Crea informes energéticos profesionales a partir de plantillas prediseñadas, crea tus propios diseños y automatiza informes recurrentes para tus edificios.
Este artículo explica cómo:
- Introducción
- Permisos según el rol de usuario
- Crear un informe a partir de una plantilla existente.
- Crear tu propia plantilla de informe.
- Usar bloques Financieros.
- Automatizar informes recurrentes.
- ¿Necesitas ayuda?
Introducción
Abre Nuevo Informes dentro de la sección Análisis. Las acciones y pestañas disponibles dependen de tu rol de usuario. Necesitas permiso para crear informes, editar plantillas o gestionar automatizaciones para seguir los pasos correspondientes a continuación. Si falta alguna opción, ponte en contacto con el administrador de tu cuenta.
Informes utiliza tres conceptos relacionados:
| Concepto | Qué hace |
|---|---|
| Plantilla de informe | Un diseño reutilizable que contiene bloques de Análisis, Financieros y texto/imagen, además de la configuración de página. |
| Instancia de informe | Un informe creado a partir de una plantilla para una ubicación, un periodo y un idioma determinados. Es lo que visualizas, compartes y descargas como PDF. |
| Automatización | Una programación que crea instancias de informe a partir de una plantilla y puede notificar a los destinatarios por correo electrónico. |
No necesitas crear una plantilla tú mismo para crear un informe. Puedes utilizar una plantilla de la plataforma o una plantilla que se haya compartido contigo dentro de tu cuenta.
Permisos según el rol de usuario
Tu rol de usuario determina qué acciones puedes realizar en Informes. La tabla siguiente muestra los permisos actuales.
| Rol de usuario | Ver informes | Crear plantillas e informes para ti | Compartir plantillas | Publicar informes para otros usuarios | Crear automatizaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Superadministrador | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Administrador | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Gestor | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Cliente | Sí | No | No | No | No |
| Demostración | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Cliente de servicios públicos | No | No | No | No | No |
| Mínimo | No | No | No | No | No |
| Paneles | No | No | No | No | No |
Restricciones actuales del lanzamiento: Los usuarios con rol de Cliente pueden ver las instancias de informe ya creadas, pero no pueden crearlas.
Un «Sí» significa que el rol permite realizar la acción; no concede automáticamente acceso a todos los informes, plantillas o ubicaciones. El acceso a recursos individuales también depende de su configuración de uso compartido y de tus permisos de datos. Los superadministradores también pueden ver las plantillas de informe creadas por otros usuarios de la cuenta.
En el caso de las plantillas compartidas, Puede ver permite a un usuario elegible utilizar la plantilla para crear informes, mientras que Puede editar también permite modificar la plantilla. Recibir un informe publicado no requiere acceso a su plantilla de origen.
Recibir informes por correo electrónico
Los ocho roles pueden recibir correos electrónicos de informes y ver los informes mediante los enlaces incluidos en esos correos, incluidos los usuarios con los roles Cliente, Cliente de servicios públicos, Mínimo y Paneles, que actualmente no pueden acceder a la sección Informes.
Los destinatarios deben ser usuarios existentes de la cuenta y deben seleccionarse para recibir los correos electrónicos. Pueden abrir el enlace del informe recibido sin iniciar sesión y descargar un PDF. Recibir un enlace no concede permiso para crear informes, editar plantillas ni gestionar automatizaciones.
Crear un informe a partir de una plantilla existente
Utiliza este flujo de trabajo cuando necesites un informe puntual, como una revisión mensual del edificio o un informe para una reunión con un cliente.
- Inicia un informe nuevo. Abre Informes y selecciona la opción para crear un informe nuevo.
- Elige una plantilla. Selecciona una plantilla genérica disponible de la plataforma, una de tus propias plantillas o una plantilla que haya compartido contigo un compañero.
- Define el contexto del informe. Elige la ubicación, las fechas de inicio y finalización del periodo del informe y el idioma del informe. Selecciona un logotipo si la configuración de página de la plantilla permite utilizarlo.
-
Elige quién puede ver el informe. Publícalo para ti o selecciona otros usuarios cuando tus permisos lo permitan.
Nota: Por ahora, los usuarios con el rol Gestor solo pueden publicar informes para sí mismos. - Publica y abre el informe. Comprueba que la ubicación, las fechas y el contenido sean correctos. A continuación, puedes descargar un PDF desde la vista del informe.
Ejemplo: Para preparar un informe de agosto para un edificio, selecciona una plantilla, elige ese edificio y establece el periodo del 1 al 31 de agosto. Los bloques que siguen el contexto del informe utilizarán esas fechas. Los bloques de Análisis con un periodo móvil o fijo pueden mostrar un intervalo diferente, como se explica a continuación.
Crear un informe a partir de una plantilla no requiere permiso para editar dicha plantilla. Del mismo modo, alguien que reciba un informe publicado no necesita acceso a su plantilla de origen para ver el informe.
¿Qué ocurre cuando vuelves a abrir un informe?
El periodo del informe se mantiene, pero sus datos se obtienen cuando lo abres. Por lo tanto, las lecturas tardías o las correcciones pueden cambiar los valores que se muestran en un informe existente.
Un informe no es una instantánea histórica congelada. Si necesitas conservar la versión exacta que revisaste o enviaste a un cliente, descarga el PDF y guárdalo. La plataforma genera los PDF bajo demanda y no los almacena.
Crear tu propia plantilla de informe
Crea una plantilla cuando quieras elegir el contenido, el diseño y la imagen de marca de tus informes y reutilizarlos para distintos edificios o periodos.
- Abre Plantillas e inicia una plantilla nueva. Asígnale un nombre y una descripción.
-
Añade tu contenido. Utiliza Añadir widget para insertar bloques de Análisis, Lecturas, Financieros o texto. Utiliza la tabla siguiente para elegir el bloque adecuado para cada parte del informe.
- Configura los bloques de Análisis. Elige los datos y la visualización, y decide si cada bloque debe utilizar el periodo del informe, un periodo móvil o fechas fijas.
- Organiza el diseño. Arrastra los bloques hasta su posición y cambia su tamaño para organizar el informe.
- Personaliza el encabezado y el pie de página. Incluye la información que necesites, como un logotipo, el periodo del informe, el nombre de la plantilla, la ubicación, el número de página o la fecha de generación.
- Guarda la plantilla. Una vez guardada la plantilla, puedes utilizarla para crear informes
- Comparte la plantilla si es necesario. Cuando tus permisos lo permitan, compártela con un grupo de usuarios o ponla a disposición de toda tu cuenta. Al compartirla con un grupo, elige si sus miembros pueden ver o editar la plantilla.
Poner una plantilla a disposición de tu cuenta no la hace pública en internet. Las plantillas creadas por usuarios no se pueden compartir entre cuentas, incluidas las cuentas de una misma organización.
Elegir los bloques de contenido adecuados
| Bloque | Úsalo para |
|---|---|
| Análisis | Gráficos y vistas de datos configurables en los que eliges el análisis y su configuración. |
| Información empresarial: Lecturas, Financieros | Tablas, gráficos y KPI prediseñados con cálculos y presentación predefinidos. |
| Texto | Títulos, explicaciones e imágenes enlazadas. Utiliza las herramientas de formato del editor para organizar el contenido. |
Puedes combinar los tres en una misma plantilla. Por ejemplo, utiliza un gráfico de Análisis para mostrar las tendencias de consumo, un bloque financiero para resumir los costes y un bloque de texto para explicar el propósito del informe.
Definir el periodo de un bloque de Análisis
Cada bloque de Análisis puede utilizar una de estas tres opciones de periodo:
| Opción | Comportamiento | Ejemplo |
|---|---|---|
| Según el contexto | Utiliza el periodo de la instancia del informe. | En un informe de agosto, el bloque muestra agosto. |
| Móvil | Utiliza un periodo relativo al periodo del informe, no a la fecha en la que alguien lo abre. | Un bloque del año hasta la fecha en un informe de agosto muestra del 1 de enero al 31 de agosto. |
| Fijo | Siempre utiliza las fechas seleccionadas en la configuración del bloque. | Un bloque configurado del 01/01/2025 al 31/12/2025 sigue mostrando ese año en todos los informes. |
Utiliza Según el contexto para los bloques que deben seguir el periodo de cada informe. Utiliza Móvil para vistas como el año hasta la fecha y Fijo cuando quieras deliberadamente mantener las mismas fechas de referencia.
Añadir imágenes
Puedes insertar una imagen en un bloque de texto utilizando su URL.
Algunas imágenes alojadas externamente pueden aparecer en el informe del navegador, pero faltar en el PDF descargado porque su servidor no permite el acceso necesario (política CORS). Comprueba el PDF descargado antes de distribuirlo y consulta con tu proveedor de alojamiento de imágenes si falta la imagen.
Comprender los bloques de Información empresarial
La Información empresarial consta de componentes de informe prediseñados que no requieren configuración dentro del bloque. Cada uno muestra una tabla, un gráfico o un conjunto de KPI predefinidos utilizando la ubicación, el periodo y el idioma del informe.
Son útiles cuando quieres información estándar, como un desglose de costes o un resumen del contrato, sin crear el análisis tú mismo.
Ejemplos
| Información empresarial | Qué muestra |
|---|---|
| Información del contrato | Información del contrato y de los precios de electricidad, gas, agua o energía térmica. |
| Desglose de costes | Los componentes de la factura correspondiente de energía o agua. |
| KPI totales | Consumo total y coste total sin IVA para el periodo del informe. |
| Demanda máxima | Demanda eléctrica máxima y potencia contratada por periodo tarifario. |
| Mapa de calor del consumo horario | Consumo eléctrico medio por hora del día y día de la semana. |
| Estadísticas de consumo | Consumo eléctrico mínimo, máximo y medio, con comparación con el periodo anterior. |
La disponibilidad depende del componente y de las capacidades de tu cuenta. La Información empresarial financiera requiere las capacidades financieras correspondientes y utiliza la información subyacente relevante del contrato, los costes y el consumo. Algunas características especializadas se incluyen en las plantillas de Spacewell, pero no están disponibles para añadirlas individualmente.
Añadir una Información empresarial a una plantilla
- Abre una plantilla que puedas editar.
- Selecciona Añadir widget y elige un elemento de Información empresarial en el menú modal.
- Coloca y cambia el tamaño del bloque en tu diseño.
- Añade los demás bloques que necesites y guarda la plantilla.
- Crea una instancia de informe o una automatización a partir de la plantilla. La Información empresarial utilizará el contexto de cada informe resultante para determinar los datos que se representarán, en función de la jerarquía de ubicaciones, la configuración de categorías y el periodo.
Puedes añadir varias Informaciones empresariales, y moverlas, cambiar su tamaño o eliminarlas. Las Informaciones empresariales se dirigirán a distintas categorías según la selección:
- Financieros/Electricidad: categoría Consumo/importación
- Financieros/Gas: categoría Consumo
- Financieros/Térmica: categoría Consumo
- Financieros/Agua: categoría Consumo
A diferencia de un bloque de Análisis, una Información empresarial no permite cambiar sus columnas, cálculos, visualización, ordenación ni filtros. No se puede exportar individualmente; descarga el PDF del informe para incluirla en una exportación.
Ejemplo: Un informe de Simulación de factura puede combinar información del contrato, un desglose de costes y KPI totales. Cuando creas un informe para otro edificio o periodo, esos bloques utilizan el nuevo contexto del informe sin necesidad de configurarlos de nuevo.
Automatizar informes recurrentes
Utiliza una automatización para crear informes periódicamente sin publicar cada uno manualmente. Una automatización puede abarcar varias ubicaciones y enviar enlaces a los informes por correo electrónico.
- Abre Automatizaciones y crea una automatización.
- Selecciona la plantilla. Elige el diseño que deben utilizar todos los informes generados por la automatización.
- Elige el alcance del informe. Selecciona las ubicaciones y, cuando sea necesario, utiliza etiquetas para filtrar los datos. Define el idioma del informe y el logotipo cuando estén disponibles.
- Define la programación. Elige las fechas de inicio y finalización de la automatización y la frecuencia de los informes, como mensual. El intervalo de fechas activo de la automatización determina cuánto tiempo se ejecuta; cada informe tiene su propio periodo de información.
- Define un retraso de publicación si es necesario. Elige cuántos días esperar después del periodo del informe antes de crear el informe. Esto da más tiempo para que las lecturas tardías entren en la plataforma, pero no garantiza que los datos estén completos.
- Elige la visibilidad de la publicación y los destinatarios del correo electrónico. Define quién puede acceder a los informes generados y, si quieres enviarlos por correo electrónico, selecciona los usuarios a los que se notificará. La visibilidad del informe y las notificaciones por correo electrónico son configuraciones independientes.
- Revisa y guarda. Comprueba detenidamente la plantilla, las ubicaciones, las fechas, la frecuencia, el retraso y los destinatarios antes de guardar.
Ejemplo: Para informes mensuales que abarquen varios edificios, selecciona esas ubicaciones y una frecuencia mensual. Añade un retraso si las lecturas de los contadores suelen llegar después de fin de mes. Cada informe abarcará su periodo de información previsto; retrasar la publicación no adelanta ese periodo.
Qué reciben los destinatarios
Los destinatarios reciben un correo electrónico con un enlace para ver su informe. Pueden abrir el enlace sin iniciar sesión y descargar un PDF desde la vista del informe.
La distribución por correo electrónico tiene los siguientes límites:
- Los destinatarios deben ser usuarios existentes de la plataforma en la cuenta. No puedes introducir direcciones de correo electrónico externas arbitrarias.
- Una automatización puede enviar correos electrónicos a un máximo de 100 usuarios. Las listas de correo y los grupos de usuarios no son compatibles con la distribución por correo electrónico.
- Los correos electrónicos contienen enlaces, no archivos PDF adjuntos. El contenido del correo electrónico no se puede personalizar.
- No puedes reenviar manualmente un correo electrónico desde una instancia de informe existente.
Compartir una plantilla con un grupo de usuarios es diferente de seleccionar los destinatarios de correo electrónico de una automatización.
Informes históricos
Si el intervalo de fechas de la automatización incluye periodos de información anteriores, crea las instancias de informe históricas correspondientes. Las instancias históricas no se envían por correo electrónico.
Cambiar, detener o eliminar una automatización
Actualmente, las automatizaciones no se pueden editar después de su creación, incluida la configuración de los destinatarios. Revisa la configuración antes de guardar.
| Acción | Qué ocurre |
|---|---|
| Llegar a la fecha de finalización | La automatización caduca y deja de crear nuevos informes. |
| Detener la automatización | No se crean más informes. Las instancias de informe existentes se conservan. |
| Eliminar la automatización | La automatización y todas las instancias de informe que haya creado se eliminan de forma permanente para todos los usuarios. |
Para cambiar una programación o configuración y conservar los informes históricos, detén la automatización existente y crea una sustituta.
La eliminación de una automatización no se puede deshacer. Crear de nuevo una automatización similar no restaura las instancias eliminadas.
¿Necesitas ayuda?
Si no encuentras una opción, comprueba primero con el administrador de tu cuenta que tu rol permita realizar la acción. Si un informe o un elemento Financiero está vacío, comprueba la ubicación y las fechas seleccionadas, la disponibilidad de las lecturas subyacentes o de la información de Financieros y tu acceso a esos datos.
Para obtener más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte. Incluye el nombre del informe o de la plantilla, la ubicación y el periodo afectados, y si el problema se produce en el navegador, en el PDF descargado o durante la entrega por correo electrónico.