[Nouveaux rapports] Automatiser les rapports récurrents

Cet article explique comment configurer une automatisation et gérer la diffusion de rapports récurrents.

Introduction

Utilisez les automatisations pour générer des rapports récurrents sans avoir à publier chacun d’eux manuellement. Choisissez un modèle de rapport, sélectionnez un ou plusieurs sites et définissez le calendrier de reporting. Vous pouvez également configurer les droits d’accès aux rapports, notifier certains utilisateurs par e-mail avec un lien vers le rapport et ajouter un délai de publication pour laisser le temps aux données d’arriver.

Configurer l’automatisation des rapports

Utilisez une automatisation pour créer régulièrement des rapports sans avoir à publier chacun d’eux manuellement. Une automatisation peut couvrir plusieurs sites et envoyer des liens vers les rapports par e-mail.

1. Ouvrez les rapports et créez une automatisation.
2. Sélectionnez le modèle. Choisissez la mise en page que tous les rapports générés par l’automatisation devront utiliser.
3. Définissez le périmètre du reporting. Sélectionnez les sites et, si nécessaire, utilisez des tags pour filtrer les données. Définissez la langue du rapport et le logo lorsque ces options sont disponibles.
4. Définissez le calendrier. Choisissez les dates de début et de fin de l’automatisation ainsi que la fréquence des rapports, par exemple mensuelle. La plage de dates d’activité de l’automatisation détermine sa durée de fonctionnement ; chaque rapport possède sa propre période de reporting.
5. Ajoutez un délai de publication si nécessaire. Choisissez le nombre de jours à attendre après la fin de la période de reporting avant de créer le rapport. Cela laisse davantage de temps aux relevés reçus tardivement pour être intégrés à la plateforme, sans toutefois garantir que les données seront complètes.
6. Choisissez la visibilité des rapports publiés et les destinataires des e-mails. Définissez qui peut accéder aux rapports générés et, si vous souhaitez une diffusion par e-mail, sélectionnez les utilisateurs à notifier. La visibilité des rapports et les notifications par e-mail sont deux paramètres distincts.
7. Vérifiez et enregistrez. Contrôlez soigneusement le modèle, les sites, les dates, la fréquence, le délai et les destinataires avant d’enregistrer.

Exemple : pour des rapports mensuels couvrant plusieurs bâtiments, sélectionnez les sites concernés et une fréquence mensuelle. Ajoutez un délai si les relevés des compteurs arrivent généralement après la fin du mois. Chaque rapport couvrira la période de reporting prévue ; le report de la publication ne décale pas cette période.

Ce que reçoivent les destinataires

Les destinataires reçoivent un e-mail contenant un lien pour consulter leur rapport. Ils peuvent ouvrir ce lien sans se connecter et télécharger un PDF depuis la vue du rapport.

La diffusion par e-mail présente les limites suivantes :

• Les destinataires doivent être des utilisateurs existants de la plateforme au sein du compte. Vous ne pouvez pas saisir librement des adresses e-mail externes.
• Une automatisation peut envoyer des e-mails à un maximum de 100 utilisateurs. Les listes de diffusion et les groupes d’utilisateurs ne sont pas pris en charge pour la diffusion par e-mail.
• Les e-mails contiennent des liens, et non des PDF en pièce jointe. Leur contenu ne peut pas être personnalisé.
• Vous ne pouvez pas renvoyer manuellement un e-mail depuis une instance de rapport existante.
• Le partage d’un modèle avec un groupe d’utilisateurs est distinct de la sélection des destinataires des e-mails d’une automatisation.

Rapports historiques

Si la plage de dates de l’automatisation inclut des périodes de reporting passées, celle-ci crée les instances de rapport historiques correspondantes. Ces instances historiques ne sont pas envoyées par e-mail.

Modifier, arrêter ou supprimer une automatisation

Les automatisations ne peuvent actuellement pas être modifiées après leur création, y compris les paramètres des destinataires. Vous pouvez toutefois arrêter votre automatisation, la dupliquer et ajouter ou supprimer des destinataires selon vos besoins. Les étapes à suivre sont disponibles ici.

Remarque : le texte source ne fournit pas le lien associé à « ici ».

Pour modifier un calendrier ou une configuration tout en conservant les rapports historiques, arrêtez l’automatisation existante et créez-en une nouvelle pour la remplacer.

La suppression d’une automatisation est irréversible. Recréer une automatisation similaire ne restaure pas les instances supprimées.