In Maintenance Planning zijn standaard rapporten opgenomen. Door op de knop Rapportage bovenin het scherm te klikken wordt onderstaand scherm geopend:
Het scherm bestaat uit 2 delen.
Links tref je de standaard rapporten aan welke met de software worden meegeleverd. Deze zijn herkenbaar aan de Categorie O-Prognose.
Men kan deze rapporten aanpassen, door bijvoorbeeld velden toe te voegen, of een andere groepering in te stellen. De beschrijving hiervan vind je bijRapporten maken.
Door een rapport te selecteren, kan je in het rechterdeel in een 5 tal tabbladen de voorwaarden invoeren waaraan de inhoud van het rapport moet voldoen. Bovenin het scherm zie je het rapport welke je hebt geselecteerd.
Tabblad Algemeen
Taal: Bij deUltimate versieheb je de mogelijkheid om in andere talen te rapporteren het is daarom dat je hier kan kiezen uit de talen. Nederlands, Engels, Duits en Frans.
Formaat: Hier heb je de keuze om het rapport te genereren in verschillende formaten, t.w.: Adobe PDF, Microsoft Word (DOCX), Microsoft Excel (XLSX) en Web-document (HTML)
Objecten samenvoegen: Bij de Ultimate versie heb je de mogelijkheid om meerder objecten tegelijk te rapporteren en kan je kiezen om deze tot één rapport samen te voegen of één rapport per object.
Tabblad Planning
Hier kan je de voorwaarden invoeren voor de output van de rapportage. De meeste velden komen overeen met de velden bij de planning Opties. De gekozen invoer die je bij de Planning hebt ingevoerd, wordt hier ook als basisinstelling weergegeven.
Wat de velden betekenen vind je terug bijPlanning-Opties
In een aantal financiële rapporten kun je ook het totaal aantal jaren van bijvoorbeeld 50 invoeren bij “aantal jaar in planning”, waarbij je kunt instellen alleen de eerste 10 jaar gedetailleerd te willen zien. Vink hiervoor het veld “Geconsolideerde weergave” aan, en bij “aantal jaren in detail” het aantal jaren dat gedetailleerd in het rapport moeten worden weergeven. De overige jaren worden dan geconsolideerd weergegeven en berekend.
Tabblad Thema:
Hier kan je keuze maken in welk thema het rapport moet worden weergegeven.
Kleurstellingen, logo en voettekst kunnen worden opgeslagen in een thema.
Standaard worden de thema’s Spacewell, Black/White en het thema van je eigen organisatie (indien ingesteld) getoond.
Mocht de huisstijl veranderen, dan kan het thema worden aangepast bij Systeembeheer-Rapportagebeheer- Rapportage thema’s
Dien je voor meerdere opdrachtgevers te moeten rapporteren, dan kunnen verschillende thema’s aangemaakt en geselecteerd worden.
Tabblad Layout:
De inhoud van deze Tab is afhankelijk van het gekozen totaal- of deelrapport. Onderstaand een voorbeeld voor het Totaal rapport:
Hier kun je instellen of de volgende opties in het rapport dienen te worden getoond:
- Logo
- Print datum
- Pagina nummers
- Notities
- Risico- prioriteiten Matrix
Je kunt selecteren of je ook alle deelrapport voorbladen wenst te tonen in het totaal rapport.
Ook kun je er voor kiezen om de kolommen passend te maken. De software zal dan binnen de mogelijkheden van het rapport de breedte van de kolommen aanpassen op basis van de invoer.
Bij de Foto layout kun je de weergave van de foto’s op het Object voorblad tonen.
Tabblad Financieel:
Hier heb je de mogelijkheid om in het rapport de bedragen te tonen met het valuta symbool of zonder. Bij systeembeheer-Instellingen-Regio kan je de waarden aanpassen naar de regio.
Tabblad Filters:
Hier kan je filters of groepen instellen hoe het rapport kan worden weergegeven.
Wil je een rapport uitdraaien waarin bijvoorbeeld alleen de kosten voor het schilderwerk zijn opgenomen. Dan kan je gebruik maken van filters.
Als je een filter wil toepassen wordt de filteromschrijving op het rapport weergegeven. Je kan kiezen uit 3 opties voor de filteromschrijving; Automatisch, Geen of Handmatig.
Om het filter in te stellen klik je op het pull-down menu en kies het veld waar de filtering op van toepassing is en voer de gewenste filterwaarde in.
Je kan hier ook filter groepen aanmaken zodat je een rapport krijgt met geavanceerd ingestelde filters.
Je kiest dan voor “nieuwe groep” en vul hier de voorwaarden in, zie onderstaand voorbeeld:
Bovenstaand voorbeeld zorgt voor een rapport met handelingen met fondscode 10 en de bouwdeelcode begint met 46 (schilderwerk in de NLSfB codering).