonden, is de gebruiker mogelijk niet zichtbaar in Favorites of Book on behalf.

Wijzigingen aan bestaande gebruikers, bijvoorbeeld het in- of uitschakelen van de gebruiker in Asset, worden eveneens via de synchronisatie per uur toegepast. Daardoor kan het tot één uur duren voordat een gebruiker weer zichtbaar wordt nadat deze is ingeschakeld, of verdwijnt nadat deze is uitgeschakeld, uit de collegeselectielijst die wordt gebruikt door Favorites en Book on behalf.

Het kan langer duren voordat gebruikersfoto's in Workplace zijn bijgewerkt, omdat foto's slechts eenmaal per dag worden gesynchroniseerd.

5.3 Assets, catalogusitems en gerelateerde categorieën

Reserveerbare assets (apparatuur) en catalogusitems (services) zijn de stamgegevenselementen die door Workplace worden gebruikt bij het maken van reserveringen voor apparatuur of services.
Omdat gebruikers in Workplace op categorieën kunnen filteren, worden ook de (vertaalde) categorienamen voor zowel assets als catalogusitems gesynchroniseerd.

Dit type stamgegevens gebruikt geen standaardreport van Asset. In plaats daarvan wordt een hardcoded filter gebruikt om de relevante objecten op te halen.
De resulterende dataset kan niet rechtstreeks in Asset worden bekeken, maar bevat de belangrijkste informatie die in Workplace nodig is:

• Naam
• Aantal
• Indicator voor reserveerbaarheid
• Foto
• Categorie

5.3.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. Deze gegevens worden via 4 cache-items in de cache opgeslagen:

• Getagde assets (apparatuur)
• Categorieën die gerelateerd zijn aan de getagde assets (apparatuur)
• Getagde catalogusitems (services)
• Categorieën die gerelateerd zijn aan de getagde catalogusitems (services)

Deze cache-items worden bij antwoord in de cache opgeslagen.

5.3.2 Automatisch vernieuwen van de cache

De cache voor reserveerbare assets, catalogusitems en hun categorieën wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• Een asset of catalogusitem aan de API Connector wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd.
• Een relevant veld van een asset of catalogusitem wordt bijgewerkt, bijvoorbeeld naam, foto, aantal of categorie.

Deze wijzigingen activeren het vernieuwen van het bijbehorende cache-item.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.3.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

De gegevens over assets, in Workplace apparatuur genoemd, en catalogusitems, in Workplace services genoemd, worden eenmaal per uur door Workplace opgevraagd via de algemene beheerder.
Daarom kan het tot 1 uur duren voordat wijzigingen aan assets of catalogusitems in Asset, bijvoorbeeld het toevoegen of hernoemen van items, zichtbaar worden in Workplace*.

De gegevens over de categorieën van assets en catalogusitems, momenteel alleen de categorienaam, worden per gebruiker realtime opgehaald. Dit betekent dat naamswijzigingen van een categorie onmiddellijk zichtbaar zijn.

Het wijzigen van de categorie die aan een asset of catalogusitem is toegewezen, wordt echter beschouwd als een wijziging aan de asset of het catalogusitem zelf. Deze updates volgen de vernieuwingscyclus per uur en kunnen tot 1 uur nodig hebben voordat ze in Workplace zichtbaar zijn.

*Wijzigingen aan foto's van assets en catalogusitems kunnen langer duren, omdat foto's slechts eenmaal per dag worden gesynchroniseerd.

5.4 Reserveerbare details van gebieden, assets en catalogusitems

In de vorige gedeelten zijn de stamgegevens voor gebieden, assets en catalogusitems beschreven.
De reserveerbare details die aan deze objecten zijn gekoppeld, worden anders opgehaald en in de cache opgeslagen en worden daarom afzonderlijk beschreven.

Deze gegevens gebruiken geen standaardreport van Asset.
Workplace haalt de gegevens op met behulp van een hardcoded filter. De resulterende gegevens kunnen niet rechtstreeks in Asset worden bekeken.

De dataset bevat de reserveerspecifieke instellingen die Workplace nodig heeft, zoals:

• Tijd voor klaarzetten en opruimen
• Tijd voor vooraf reserveren
• Of catering is toegestaan voor gebieden
• Het gebouw waarin catalogusitems (services) beschikbaar zijn; een leeg gebouw betekent beschikbaar in alle gebouwen

5.4.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. De reserveerbare details worden opgeslagen met behulp van drie cache-items:

• Reservable details (all tagged resources)
• Reservable details related to the tagged assets (equipment)
• Reservable details related to the tagged catalog items (services)

Welk cache-item wordt gebruikt, hangt af van het type gegevens dat Workplace opvraagt:

• Voor gebieden gebruikt Workplace:
  Reservable details (all tagged resources)
• Voor assets (apparatuur) gebruikt Workplace:
  Reservable details related to the tagged assets (equipment)
• Voor catalogusitems (services) gebruikt Workplace:
  Reservable details related to the tagged catalog items (services)

Deze cache-items worden bij antwoord in de cache opgeslagen.

Opmerking: er zijn ook specifieke cache-items voor werkplekken, ruimten en parkeerplaatsen, maar deze worden momenteel niet gebruikt door Workplace.

5.4.2 Automatisch vernieuwen van de cache

De cache voor reserveerbare details wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• Een gebied, asset of catalogusitem aan de API Connector wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd.
• Een reserveergerelateerd veld op het object wordt bijgewerkt, waaronder:
  • Tijden voor klaarzetten en opruimen
  • Tijden voor vooraf reserveren
  • Instellingen voor toegestane catering
  • Het instellen van het gebouw van de asset of in de reserveerbare instellingen van het catalogusitem*

Elke dergelijke update activeert het vernieuwen van het bijbehorende cache-item.

*Momenteel leidt het leegmaken van het gebouw van de asset of het gebouw in de reserveerbare instellingen van het catalogusitem niet tot een automatische vernieuwing van de cache. Hiervoor is een handmatige vernieuwing nodig, of u moet wachten tot de nachtelijke update als geen andere wijzigingen de automatische vernieuwing activeren.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.4.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

De gegevens over de reserveerbare instellingen van gebieden, assets, in Workplace apparatuur genoemd, en catalogusitems, in Workplace services genoemd, worden eenmaal per uur door Workplace opgevraagd via de algemene beheerder.
Daarom kan het tot 1 uur duren voordat wijzigingen aan instellingen zoals ‘Reserve in advance’ zichtbaar worden in Workplace.

*Het gebouw van het catalogusitem of de asset wordt specifiek realtime opgehaald wanneer een gebruiker zoekt naar services of apparatuur om te reserveren. Daardoor worden wijzigingen aan het gebouw van de asset of het catalogusitem, indirect via het eraan gekoppelde reserveerbare object, direct toegepast in Workplace. Houd echter rekening met het vorige gedeelte, waarin bepaalde wijzigingen worden beschreven die wel of niet een automatische vernieuwing van de cache in Asset veroorzaken.

5.5 Kostenplaatsen

Kostenplaatsen die aan de API Connector zijn toegevoegd, kunnen in Workplace worden gebruikt om een kostenplaats aan een reservering te koppelen.
Deze gegevens gebruiken geen standaardreport van Asset. In plaats daarvan past Workplace een hardcoded filter toe om de relevante kostenplaatsobjecten op te halen.
De resulterende dataset kan niet rechtstreeks vanuit Asset worden bekeken.

De gegevens bevatten alleen de basisinformatie die Workplace nodig heeft:

• Naam
• Referentie

5.5.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. Kostenplaatsgegevens worden via twee cache-items in de cache opgeslagen:

• Tagged cost centers, when requested by the general admin user
• Tagged cost centers

Het eerste item wordt via een warm-up-cache verwerkt. Het tweede item wordt via een cache bij antwoord verwerkt.

5.5.2 Automatische herberekening van de cache

De cache-items voor kostenplaatsen worden automatisch opnieuw berekend wanneer:

• Een kostenplaats aan de API Connector wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd.
• Een relevant kostenplaatsveld wordt bijgewerkt, bijvoorbeeld naam of referentie.

Elke dergelijke update activeert het vernieuwen van het juiste cache-item.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.5.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

De gegevens over kostenplaatsen worden per gebruiker realtime opgehaald.

Omdat de aanvraag altijd ten minste 3 tekens bevat, wat in Workplace vereist is om naar kostenplaatsen te zoeken, verloopt dit altijd zeer snel.

5.6 Servicetypen

Servicetypen die aan de API Connector zijn toegevoegd, worden door Workplace gebruikt als onderdeel van de integratie van serviceaanvragen.
Deze gegevens gebruiken geen standaardreport van Asset. In plaats daarvan haalt Workplace de servicetypen op met behulp van een hardcoded filter.
De resulterende gegevens kunnen niet rechtstreeks in Asset worden bekeken.

De dataset bevat de basisinformatie over servicetypen die Workplace nodig heeft:

• Referentie
• Naam
• Bovenliggend servicetype
• Trefwoorden

5.6.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. Servicetypegegevens worden via het volgende cache-item in de cache opgeslagen:

• Tagged service types

Dit cache-item wordt bij antwoord in de cache opgeslagen.

5.6.3 Automatische herberekening van de cache

De cache voor servicetypen wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• Een servicetype aan de API Connector wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd.
• Een relevant veld van een servicetype wordt bijgewerkt, bijvoorbeeld naam, trefwoorden of bovenliggend type.

Zie hierboven voor het handmatig vernieuwen van de cache: Een handmatige herberekening van de cache forceren

5.6.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

De gegevens over servicetypen worden per gebruiker realtime opgehaald.

5.7 Toegangsbeperkingen, geblokkeerde datums en regimes voor reserveerbare objecten

Toegangsbeperkingen, geblokkeerde datums en regimes bepalen welke gebruikers specifieke resources, zoals gebieden, assets of catalogusitems, mogen reserveren en onder welke voorwaarden.

Bij het ophalen van een lijst met reserveerbare resources vraagt Workplace de beschikbaarheid van deze resources op voor een bepaalde periode. Als onderdeel van deze aanvraag worden ook de volgende gegevens opgehaald:

• Eventuele redenen voor blokkering [geen toegang, niet beschikbaar vanwege een regime of vanwege een geblokkeerde datum]
• Voor regimes en geblokkeerde datums de toepasselijke periode van de blokkering

Deze informatie wordt in Workplace gebruikt om alleen beschikbare resources te tonen of de reden weer te geven waarom een resource niet beschikbaar is op plattegronden of in specifieke resourcetijdlijnen.

5.7.1 Cachegedrag aan de kant van Asset

Worden deze gegevens in de cache opgeslagen?

Ja. Deze gegevens worden opgeslagen met behulp van de volgende cache-items:

• Toegang die gebruikers hebben tot getagde gebieden
• Toegang die gebruikers hebben tot getagde assets (apparatuur)
• Toegang die gebruikers hebben tot getagde catalogusitems (services)
• Regimes of geblokkeerde datums die gerelateerd zijn aan getagde objecten, zoals gebieden, assets en catalogusitems

Het cachingmechanisme verschilt van dat voor andere gegevenstypen en verschilt ook tussen:

• Toegangsgerelateerde cache-items
• Cache-item voor regimes en geblokkeerde datums

Cachegedrag voor toegang

Toegang tot reserveerbare resources is gebruikersspecifiek. Veel gebruikers delen echter dezelfde combinatie van toegangsgroepen.

Om de prestaties te optimaliseren:

• Worden elke nacht voor elke verdieping, en als gecombineerde set voor elk gebouw, de toegangsrechten vooraf berekend voor elke unieke combinatie van gebruikerstoegangsgroepen.
• Worden deze resultaten in de database opgeslagen als een warm-up-cache.

Hierdoor verloopt het laden van een plattegrond en het zoeken naar reserveerbare resources binnen een volledig gebouw of een specifieke verdieping zeer snel in Workplace, omdat deze vooraf berekende warm-up-cache wordt gebruikt.

Cachegedrag voor regimes en geblokkeerde datums

Regimes en geblokkeerde datums zijn niet gebruikersafhankelijk, maar tijdsafhankelijk.

Daarom worden ze anders in de cache opgeslagen:

• De eerste aanvraag van de dag voor een specifieke periode en een gebouw of verdieping wordt berekend en in de cache opgeslagen, ongeacht welke gebruiker de aanvraag doet.
• Elke volgende identieke aanvraag, met dezelfde locatie en periode, gebruikt dit gecachte resultaat.

Dit betekent het volgende:

• De eerste gebruiker die beschikbaarheid voor een specifieke periode opvraagt, bijvoorbeeld om de volgende dag een werkplek in een specifiek gebouw te reserveren, kan een iets tragere respons ervaren.
• Latere gebruikers die dezelfde gegevens die dag opvragen, ervaren veel betere prestaties.

5.7.2 Automatische herberekening van de cache

Toegangscache

De cache voor gebruikerstoegang tot reserveerbare resources wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• De instelling ‘Skip access check when searching for reservables’ in de API Connector wordt in- of uitgeschakeld.
• De toegangsrechten van een gebruiker worden gewijzigd, bijvoorbeeld door toegangsrechten toe te voegen of te verwijderen.

Sommige updates activeren echter geen automatische herberekening, om overmatige belasting en prestatieverlies te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is:

• Het wijzigen van toegangsinstellingen op de resource zelf, bijvoorbeeld toegang instellen op geen toegang voor een specifieke resource of categorie voor bepaalde systeemgroepen.

Zie hierboven om een ongeldigmaking van de cache handmatig te forceren: Een handmatige herberekening van de cache forceren .

Let op:

• Het opnieuw berekenen van de cache kan tijd kosten als de dataset groot is.
• Tijdens het opnieuw opbouwen blijft de vorige cache actief. Daarom mag het handmatig ongeldig maken van toegangsgerelateerde cache-items geen prestatieverlies veroorzaken terwijl de nieuwe cache wordt opgebouwd.
• Zoals hierboven vermeld, wordt elk cache-item elke nacht automatisch ongeldig gemaakt. Wijzigingen moeten daarom altijd* de volgende dag zichtbaar zijn in Workplace.
   

Cache voor regimes en geblokkeerde datums

De cache voor regimes en geblokkeerde datums wordt automatisch opnieuw berekend wanneer:

• De instelling ‘Skip blocked date check when searching for reservables’ wordt in- of uitgeschakeld.
• De instelling ‘Skip regime check when searching for reservables’ wordt in- of uitgeschakeld.

De volgende updates activeren echter geen automatische herberekening:

• Het toevoegen, verwijderen of wijzigen van regimes of geblokkeerde datums op een reserveerbare resource.

Dit is bedoeld om overmatige belasting door herberekeningen te voorkomen.

Zie hierboven om een ongeldigmaking van de cache handmatig te forceren: Een handmatige herberekening van de cache forceren .

Let op:

• Omdat deze cache geen warm-upmechanisme gebruikt, wordt na het vernieuwen van de cache de eerste aanvraag voor een specifieke verdieping of gebouw en periode opnieuw berekend en opgeslagen.
• Dit betekent dat de eerste aanvraag na een vernieuwing trager kan zijn. Alleen identieke volgende aanvragen gebruiken opnieuw de gecachte resultaten en zijn sneller.
• Zoals hierboven vermeld, wordt elk cache-item elke nacht automatisch ongeldig gemaakt. Wijzigingen moeten daarom altijd* de volgende dag zichtbaar zijn in Workplace.

5.7.3 Hoe en hoe vaak vraagt Workplace deze gegevens op?

Workplace vraagt deze gegevens op telkens wanneer een gebruiker reserveerbare resources bekijkt of ernaar zoekt, waaronder:

• Zoeken naar beschikbare ruimten, werkplekken of services
• Een nieuwe reservering maken
• Een plattegrond openen
• De reserveringskalender bekijken

Omdat deze gegevens realtime tijdens gebruikersinteracties worden opgevraagd, is het voor acceptabele prestaties essentieel om rekening te houden met het cachegedrag.

5.8 Reserveringen

Reserveringen vertegenwoordigen alle daadwerkelijke boekingen die door gebruikers in Workplace of Asset zijn aangemaakt.
Omdat ze de realtime bezetting en beschikbaarheid van gebieden, assets en catalogusitems bepalen, moeten reserveringsgegevens altijd live en actueel zijn. Daarom worden reserveringen nooit in de cache opgeslagen.

Het cachen van reserveringsgegevens zou contraproductief zijn omdat:

• Elke nieuwe reservering, update of annulering de cache onmiddellijk zou vernieuwen.
• Deze wijzigingen zich de hele dag doorlopend voordoen.
• Realtime nauwkeurigheid essentieel is om dubbele boekingen te voorkomen, beschikbaarheid te valideren en correcte tijdlijnen in Workplace te bieden.

Reserveringen worden daarom altijd rechtstreeks en realtime uit Asset opgehaald.